Wie wir einen Validierungsengpass beseitigt haben: Ein Praxisbeispiel

Einer unserer Kunden stand vor einem Problem in seinem Lokalisierungs-Workflow: Der Validierungsschritt führte zu Verzögerungen. Der Projektstau erreichte ein kritisches Ausmaß: 36 % der Übersetzungsaufträge konnten nicht fristgerecht abgeschlossen werden, während sich Tausende weiterer Projekte in Bearbeitung befanden.

Die große Anzahl nicht abgeschlossener Projekte und die damit verbundenen verzögerten Marktaktivitäten veranlassten den Kunden, nach einer effizienteren Lösung zu suchen.

Validierung ist ein häufiges Nadelöhr, aber es kann schwierig sein sie zu quantifizieren, nachzuverfolgen und die zugrunde liegenden Fehler zu beheben.

Sind Kapazitätsengpässe im Team die Ursache für die Verzögerungen? Übernimmt ein einzelner Validator oder eine Validatorin zu viele Aufträge? Kommt es bei einigen Sprachen häufiger zu Verzögerungen als bei anderen? Diese Herausforderung wird besonders komplex in großen, dezentralen Strukturen ohne klar definierte Verantwortlichkeiten.

Um sie zu bewältigen, setzt LanguageWire auf einen datengestützten Ansatz mit Lean-Dashboards. Mithilfe dieser Daten stellte unser Senior Operations Excellence Specialist Philip Philipsen fest, dass ein Kunde ein hohes Auftragsvolumen und wiederkehrende Verzögerungen verzeichnete. Also ergriff er die Initiative und startete ein Verbesserungsprojekt.

Bevor wir darauf eingehen was die Daten gezeigt haben und wie das Team die Effizienz verbessert hat, sollten wir einen Blick auf die Ausgangssituation werfen: Warum hat Philip sich diese Daten überhaupt angesehen und woher stammen die Dashboards?

Den Fokus auf das Wesentliche richten

Dass Philip an diesem Tag Kundendaten analysierte – und dass diese Daten überhaupt verfügbar waren – hatte einen einfachen Grund: Lean.

Lean ist Framework zur operativen Verbesserung, das Daten, Transparenz in Workflows und kontinuierliche Verbesserung nutzt, um Probleme an der Wurzel zu beheben.

In den vergangenen drei Jahren hat LanguageWire Lean-Prinzipien in seine operativen Abläufe integriert. Beispielsweise durch die Entwicklung von Dashboards, die den Lokalisierungs-Workflow der Kunden visualisieren und aufzeigen, wo Verzögerungen oder operative Engpässe entstehen.

Eine unserer talentierten Expert:innen, Joanna Monika Nyk, hat einen wesentlichen Beitrag zur Einführung von Lean geleistet. LanguageWire verfügte bereits über eine stark wertorientierte und datenbasierte Arbeitsweise. Ihr Team baute darauf auf, um diese Kultur weiter zu entwickeln und zu stärken.

Lean ist ein Ansatz zur Entwicklung operativer Reife, der sich durch die tägliche Zusammenarbeit, Entscheidungsfindung und gemeinsame Lösung von Problemen kontinuierlich weiterentwickelt. Im Laufe der Zeit prägen diese Verhaltensweisen maßgeblich, wie effektiv eine Organisation skalieren und sich anpassen kann.

Mit den Worten von Joanna: „Lean hilft uns, uns auf das zu konzentrieren, was wirklich zählt – den Kundennutzen – und dies auf datenbasierte Weise, anstatt uns auf Annahmen zu stützen.“

Die Ursache des Engpasses in der Validierung identifizieren

Welche Erkenntnisse lieferten die Lean-Dashboards also zum Effizienzproblem im Validierungsprozess dieses Kunden?

Die Daten zeigten, dass Validator:innen die Aufträge im Durchschnitt nach drei Tagen annahmen, während die Aufträge nach der Annahme in der Regel innerhalb von fünf Tagen abgeschlossen wurden.

Weitere Analysen zeigten wo die Engpässe genau entstanden – bis hin dazu, welche Validator:innen die Verzögerungen verursachten, welche Länder zurückfielen und wer den Großteil der Arbeitslast übernahm.

Genau zu wissen, was auf der operativen Ebene passiert, ist die Grundlage für jede Veränderung. Es gibt Aufschluss darüber, wo eingegriffen werden muss, mit wem gesprochen werden sollte und wie sich die Arbeitslast neu verteilen lässt.

Ein weiterer interessanter Datenpunkt: Die meisten Verzögerungen traten erst nach einer bestimmten Anzahl von Tagen auf. Wurde ein Auftrag vor diesem Zeitpunkt angenommen, war die Wahrscheinlichkeit höher, dass er auch abgeschlossen wurde. Umgekehrt traten Verzögerungen nach diesem Zeitpunkt mit höherer Wahrscheinlichkeit auf.

Die Quantifizierung des Problems war ein wichtiger Schritt hin zur Lösung, doch noch entscheidender ist, was danach kommt: Wie setzt man dieses Wissen strukturiert in die Praxis um? Insbesondere in einer dezentralen Struktur ohne klare Verantwortlichkeiten?

Auf Grundlage dieser Erkenntnisse entwickelte LanguageWire gemeinsam mit dem Kunden einen gezielten Maßnahmenplan.

Wie es uns gelungen ist, die Effizienz des Validierungsprozesses um 21 % zu steigern

Herauszufinden, wie auf Basis dieser Daten gehandelt werden kann, war der zweite Teil der Herausforderung.

Das Validierungsteam des Kunden setzt sich aus lokalen Marketing-, Produkt- und Technikverantwortlichen zusammen, die jeweils eigene Vollzeitstellen haben. Die Validierung hat für sie nur selten oberste Priorität. Der Grund für die Verzögerungen liegt in der Regel nicht in mangelnder Bereitschaft, sondern in fehlender Klarheit oder Kapazität.

