Warum manuelle Lokalisierungs-Workflows Chaos für Dokumentationsteams verursachen

Technische und regulatorische Dokumentation erstreckt sich inzwischen über mehrere Teams und Systeme

Technische Dokumentation ist heute nur noch selten in einem einzigen System oder einem einzelnen Team angesiedelt. In vielen Organisationen werden technische Informationen über mehrere Abteilungen und Plattformen hinweg erstellt und verteilt.

Auch der Inhalt der Dokumentation hat Einfluss darauf, wie Informationen verwaltet und lokalisiert werden. Hardware-Handbücher, Software-Hilfezentren und hybride Produktökosysteme bringen jeweils unterschiedliche Dokumentationsworkflows, Veröffentlichungsanforderungen und Herausforderungen bei der Lokalisierung mit sich.

Technische Redaktionsteams

sind häufig für strukturierte Produkthandbücher, Wartungsleitfäden, Gebrauchsanweisungen (IFUs) und Produktdatenblätter verantwortlich.

Produktmarketing- und Vertriebsteams

erstellen kundenorientierten technischen Content wie Broschüren, Verkaufsunterlagen, Whitepapers, Produkt-One-Pager und Lösungsübersichten, um Produktfunktionen und Geschäftswert zu vermitteln.

Support- und Customer-Enablement-Teams

verwalten in der Regel Onboarding-Leitfäden, Implementierungsdokumentation, Content zur Fehlerbehebung und mehrsprachige Artikel für Wissensdatenbanken.

Software-Teams

verwalten häufig UI-Texte, Versionshinweise und Entwicklerdokumentation im Zusammenhang mit Veröffentlichungszyklen.

Unternehmensweit verteilt sich technische Produktinformation über:

• Content-Management-Systeme (CMS),

• Component-Content-Management-Systeme (CCMS),

• Produktinformations-Management (PIM)-Systeme,

• Enterprise Resource Planning (ERP)-Plattformen,

• Wissensdatenbanken

• Support-Portale, und

• Entwicklungs-Repositories.

In diesen Umgebungen können Inhalte sowohl in strukturierten Formaten wie XML oder DITA als auch in unstrukturierten Formaten wie Word-Dokumenten, PDFs, Tabellen, Präsentationen oder layoutbasierten Publikationen vorliegen.

Gemeinsam unterstützen diese Systeme die Erstellung, Aktualisierung, Wiederverwendung und Bereitstellung technischer Informationen in globalen Märkten.

Was passiert, wenn Lokalisierungs-Workflows nicht länger miteinander verbunden sind?

Lokalisierung wird häufig als etwas betrachtet, das erst nach der Erstellung von Content in der Ausgangssprache erfolgt. In vielen Organisationen werden Übersetzungsprozesse eher ergänzend zu bestehenden Content-Operationen eingeführt als strukturell integriert.

Zu Beginn setzen Teams häufig auf eine manuelle Verwaltung dieser Aktivitäten. Dokumentation wird beispielsweise aus Autorensystemen heraus exportiert, in Tabellen übertragen, teamübergreifend per E-Mail verschickt oder als Einzeldateien an Übersetzungsanbieter gesendet. Grafikdesigner:innen übertragen übersetzte Texte häufig manuell per Copy-and-Paste in Layouts, selbst wenn sie die jeweilige Sprache nicht sprechen. Web-Teams laden übersetzten Content oft manuell Seite für Seite in CMS-Plattformen hoch, während Support-Content separat über mehrere Wissensdatenbanken hinweg gepflegt wird.

Obwohl diese Vorgehensweisen anfangs überschaubar erscheinen, nimmt die Komplexität rasch zu, wenn Content über mehrere Sprachen, Produktvarianten, Software-Versionen und Kanäle hinweg skaliert wird.

Ein zunächst unkomplizierter Export-und-Übersetzungsprozess kann schnell in fragmentierte Abläufe übergehen, die folgende Konsequenzen haben:

• doppelter Content

• Probleme bei der Versionsverwaltung

• uneinheitliche Formatierung

• wiederholte manuelle Bearbeitung

• Koordination über mehrere Teams, Tools und Sprachen hinweg.

Wenn der Umfang mehrsprachiger Dokumentation wächst, können fragmentierte Lokalisierungsprozesse zu Engpässen führen, die Updates verzögern, den manuellen Aufwand erhöhen und die Skalierung mehrsprachiger Kommunikation erheblich erschweren.

Kontextverlust

Technische Informationen existieren nur selten isoliert. Eine kurze Anleitung in einem Wartungshandbuch kann sich auf zuvor beschriebene Verfahrensschritte stützen. Ein UI-Label kann von den umgebenden Benutzeroberflächenelementen abhängen. Eine technische Warnung kann auf Sicherheitsanweisungen in anderen Teilen des Dokumentationssets verweisen.

Durch den Export in separate Dateien geht für Übersetzer:innen häufig der Kontext verloren, in dem die Informationen in dem übergreifenden Workflow stehen.

