Miksi rakenteinen sisältö ei ole vieläkään normi yritysten dokumentaatiossa

Tiivistelmä:

Rakenteinen sisältö on uudelleenkäytettävää, skaalautuvaa ja tehostaa myös lokalisointia, mutta silti suurin osa yrityksistä käyttää yhä jäsentämättömiä tai ainoastaan osittain rakenteisia ratkaisuja. Esteet eivät yleensä ole teknisiä vaan pikemminkin organisatorisia: vanhoja työkaluja, käsitystä monimutkaisuudesta ja siiloutuneita työnkulkuja. Kun työnkulkuun lisätään lokalisointi, sisällön rakenteen vaikutus kasvaa. Sisältöarkkitehtuurin yhdenmukaistaminen lokalisointiprosessien kanssa mahdollistaa skaalautuvan dokumentaation.

Teknisen ja säännellyn dokumentaation parissa työskenteleviin tiimeihin kohdistuu nykyään aiempaa enemmän paineita.

Kirjoittajien odotetaan taipuvan nopeampiin julkaisusykleihin sekä useampiin tuoteversioihin ja tiedostomuotoihin ja noudattavan samalla yhdenmukaisuuteen, tarkkuuteen ja lainsäädäntöön liittyviä vaatimuksia. Samaan aikaan tiimit yrittävät vähentää manuaalista työtä ja toisteista päivittämistä sekä optimoida yhä monimutkaisemmiksi muuttuvia tarkistustyönkulkuja.

Lokalisointi lisää monimutkaisuutta entisestään.

Monissa organisaatioissa kääntäminen hoidetaan erillään dokumentointitiimistä, ja siihen ryhdytään vasta alkuperäisen lähdemateriaalin valmistuttua. Lähdemateriaalin viimeistelyn jälkeen tiedostot saatetaan lähettää aluetoimistolle, sisäiselle tiimille tai ulkoiselle toimittajalle. Sähköpostikeskustelut laukkaavat ja muutoksia seurataan pahimmassa tapauksessa taulukoiden avulla. Dokumentointitiimeille lokalisointi on saattanut olla pitkälti näkymätöntä.

Tämä malli on muuttumassa.

Julkaisuja toteutetaan nyt samanaikaisesti eri puolilla maailmaa. Tuotteita lanseerataan samaan aikaan useilla markkina-alueilla. Päivitysten on tultava käyttöön samanaikaisesti eri kielillä. Kääntäminen ei ole enää prosessin viimeinen vaihe vaan kiinteä osa dokumentaation elinkaarta.

Ja silti sillä, miten sisällön rakenne on tai ei ole toteutettu, on suora vaikutus kokonaisuuden hallittavuuteen.

Käännösalan arvioiden mukaan jopa 90 % yritysten datasta on jäsentämätöntä. Tämä luku koskee kaikkea yritysten dataa, ei pelkästään teknistä dokumentaatiota. Siitä kuitenkin ilmenee jotain tärkeää: jäsentämätön sisältö on yhä oletusratkaisu.

Tästä taas herää kriittinen kysymys yritysten dokumentointitiimeille: Jos rakenteinen sisältö mahdollistaa uudelleenkäytön, skaalautuvuuden, tekoälyvalmiuden ja tehokkaan lokalisoinnin, miksi siitä ei ole tullut normia?

Mitä eroa on rakenteisella, jäsentämättömällä ja puolirakenteisella sisällöllä?

Jotta ymmärtäisimme, miksi käyttöönotto on jäänyt vähäiseksi, meidän on ensin tarkasteltava, miten erilaiset sisältöratkaisut toimivat käytännössä ja miten ne vaikuttavat skaalautuvuuteen ja lokalisointiin.

Jäsentämätön sisältö

Jäsentämätöntä sisältöä tuotetaan ilman määriteltyä sisältömallia tai pakottavia rakennesääntöjä. Sitä on yleensä vapaamuotoisissa tiedostoissa (Word- tai PDF-tiedostoissa, staattisilla verkkosivuilla tai muissa muodoissa), jolloin muotoilu määrittää ulkoasua mutta ei merkitystä.