Üblicherweise werden den Validator:innen automatisierte Erinnerungen geschickt, damit sie ihre Validierungsaufgaben besser im Blick behalten können. Das funktioniert allerdings nur selten. Stattdessen brauchen Validator:innen eine direkte Kommunikation und enge Abstimmung mit den Kolleg:innen, die ihre Mitwirkung anfordern.

Zur Unterstützung dieses Prozesses verwendet das LanguageWire-Team ein Validation Alignment Document, ein Rahmenwerk zur Strukturierung der Gespräche zwischen dem Kunden, den Validator:innen und LanguageWire.

Das Dokument hilft dabei, Rollen, Verantwortlichkeiten, Eskalationswege, Zeitpläne und Erwartungen zu definieren, sodass alle Stakeholder die verschiedenen Szenarien und Ergebnisse kennen. So können sie in jeder Situation fundierte Entscheidungen treffen.

Das Ergebnis ist ein besser vorhersehbarer Validierungsprozess: Sowohl der Kunde, die Validator:innen als auch LanguageWire sind vorab vollständig auf den Ablauf der Validierung abgestimmt.

Die Daten lieferten einen äußerst wertvollen Kontext für diese Gespräche. Durch die genaue Identifizierung der Engpässe konnte der Kunde direkt mit den betroffenen Validator:innen sprechen.

In einigen Fällen konnt die Arbeit von Validator:innen mit fehlender Kapazität auf andere umverteilt werden. In anderen Fällen konnten Kunden die Erwartungen neu mit den Validator:innen abstimmen, die den Prozess regelmäßig verzögerten.

Eine weitere Lösung war die Einführung eines Stornierungs-Triggers. Die Daten zeigten, dass Verzögerungen ab einem bestimmten Zeitpunkt häufiger auftraten. Der Stornierungs-Trigger sorgte dafür, dass Aufträge nach diesem Zeitpunkt einfach storniert wurden. Für den Kunden war es sinnvoller, Projekte später neu zu beauftragen, anstatt einen erheblichen Rückstau entstehen zu lassen.

Dies hat dazu geführt, dass die Prozessdurchlaufzeit (PLT) um 21 % reduziert werden konnte.

PLT ist eine wichtige Leistungskennzahl, die misst, wie effizient ein Prozess abgeschlossen wird. Sie misst die Gesamteffizienz eines Prozesses.

Wäre das Problem nicht behoben worden, hätte es zu einem zunehmenden Rückstau und steigender operativer Komplexität, Skalierungsproblemen bei wachsendem Auftragsvolumen, anhaltenden Lieferverzögerungen, eingeschränkter Fähigkeit die Nachfrage zu erfüllen und letztlich höheren Kosten führen können.

Warum das über diesen einzelnen Kundenfall hinaus relevant ist

Wenn komplexe Organisationen zusammenarbeiten – wie es häufig zwischen globalen Unternehmen und Lokalisierungspartnern der Fall ist – hat die operative Reife auf beiden Seiten einen direkten Einfluss auf den Erfolg der Partnerschaft.

Lean hilft Organisationen dabei, Ineffizienzen frühzeitig zu erkennen und die Zusammenarbeit in komplexen Lokalisierungsstrukturen zu verbessern.

Joanna sieht die Lean-Reise von LanguageWire nicht nur als Mittel zur Optimierung interner Abläufe, sondern auch als Grundlage für eine stärkere operative Partnerschaft mit unseren Kunden.

„Wir machen Prozessverbesserungen zu einem gemeinsamen Mehrwert für unsere Kunden, indem wir Daten, operative Einblicke, Dashboards und Workflow-Transparenz nutzen. Diese Transparenz ermöglicht einen offenen Dialog, hilft Ineffizienzen zu erkennen und verbessert die Zusammenarbeit im Laufe der Zeit.“

Dadurch wird die Prozessverbesserung zu einer gemeinsamen Aufgabe, bei der sowohl LanguageWire als auch die Kunden ihre Workflows kontinuierlich gemeinsam optimieren.

Aus Validierungsherausforderungen werden konkrete Verbesserungen

Wie lässt sich in einem komplexen Validierungs-Setup erkennen, wo Probleme entstehen, wenn Verantwortlichkeiten auf mehrere Teams, Sprachen und Stakeholder verteilt sind?

Die Antwort besteht in der Kombination aus operativer Transparenz und gemeinsamer Problemlösung.

Als Lokalisierungspartner bietet LanguageWire eine breitere Workflow-Perspektive durch Daten, Dashboards und Prozesseinblicke, während die Kunden ihre Expertise zu Teams, Prioritäten und internen Abläufen einbringen.

Der in diesem Artikel dargestellte Kundenfall zeigt in der Praxis, wie ein Lean-Framework, Daten-Dashboards und konstruktive Stakeholder-Dialoge die Prozessdurchlaufzeit um 21 % reduziert haben.

LanguageWire als Ihr Partner

Die Wahl des richtigen Lokalisierungspartners ist ein wichtiger erster Schritt, um Ihre globalen Kommunikationsziele zu erreichen. Wenn Sie einen Partner suchen, der Ihre Bedürfnisse versteht, mit Ihnen wächst und Sie durch Veränderungen begleitet, unterstützen wir Sie gerne.

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Dieser Artikel ist die Mai-Ausgabe 2026 von Lost & found in translation – einem monatlichen Newsletter mit Einblicken, Standpunkten und Reflexionen von Menschen, die tagtäglich in der Lokalisierung arbeiten. Abonnieren Sie unseren Newsletter, um benachrichtigt zu werden, sobald die nächste Ausgabe erscheint.