Teknisen dokumentaation täytyy palvella sekä ihmisiä että tekoälyä

Aivan viime aikoihin saakka kaikki sisältö on tuotettu ihmisiä ajatellen. Itsestäänselvänä ajatuksena on ollut, että kirjoja, käyttöoppaita, tukisivustoja ja muita kirjallisia aineistoja lukevat, tulkitsevat ja soveltavat ihmiset.

Tämä päti myös tekniseen dokumentaatioon. Suunnittelijat, kehittäjät, mekaanikot ja asiakkaat perehtyivät järjestelmiin ja ratkoivat ongelmia käyttöoppaiden, tukisivustojen ja muun tuotedokumentaation avulla. Teknisen dokumentaation kohderyhmä on kuitenkin laajentunut.

Nykypäivänä yhä useammin dokumentaation lukee ensin tekoälyjärjestelmä, joka noutaa, tulkitsee ja tiivistää siitä tietoa käyttäjää varten.

Dokumentaation täytyy siis soveltua kahdenlaiseen käyttöön:

• ihmisille, jotka lukevat ja soveltavat tietoa suoraan lähteistä

• tekoälyjärjestelmille, jotka seulovat tiedosta esiin vastauksia tiettyihin kysymyksiin.

Yksi keskeisistä haasteista tämän päivän teknisessä viestinnässä onkin dokumentaation suunnittelu sellaiseksi, että se on yhtä lailla toimivaa molemmilla käyttötavoilla.

Tekoäly muuttaa dokumentaation käyttöä

Tuotedokumentaation käyttötavat ovat muuttuneet merkittävästi aikojen saatossa. Aiemmin dokumentaatio oli tyypillisesti fyysisessä muodossa. Käyttöoppaat, asennusohjeet ja vianetsintäohjeet toimitettiin tulosteina tuotteen mukana. Käyttäjät selasivat ohjevihkosia löytääkseen tarvitsemansa tiedon.

Sitten dokumentaatio siirtyi verkkoon, mikä helpotti sen käyttöä. Enää ei tarvinnut käydä läpi painettuja materiaaleja, vaan tieto oli saatavilla sähköisessä muodossa. Vastauksia omiin tarpeisiin voi etsiä monin eri tavoin:

• hakukoneen avulla

• tietopankista tai tukisivustolta

• verkossa olevasta käyttöoppaasta

• vianetsijän avulla.

Näin toimittiin vuosien ajan: käyttäjät etsivät tarvitsemansa tiedon sähköisessä muodossa luettavakseen. Nyt toimintamalli on taas muuttumassa.

Monet käyttäjät eivät enää itse hae tietoa vaan kysyvät vastauksia tekoälyltä. Tekoälyä hyödyntäviä ratkaisuja on monenlaisia:

• tekoälyavusteiset haut

• ohjelmistoihin sisältyvät tekoälyavustajat

• chat-pohjaiset ohjetoiminnot

• generatiivisen tekoälyn agentit

Käyttäjät eivät siis välttämättä enää avaa ja lue dokumentaatiota itse, vaan he käyttävät tekoälyn koostamia yhteenvetoja ja ohjeita.

Samaan aikaan myös tuotedokumentaatio on laajentunut käsittämään muutakin kuin käyttöoppaat ja ohjesivustot. Monet organisaatiot tarjoavat teknistä opastusta varten kokonaisen ekosysteemin, johon kuuluu tietopankkeja, ohjevideoita, perehdytysoppaita ja verkkokursseja. Usein nämä resurssit perustuvat samaan perusdokumentaatioon, ja yhä useammin niihin liittyy tekoälyavusteisia työkaluja, jotka hakevat käyttäjille suoria vastauksia.

Dokumentaatio ei siis enää ole yksiselitteisesti ihmisten lukemaa aineistoa. Se on kehittymässä tietolähteeksi, josta tekoälyjärjestelmät koostavat vastauksia käyttäjien kysymyksiin.

Dokumentointijärjestelmät voivat olla tekoälylle vaikeita

Olemassa oleva dokumentaatio on ensisijaisesti tehty ihmisten luettavaksi, ei koneen tulkittavaksi. Ihmislukijalle riittää, että dokumentaatio on selkeää ja helposti navigoitavissa. Hän voi silmäillä otsikoita, lukea valikoituja kappaleita ja tulkita sisältöä oman harkintansa mukaan.

