Kun yritykset haluavat toimia useilla markkina-alueilla, pelkän monikielisen sisällön tuottaminen ei riitä. Kohdekielisen sisällön pitää vastata paikallisia kielellisiä ja kulttuurillisia käytänteitä ja olettamuksia.
Käännöstenhallintajärjestelmä (Translation Management System, TMS) on tähän tarkoitukseen suunniteltu, skaalautuva työkalu.
TMS on verkkopohjainen järjestelmä, joka yhdistää tarvittavat tekniset ratkaisut, kääntäjät, oikolukijat ja projektipäälliköt. Se suoraviivaistaa ja helpottaa käännöstenhallintaa, jotta kaikki asianosaiset voivat keskittyä varsinaiseen työhönsä.
Käännöstenhallintajärjestelmiä on kuitenkin monenlaisia – ja toiset ovat käyttäjäystävällisempiä kuin toiset. Mistä siis tietää, mikä vaihtoehdoista on juuri oman yrityksen tarpeisiin sopivin? Millainen järjestelmä kannattaisi valita?
Päätöksenteon tueksi kerromme kolmesta tärkeästä osa-alueesta, joita kannattaa punnita: ominaisuudet, joustavuusja sopivuus.
Ominaisuudet: Sisältääkö TMS-järjestelmä tarvitsemanne ominaisuudet?
Kaiken ytimessä ovat perusominaisuudet: yleisnäkymä projekteista, käytettävissä olevat kieliammattilaiset, helppo tilausprosessi ja reaaliaikainen projektien etenemisen seuranta.
Ominaisuuksilla tarkoitetaan toiminnallisuuteen kuuluvia yksittäisiä elementtejä, jotka parantavat käytettävyyttä tai tehokkuutta. Ominaisuudet vaikuttavat tuotteen tasoon, ja niitä voidaan tarjota myös erikseen myytävinä lisäosina.
Nämä kaikki muodostavat yrityksellesi räätälöidyn lokalisointiratkaisun.
Ominaisuuksia on monenlaisia, ja eri yritykset saattavat luokitella niitä eri tavoin. Seuraavassa esittelemme ominaisuuksia LanguageWiren jaottelun mukaan.
Projektinhallinta
Hyvä TMS-järjestelmä mukautuu yrityksesi toimintatapoihin. Jotkut yritykset haluavat pitää kaikki langat oman henkilöstönsä käsissä, kun taas toiset toivovat täysin hallinnoitua ratkaisua.
Joustavassa TMS-järjestelmässä molemmat vaihtoehdot ovat mahdollisia:
Oma tiimisi hallinnoi prosessia: Järjestelmään tuodaan yrityksen omat kääntäjät ja tarkistajat (validoijat).
Järjestelmän projektipäälliköt hallinnoivat koko prosessia: Tiimisi tarvitsee vain määritellä projektin perustiedot ja määräaika, ja TMS-järjestelmä hoitaa loput: jakaa toimeksiannot kieliasiantuntijoille, seuraa etenemistä ja toimittaa valmiit tiedostot.
Kun vertailet TMS-järjestelmiä, katso, sisältyvätkö niihin kaikki yrityksesi tarvitsemat projektinhallintaominaisuudet, kuten työnkulkujen automatisointi, tiedostonhallinta, edistymisen seuranta, tekijöiden valinta, luvat, raportointi ja viestintä.
Mitä enemmän vaihtoehtoja järjestelmä tarjoaa, sitä helpompaa on mukautua muuttuviin volyymeihin ilman raskaita uudelleenjärjestelyjä.
Tuotteet
TMS-järjestelmään voi kuulua täydentäviä elementtejä, kuten konekäännösrajapinta tai käännösten tarkistusta helpottava editori. Esittelemme oman tarjontamme seuraavaksi. LanguageWiren TMS-järjestelmään sisältyy SmartEditor, tekoälyä hyödyntävä työkalu monikielisen sisällön kääntämiseen, validointiin ja viimeistelyyn. SmartEditorin esikatselu, räätälöidyt konekäännökset ja sisäänrakennettu laaduntarkistus auttavat tekemään nopeita, yhdenmukaisia ja laadukkaita tuloksia kaikenlaisella sisällöllä.
Integraatiot ja konnektorit
Jos yrityksessäsi käytetään CMS-, CRM- tai PIM-järjestelmää, tarkista, onko TMS-järjestelmässä API-rajapinta tai konnektori, joka mahdollistaa suoran yhteyden järjestelmiisi.