Selbst einfache Formulierungen können ohne diesen Kontext missverständlich werden. Eine Formulierung wie „Protokolle überprüfen“ kann sich beispielsweise auf Systemereignisprotokolle in einer Softwareumgebung beziehen. Ohne Kontext könnte dies leicht als Überprüfung physischer Protokolle oder Aufzeichnungen interpretiert werden.

Selbst solche geringfügigen Mehrdeutigkeiten können zu fehlerhaften Übersetzungen führen, insbesondere in technischen und regulatorischen Umgebungen, in denen die Terminologie hochspezialisiert ist.

Fehlerhafte Wiederverwendung und redundanter Arbeitsaufwand

Viele Dokumentationsumgebungen setzen in hohem Maße auf die Wiederverwendung von Content.

Eine einzelne Anweisung kann in mehreren Produkthandbüchern, Softwareversionen oder Kundensupport-Artikeln vorkommen. In strukturierten Systemen erfolgt diese Wiederverwendung oft automatisiert durch modulare Content-Komponenten.

Aber auch in weniger strukturierten Umgebungen brauchen Unternehmen weiterhin Wege, um Konsistenz zu wahren und wiederholten Übersetzungaufwand in mehrsprachigen Materialien zu reduzieren.

Mit Translation Memorys und Terminologiedatenbanken können Teams freigegebene Übersetzungen wiederverwenden, Terminologie standardisieren und eine konsistente Verwendung über Abteilungen, Produkte und verschiedene Content-Typen hinweg gewährleisten.

Allerdings kann es schwieriger werden, Wiederverwendungsbeziehungen aufrechtzuerhalten und Übersetzungsressourcen effizient zu verwalten, wenn Inhalte von ihren ursprünglichen Workflows getrennt werden.

In der Konsequenz wird identischer oder sehr ähnlicher Content häufig wiederholt in verschiedenen Projekten übersetzt, wodurch Kosten steigen, Updates verzögert werden und Inkonsistenzen in den verschiedenen Sprachen entstehen können.

Probleme bei Formatierung und Layout

Für Teams, die Handbücher, Datenblätter, Präsentationen, regulatorische Dokumentationen, mehrsprachige PDFs oder kundenorientierte Produktmaterialien verwalten, kann Konsistenz bei der Formatierung zu einer erheblichen Herausforderung werden.

Technischer und regulatorischer Content basiert häufig auf strukturierten Layouts, Tabellen, Diagrammen, festen Vorlagen und mehrsprachigen Formatierungsanforderungen, die sich über Sprachen hinweg nur schwer konsistent pflegen lassen. Kundenorientierte Materialien wie Broschüren, Verkaufspräsentationen und Produkt-One-Pager stellen zusätzliche Anforderungen an Branding und Gestaltung, die ebenfalls eine sorgfältige mehrsprachige Formatierung erfordern.

Manuelle Export- und Reimportprozesse führen häufig zu Formatierungsänderungen, die später aufwendig manuell korrigiert werden müssen.

Für mehrsprachige Dokumentation entsteht dadurch nach der Übersetzung oft zusätzlicher Mehraufwand beim Desktop-Publishing (DTP): Layouts, Tabellen, Seitengestaltung und Textlängen müssen angepasst werden, damit die übersetzen Inhalte in den verschiedenen Sprachen und Formaten korrekt dargestellt werden.

Komplexität der Versionskontrolle

Technische Informationen entwickeln sich ständig weiter.

Neue Produktversionen erfordern aktualisierte Anleitungen. Software-Releases führen zu neuen UI-Strings und Versionshinweisen. Regulatorische Änderungen erfordern Dokumentationsupdates über mehrere Märkte und Sprachen hinweg.

Sobald eine Dokumentation für die Lokalisierung in einzelne Dateien aufgeteilt wird, gestaltet sich die Synchronisation zwischen Original- und Übersetzungsversionen deutlich schwieriger.

Teams sehen sich häufig gezwungen, Versionen über Tabellen, E-Mails, gemeinsame Ordner, Repositories und voneinander getrennte Systeme hinweg zu verfolgen, was jeden Release-Zyklus weiter verkompliziert.

Die operativen Kosten einer entkoppelten Lokalisierung

Wenn mehrsprachige Content-Prozesse wachsen, können von einander getrennte Lokalisierungs-Workflows zu Ineffizienzen führen, die weit über die eigentliche Übersetzung hinausgehen. Langfristig erzeugt die manuelle Koordination zwischen Dokumentations-, Software-, Produkt-, Support- und Content-Teams einen beträchtlichen administrativen Aufwand über mehrere Abteilungen hinweg.

Technische Redakteur:innen, Lokalisierungsmanager:innen und Content-Operations-Teams verbringen immer mehr Zeit mit der Koordination von Aktualisierungen, anstatt sich auf die Verbesserung der Qualität des Contents oder der Nutzererfahrung zu konzentrieren.