Tekoälyjärjestelmät sen sijaan lukevat dokumentaatiota eri lailla. Niiden "ymmärrys" sisällöstä perustuu rakenteeseen, kontekstiin ja johdonmukaisesti käytettyyn terminologiaan. Tämä on kompastuskivi monissa dokumentaatiojärjestelmissä.

Suuri määrä teknistä sisältöä on edelleen jäsentämättömässä muodossa eli tiedostoina tai sivuina, jotka on tuotettu ihmisten odottamaa luettavuutta ajatellen kiinnittämättä huomiota sellaiseen rakenteeseen, jota koneet voivat helposti tulkita.

Jos dokumentaatio on jäsentämätöntä tai epäjohdonmukaisesti jäsenneltyä, tekoälyjärjestelmien on vaikeaa poimia siitä luotettavaa tietoa.

Haasteita tuovat monenlaiset seikat:

• Massiiviset dokumentit
  
  Valtavan suuret PDF-tiedostot tai laajat verkkosivustot sisältävät arvokasta tietoa, mutta niissä on useita eri aiheita nivottuna yhteen. Tällaisesta kokonaisuudesta tekoälyn on vaikea tunnistaa ja noutaa tarkkoja vastauksia käyttäjän kysymyksiin.

• Heikko rakenne
  
  Jos sisältöä tuotettaessa ei ole luotu selkeää hierarkiaa, semanttisia tägejä tai modulaarista jäsentelyä, tekoälytyökalujen on vaikea hahmottaa, miten käsitteet liittyvät toisiinsa.

• Kontekstin puute
  
  Pieninä palasina tuotettu tekninen sisältö ei välttämättä tarjoa tarpeeksi kontekstia, jota tarvitaan tarkkaan tulkintaan.

• Epäjohdonmukainen terminologia
  
  Jos samaan asiaan viitataan eri sanoilla tai ilmaisuilla, sekä tekoälyn että sisältöä kääntävien kieliammattilaisten voi olla vaikea hahmottaa, että kyse on samasta käsitteestä.

Nämä haasteet eivät vaikuta pelkästään tekoälytyökalujen toimivuuteen. Ne aiheuttavat myös ongelmia monikielisen dokumentaation hallintaan pitkällä aikavälillä: lokalisointi monimutkaistuu, sisällön uudelleenkäyttäminen hankaloituu ja ylläpito vaatii paljon työtä.

Dokumentaation täytyy toimia myös tekoälyn kanssa

Tekoälypohjaisen tiedonhaun tukemiseksi dokumentaation tulee olla rakenteista, modulaarista ja kontekstipitoista.

Tämä ei tarkoita pidempiä dokumentteja. Sen sijaan sisältöekosysteemit tulee suunnitella niin, että ne mahdollistavat sekä sisällön syvyyden että selkeän rakenteen.

Tekoälyvalmiin dokumentaation ominaispiirteitä ovat esimerkiksi:

• aihekohtainen modulaarisuus suurten tiedostojen sijaan

• selkeä semanttinen rakenne

• yhdenmukainen terminologia

• kontekstin kuvaukset

• metadata ja tägit

• uudelleenkäytettävät sisältöelementit.

Tämänkaltaisen dokumentaation tuottamisessa auttavat rakenteista sisältöä tukevat ympäristöt, kuten XML- ja DITA-pohjaiset mallit, joissa sisältö ja muotoilu on erotettu toisistaan ja tieto on järjestetty uudelleenkäytettäviksi moduuleiksi.

Näin laadittu dokumentaatio helpottaa tekoälyn tiedonhakua, mutta lisäksi se parantaa käytettävyyttä ihmistenkin näkökulmasta, tehostaa sisällön uudelleenkäyttöä ja sujuvoittaa lokalisoinnin työnkulkuja.

Perinteinen vs. tekoälyvalmis dokumentaatio

Perinteisen ja tekoälyvalmiin dokumentaation välinen ero ei liity pelkästään teknologiaan, vaan siinä on kyse tiedon uudenlaisesta rakentamisesta, järjestelystä ja välittämisestä.