Kun järjestelmät on yhdistetty toisiinsa, tiimisi voivat tilata käännöksiä omasta tutusta järjestelmästään käsin.
Tässä käytännön esimerkki: LanguageWiren oma verkkosivusto on toteutettu Umbracon avulla. Käytössä on konnektori, joten kun haluamme kääntää vaikkapa blogikirjoituksen (kuten tämän, jota juuri luet), menemme vain Umbracoon ja klikkaamme tekstin kohdalla Translate-painiketta. Valitsemme kohdekielet, määräajat ja käännöstoimeksiannon tyypin, ja niin tilaus on tehty. Kaikki CMS-järjestelmän sisältä.
Käännöspalvelut, kielityökalut ja asiantuntijat
TMS-järjestelmään kuuluu yleensä erilaisia tarpeen mukaan tilattavia palveluja, kuten luova käännös, konekäännös tai tekstitys.
Lisäksi on erilaisia ominaisuuksia, jotka nopeuttavat käännöspalvelua ja auttavat parantamaan laatua. Tällaisia ovat erilaiset automaatio- ja laadunvarmistustyökalut, kuten esimerkiksi:
Termikanta: alan sanasto, joka on sekä kääntäjien että validoijien käytettävissä
Käännösmuisti: aiemmat, hyväksytyt käännökset tallennetaan ja niitä voidaan käyttää eri toimeksiannoissa, mikä säästää aikaa.
Tekoälypohjainen laadunvarmistus: tekoäly käy sisällön läpi ja nostaa esiin mahdollisia ongelmakohtia, joihin asiantuntijoiden kannattaa keskittyä.
Joustavuus: Mukautuuko TMS-järjestelmä organisaatiosi toimintaan?
TMS-järjestelmiä vertailtaessa erilaisten ominaisuuksien ja työnkulkujen määrä voi hämmentää. Juuri siksi joustavuus on tärkeää.
TMS-järjestelmän tulisi
mahdollistaa eri palvelujen tilaamisen helposti
mukauttaa työnkulkuja tarpeiden muuttuessa
vastata sekä helppoihin että monimutkaisempiin tarpeisiin.
Tiivistäen: kankea TMS-järjestelmä hidastaa toimintaa, kun taas joustava taipuu tukemaan tiimien vaihtelevia tarpeita.
Sopivuus: Mukautuuko järjestelmä liiketoiminnan kokoon ja kypsyystasoon?
Usein vaikeimmat kysymykset ovat: Kuinka selitän esihenkilölleni, mitä tarvitsemme? Entä kuinka tiedämme, mikä TMS-järjestelmä meille sopii?
Sopivan TMS-järjestelmän valinta on sidoksissa siihen, missä yrityksenne on tällä hetkellä ja mihin se on menossa.
Pohtikaa seuraavia asioita:
Onko tämä ensimmäinen kerta, kun keskitämme lokalisointiamme?
Kasvaako toimintamme niin nopeasti, että tarvitsemme automatisoituja prosesseja?
Tarvitsemmeko hallinnoitua, yhdenmukaista sisällöntuotantoa monille eri markkinoille?
Tarvitseeko meidän integroida palvelu CMS- tai PIM-järjestelmäämme?
Kaipaammeko täysin hallinnoitua palvelua vai haluammeko pitää ohjat omissa käsissämme?
TMS-järjestelmän ei pitäisi pakottaa sellaiseen toimintamalliin, joka ei ole yrityksen kehitysvaiheen mukainen. Sen sijaan sen pitäisi tukea vaiheittaista kehittymistä ja kasvaa yrityksen mukana.
Yhteenveto
Sopivan käännöstenhallintajärjestelmän löytämisessä on pohjimmiltaan kyse siitä, mitä organisaationne tarvitsee tänään ja mitä tulevaisuudessa.
Riittävät ominaisuudet takaavat, että teillä on aina oikeat työkalut ja palvelut käytettävissä.
Joustavuus varmistaa, että järjestelmä mukautuu teidän työtapoihinne.
Sopivuus tarkoittaa, että järjestelmä mukautuu yrityksenne kehitys- ja kasvuvaiheeseen tuottamatta pullonkauloja tai hankaluutta.
Kun pohditte näitä kolmea osa-aluetta huolellisesti, valitsette TMS-järjestelmän, joka vastaa tämän päivän haasteisiinne ja tukee myös pitkän aikavälin lokalisointistrategioitanne.