Bei zunehmender Skalierung stehen Organisationen häufig vor Herausforderungen wie:

• verzögerte Updates der Dokumentation im Zusammenhang mit der Koordination von Übersetzungen

• redundante Arbeitsaufwände über verschiedene Teams und Sprachen hinweg

• zunehmender Desktop-Publishing- und Formatierungsaufwand

• verzögerte globale Produkt- und Software-Release-Zyklen

• erhöhter administrativer Aufwand bei verteilten Teams

• Schwierigkeiten bei der Sicherstellung mehrsprachiger Konsistenz über Abteilungen und Kanäle hinweg.

Je komplexer die Lokalisierung wird, desto eher werden entkoppelte Prozesse zu einem Engpass, der Content-Abläufe verlangsamt, Kosten erhöht und die Skalierbarkeit mehrsprachiger Kommunikation in Organisationen begrenzt.

Um diese Herausforderungen zu bewältigen, setzen Organisationen verstärkt darauf, die Lokalisierung direkter in die Systeme und Workflows der jeweiligen Teams zu integrieren.

Skalierung mehrsprachigen Contents über vernetzte Systeme hinweg

Wenn Organisationen wachsen, müssen Lokalisierungsprozesse komplexe Anforderungen unterstützen, ohne technische Redakteur:innen, Entwickler:innen sowie Produkt-, Support- und Marketing-Teams auf einen einzigen Übersetzungsworkflow zu beschränken.

Stattdessen hängen skalierbare Lokalisierungsprozesse zunehmend davon ab, dass mehrere Workflows, Systeme und Content-Formate innerhalb eines vernetzten Betriebsrahmens unterstützt werden können, während gleichzeitig manuelle Abstimmungen sowie fragmentierte Übergaben reduziert werden.

Um die Skalierbarkeit zu erhöhen und die Workflow-Fragmentierung zu reduzieren, setzen Organisationen häufig auf eine Kombination aus:

• strukturierten Content-Workflows

• Translation Management Systemen

• Terminologiemanagement

• Translation Memories

• Desktop Publishing (DTP)-Support

• Automatisierung

• vernetzten Integrationen

Anstelle von fragmentierten Export-und-Übersetzungsansätzen setzen Organisationen verstärkt darauf, mehrsprachigen Content direkt mit den Systemen zu vernetzen, in denen er erstellt, gepflegt und veröffentlicht wird.

Lokalisierung in bestehende Workflows integrieren

Viele Organisationen setzen zunehmend auf Lokalisierungs-Workflows, die eng an Content-Systeme und Veröffentlichungs-Umgebungen angebunden sind.

Dabei kann es sich um Folgendes handeln:

• Technische Dokumentationsteams, die XML-basierte Workflows und CCMS-Integrationen wie MadCap IXIA CCMS nutzen

• Software-Teams, die Repository-gestützte Lokalisierungs-Workflows in Git-Umgebungen und Release-Pipelines integrieren

• Produkt-Kommunikations-Teams, die kundenorientiertes technisches Material über Integrationen in CMS, PIM, E-Commerce oder Adobe Experience Manager (AEM) lokalisieren

• Support-Teams, die mehrsprachige Workflows direkt mit Wissensdatenbanken und Customer-Support-Plattformen wie Zendesk vernetzen

• Beibehaltung von strukturiertem Content und Metadaten über den gesamten Lokalisierungs-Prozess hinweg

• Automatisierung von Dateiverwaltung, Projekterstellung, Formatierungs-Workflows und mehrsprachigen Update-Zyklen durch Connectoren und APIs.

Ist die Lokalisierung eng in bestehende Systeme eingebunden, können Teams weiterhin in ihren gewohnten Tools arbeiten, während mehrsprachige Aktualisierungen im Hintergrund als Teil des übergeordneten Veröffentlichungs- und Bereitstellungsverfahrens erfolgen.

Integrieren Sie die Lokalisierung in die bestehenden Arbeitsweisen Ihrer Teams

Viele Organisationen verlassen sich weiterhin auf manuelle Exporte, entkoppelte Workflows und dateibasierte Lokalisierungsprozesse zur Verwaltung von mehrsprachigen technischen und regulatorischen Inhalten.

Da sich Content-Operations zunehmend über Teams, Systeme und Release-Zyklen hinweg verteilen, können diese Ansätze schnell schwer skalierbar werden.

Moderne Lokalisierungs-Workflows sind zunehmend Teil des übergeordneten Content-Ökosystems und verbinden Dokumentationsplattformen, Repositories, Support-Systeme, Produktumgebungen und Übersetzungs-Workflows zu einem einheitlicheren Gesamtprozess.

Durch geeignete Integrationen, Automatisierung und durchdachtes Workflow-Design können Organisationen den manuellen Koordinationsaufwand reduzieren, Content-Struktur und Konsistenz bewahren und mehrsprachige Updates an Produkt- und Release-Zyklen ausrichten.

Wenn Sie Ihre Dokumentations- und Lokalisierungs-Workflows skalierbarer gestalten möchten, unterstützen unsere Spezialist:innen Sie gerne bei der Bewertung Ihres aktuellen Setups, der Identifikation von Bereichen mit entkoppelten Workflows, die operativen Aufwand verursachen, sowie der Erkundung geeigneter Integrationsmöglichkeiten, die zu den Arbeitsweisen Ihrer Teams passen.