Perinteinen dokumentaatio

• Suunniteltu ennen kaikkea ihmislukijoille

• Laajat dokumentit ja oppaat

• Kerronnallinen rakenne

• Käyttäjät hakevat ja lukevat tietoa itse

• Sisältö on järjestetty asiakirjoittain

• Terminologia voi vaihdella eri kohteissa

• Rajoitettu uudelleenkäytettävyys eri kanavissa

• Vaikea poimia tarkkoja vastauksia

AI-valmis dokumentaatio

• Suunniteltu sekä ihmisiä että tekoälyjärjestelmiä ajatellen

• Aihekohtainen modulaarisuus ja uudelleenkäytettävät sisältöelementit

• Rakenteinen, semanttinen jäsentely

• Tekoäly voi noutaa, tiivistää ja esittää vastauksia

• Sisältö on järjestetty aiheittain ja tietoyksiköittäin

• Hallittu terminologia ja rakenteinen metadata

• Sisältöä voi uudelleenkäytää tietopankeissa, chatboteissa, koulutuksessa ja muilla alustoilla

• Tekoälyjärjestelmien on helppo poimia tarkkaa tietoa

Laajan dokumentaation uusi tuleminen

Dokumentointialalla käydään aktiivista keskustelua laajan (long-form) dokumentaation paluusta. Äkkiseltään tämä ajatus saattaa tuntua nurinkuriselta. Dokumentaatiostrategioissahan on vuosien ajan painotettu sisällön tiivistämistä nopeaan selailuun sopivaksi.

Tekoälyjärjestelmät kuitenkin tarvitsevat runsaasti sisältöä ja perusteellisesti kuvailtuja käsitteitä tuottaakseen tarkkoja ja luotettavia hakutuloksia. Jos sisältö on typistettyä tai hajautettua, tekoälymallit eivät saa tulkittua sitä tarpeeksi hyvin.

Dokumentaatiossa tulee siis olla riittävästi laajuutta ja syvyyttä tekoälymallien materiaaliksi, mutta samaan aikaan sen tulee vastata myös ihmislukijoiden tarpeisiin.

Tiiliskiven paksuisiin opaskirjoihin ei silti olla palaamassa, vaan nykypäivän dokumentaation ominaispiirteitä ovat rakenteinen syvyys ja modulaarinen jäsentely. Käytännössä tämä tarkoittaa esimerkiksi:

• tiiviitä yhteenvetoja, joita ihmiset voivat silmäillä nopeasti

• syvällisiä selityksiä kontekstina

• käyttäjää vaiheittain ohjeistavia prosesseja

• rakenteisia otsikoita, jotka auttavat sekä ihmistä että tekoälyä navigoinnissa.

Tällä lailla monikerroksiseksi laadittu dokumentaatio on ihmisen näkökulmasta käytettävää, mutta se tarjoaa myös tekoälyn tarvitsemaa kontekstia tiedon luotettavaa tulkitsemista varten.

Dokumentaation jäsentäminen tekoälyä ajatellen

Dokumentaation laatijoiden haasteena ei ole niinkään suuren sisältömäärän tuottaminen vaan ennen kaikkea sen tehokas jäsentäminen. Sekä ihmislukijoita että tekoälyjärjestelmiä palvelevan dokumentaation suunnittelussa kannattaa huomioida tiettyjä perusperiaatteita:

• Anna selittävää kontekstia
  
  Kuvaile selkeästi käsitteet, termit ja keskinäiset suhteet, jotta tekoälyjärjestelmät osaavat tulkita niitä oikein.

• Käytä modulaarista sisältörakennetta
  
  Kun sisältö on jäsennelty rakenteisiin kokonaisuuksiin, tietoa on helpompi noutaa, uudelleenkäyttöö ja lokalisoida.

• Tuota monikerroksista sisältöä
  
  Tiiviin yhteenvedon ja perusteellisen kuvauksen yhdistelmä palvelee sekä nopeaa silmäilyä että syvällistä tiedonhakua.

• Käytä selkeitä otsikoita ja semanttista jäsentelyä
  
  Johdonmukainen hierarkia auttaa sekä ihmislukijoita että tekoälyjärjestelmiä hahmottamaan, kuinka tieto on järjestetty.

• Käytä terminologiaa johdonmukaisesti
  
  Selkeä, yhdenmukainen terminologia vähentää epäselvyyksiä ja helpottaa lukijoiden, kääntäjien sekä tekoälyjärjestelmien työtä.