Otsikko voi näyttää otsikolta, mutta järjestelmä ei tunnista sitä tietyksi sisältötyypiksi, kuten tehtäväksi, varoitukseksi tai määritelmäksi. Sisältöä kirjoitetaan asiakirjoiksi eikä komponenteiksi.

Tämän seurauksena

• uudelleenkäyttö on manuaalista

• päivittäminen on toisteista

• lokalisointi on yleensä tiedostokohtaista

• automaatio on vähäistä.

Toisin kuin rakenteista dataa, jäsentämätöntä sisältöä ei voida järjestää siististi riveihin ja sarakkeisiin, joten sitä on vaikeampaa skaalata, analysoida ja automatisoida johdonmukaisesti.

Rakenteinen sisältö

Rakenteista sisältöä jäsennetään ennalta määriteltyjen sääntöjen mukaan. Sen sijaan, että he kirjoittaisivat yhden pitkän asiakirjan, kirjoittajat tuottavat uudelleenkäytettäviä komponentteja (tehtäviä, käsitteitä, viitteitä ja varoituksia), jotka noudattavat määriteltyä rakennetta.

Nämä säännöt, joita kutsutaan usein sisältömalleiksi tai tietoarkkitehtuuriksi, määrittävät sitä, miten sisältöä tuotetaan ja säilytetään. Ennen kaikkea rakenteinen sisältö erottaa tekstin lopullisista asetteluista. Tägit määrittävät, mistä sisällöstä on kyse, kun taas ulkoasu ja visuaalinen toteutus käsitellään erikseen.

Tämä erottelu helpottaa sisällön uudelleenkäyttöä, päivittämistä, monikanavaista julkaisemista ja johdonmukaista lokalisointia.

Esimerkkejä ovat XML, DITA, komponenttipohjaiset CMS-alustat sekä aihepohjaiset sisällöntuotantotyökalut, kuten Paligo.

Käytännön esimerkki

Tarkastellaan yksinkertaista turvallisuuteen liittyvää toteamusta.

• Jäsentämätön (Word/PDF)
  
  Varoitus: Älä käytä yli 50 °C:n lämpötilassa.

  Jos tuotteen lämpötilarajoitus vaihtuukin 55 asteeseen, sillä on seuraavat vaikutukset:

  • Jokainen asiakirja on etsittävä ja päivitettävä.

  • Jokainen tiedosto pitää lähettää uudelleen käännettäväksi.

  • Kääntäjät käyvät koko osion läpi uudelleen.

  • Päivitysten toteutus voi olla epäjohdonmukaista.

  • Taittopohjaan voi tulla muutoksia kaikissa kieliversioissa.

  Vaikka vain yksi arvo muuttuu, koko virke käy työnkulun läpi uudelleen.

• Rakenteinen (XML/DITA)

  Älä käytä yli 50 °C:n lämpötilassa.

  
  
  

  Jos arvo muuttuu, sillä on seuraavat vaikutukset:

  • Päivitys tehdään keskitetysti.

  • Jokainen versio päivittyy automaattisesti.

  • Käännösmuisti tuottaa suurimman osan virkkeestä.

  • Vain muuttunut elementti vaatii tarkistusta.

  • Jokaista kohtaa ei tarvitse etsiä manuaalisesti.

  • Verkkosisältö, PDF-asiakirjat ja tuotteen sisäinen ohje käyttävät kaikki samaa lähdettä.

  Tämä voi vaikuttaa pieneltä yksityiskohdalta, mutta sillä on suuri merkitys järjestelmässä, johon sisältyy satoja asiakirjoja ja lukemattomia kieliä.
  
  
  
  Sisällön rakenne vaikuttaa suoraan siihen, miten paljon manuaalista työtä yrityksen tiimi tekee.
  
  

• Puolirakenteinen sisältö
  
  Täysin jäsentämättömän ja täysin rakenteisen sisällön välissä on puolirakenteinen sisältö.
  
  

  Siinä on joitakin sääntöjä tai malleja, mutta ei varsinaista sisältömallia, joka määrittelisi sisältötyypit ja suhteet tiukasti.

  Tällaisia ovat esimerkiksi ennalta määriteltyjä kenttiä sisältävät CMS- tai CCMS-mallit sekä Markdown-dokumentaatio, rakenteiset Word-mallit ja modulaariset verkkosisältölohkot.