Monissa organisaatioissa käytetään tekoälytyökaluja myös itse dokumentaatioprosessissa esimerkiksi tekstien luonnostelussa, yhteenvetojen teossa ja kääntämisessä. Nykypäivän sisältöstrategioissa korostuu tarve suunnitella dokumentaatio niin, että se on tekoälyavusteisesti tuotettavissa ja luettavissa.

Teknisistä kirjoittajista dokumentaatioarkkitehdeiksi

Dokumentaation ekosysteemien kehityksen myötä teknisten kirjoittajien rooli muuttuu. Heidän tehtävänsä ei enää ole pelkästään tuottaa tekstiä, vaan he paneutuvat yhä enemmän tiedon rakenteeseen, jäsentelyyn ja uudelleenkäyttöön eri järjestelmissä.

Nykyään teknisten kirjoittajien työhön liittyy tyypillisesti:

• rakenteisen tekstin tuottamisen viitekehyksiä

• metadataa ja taksonomiaa

• tietoarkkitehtuureja

• lokalisaation työnkulkuja

• monikanavaisia julkaisujärjestelmiä.

Monissa organisaatioissa teknisistä kirjoittajista onkin tullut enenevässä määrin tietoarkkitehteja ja sisältöstrategeja, joiden tehtävänä on suunnitella sekä ihmiskäyttäjä että tekoälyjärjestelmiä tukevia dokumentaatiojärjestelmiä.

Dokumentaatioekosysteemiin kuuluu paljon muutakin kuin käyttöoppaita

Nykypäivän tekninen dokumentaatio kattaa useita julkaisutyyppejä ja alustoja. Dokumentaatioekosysteemiin voi sisältyä:

• tuoteoppaita

• tietopankkeja

• tukisivustoja

• ohjevideoita

• API-dokumentaatiota

• perehdytysoppaita

• tukisisältöä

• chatbotien tietolähteitä.

Jokaisen sisältöelementin täytyy toimia eri kanavissa sekä olla yhdenmukaisia, tarkkoja ja helposti lokalisoitavissa. Koko ekosysteemiin soveltuvan dokumentaation suunnittelu edellyttää jäsenneltyjä sisältöstrategioita ja skaalautuvia työnkulkuja.

Dokumentaation tulevaisuus: ihmisen selkeys ja koneen ymmärrys

Uudenaikaisen teknisen dokumentaation ainoa tehtävä ei kuitenkaan ole tekoälyjärjestelmien tukeminen. Tavoitteena on, että sisältö toimii tehokaasti monimutkaisessa ekosysteemissä, jossa sekä ihmiset että tekoäly käyttävät samoja tietolähteitä.

Hyvin suunnitellun dokumentaation ominaispiirteitä:

• Tarjoaa selkeitä vastauksia ihmiskäyttäjille

• Antaa tekoälyjärjestelmille tarpeeksi kontekstia tarkkaan tiedonhakuun

• On yhdenmukaista eri kielillä ja eri markkina-alueilla

• Tukee skaalautuvaa julkaisemista eri muodoissa ja eri alustoilla

Kaikkien osa-alueiden huomioiminen edellyttää harkittua sisältöarkkitehtuuria, rakenteista sisällöntuotantoa sekä uudelleenkäyttöä ja lokalisointia tukevia työnkulkuja. Kun nämä asiat ovat kohdallaan, dokumentaatiota on helppo ylläpitää ja kääntää, ja sekä ihmiset että tekoälyjärjestelmät saavat siitä enemmän hyötyä irti.

Tee teknisestä dokumentaatiostasi tekoälyvalmista

Dokumentaation ekosysteemien kehittyessä monet organisaatiot miettivät uudelleen sisältöjensä jäsentelyä, julkaisua ja lokalisointia. Jos sinun organisaatiossasi pohditaan, kuinka tekninen dokumentaationne voisi olla nykyistä skaalautuvampaa, lokalisointivalmiimpaa sekä saavutettavampaa niin ihmiskäyttäjille kuin tekoälyjärjestelmillekin, LanguageWiren asiantuntijat voivat auttaa.

Keskustele asiantuntijamme kanssa teknisen dokumentoinnin työnkulustanne. Selvitetään, kuinka rakenteinen sisältö, tekoälyavusteinen lokalisointi ja integroidut työnkulut voivat tukea globaalia dokumentointistrategiaanne.