  Sisältö on jonkin verran hallinnoitua ja johdonmukaista. Merkitystä ja esitystapaa ei kuitenkaan ole täysin erotettu toisistaan, eikä sisältöä aina tallenneta aidosti itsenäisinä, uudelleenkäytettävinä komponentteina.
  
  

  Uudelleenkäyttö on mahdollista, mutta se jää rajalliseksi. Automaatiota on, mutta sekin on vain osittaista. Lokalisointi saattaa tehostua, mutta siitä ei tule täysin integroitua.
  
  

  Monille yrityksille tämä välimuoto on arkipäivää.

Jos rakenteinen sisältö on niin tehokasta, miksi niin monet yritykset yhä välttelevät sitä?

Selkeistä hyödyistä ja kiistattomasta skaalautuvuudesta huolimatta rakenteinen sisältö ei ole yleistynyt odotetulla tavalla. Syyt ovat harvoin teknisiä – katse täytyy kääntää organisaatioihin.

1. Vanhat työkalut

Monet dokumentointitiimit luottavat työkaluihin, jotka heillä on jo käytössä. Pienissä organisaatioissa tämä voi tarkoittaa vaikka Google Docsia ja suuryrityksissä taas pitkään käytössä ollutta Microsoft Office ‑ekosysteemiä. Kummassakin tapauksessa asenne voi olla sama: käytetään sitä, mitä on.

Erikoistunut rakenteisen sisällöntuotannon ohjelmisto vaatii muutakin kuin asentamisen. Jonkun pitää ottaa prosessi haltuun, sitouttaa tarvittavat sidosryhmät sekä organisoida koulutusta, uusia hallintasääntöjä ja uudistettuja työnkulkuja. Kyseessä ei ole mikään pieni päivitys vaan koko toimintatavan kääntäminen päälaelleen.

Tiimeille, jotka jo muutenkin kamppailevat julkaisusyklien ja monikielisyysvaatimusten kanssa, muutos voi tuntua häiriötekijältä. Vaikka pitkällä aikavälillä muutoksesta seuraakin selkeitä hyötyjä, se aiheuttaa kuitenkin rasitusta lyhyellä aikavälillä. Niinpä vanhat järjestelmät pysyvät käytössä.

Käytetäänkö sinunkin yrityksessäsi vielä tulosteita, PDF-asiakirjoja tai muita vanhoja formaatteja?

2. Käsitys monimutkaisuudesta

Rakenteisesta sisällöstä puhutaan usein teknisillä termeillä: XML-skeemat, DITA-rakenteen mukauttaminen, metatiedon hallinta tai tietoarkkitehtuurin uudistaminen.

Kokeneille dokumentointitiimeille tämä tuskin on ongelma. Se voi kuitenkin hämmentää pienempiä tiimejä tai tiimejä, joissa tehdään dokumentointia markkinoinnin tai tuotetuen ohella.

Kaikissa organisaatioissa ei ole erillistä teknisen ja säännellyn kirjoittamisen toimintoa. Joissakin yrityksissä dokumentointia tehdään monissa eri rooleissa. Tässä kontekstissa uudet termit ja työnkulut voivat tuntua luovan kitkaa sen vähentämisen sijaan.

Rakenteinen sisällöntuotanto kuitenkin usein yksinkertaistaa toimintaa pitkällä aikavälillä. Alkuvaiheessa se aiheuttaa muutoksia, ja muutos vaatii luottamusta, kypsyyttä ja panostamista.

Ilman selkeitä ohjeita käsitys monimutkaisuudesta nousee todelliseksi esteeksi.

Tarvitsetko opastusta dokumentaatiotyönkulkujen yksinkertaistamiseen ja skaalaamiseen yrityksesi nykyisistä ratkaisuista riippumatta? Autamme sinua löytämään organisaatiollesi sopivan lähestymistavan.

3. Organisaation siilot

Rakenteisen sisällön vaikutus ulottuu yksittäistä tiimiä pidemmälle. Sillä on yhtymäkohtia tuotekehitykseen, IT:hen, verkkosisältöihin, markkinointiin ja lokalisointiin. Sisältömalleja koskevat päätökset vaikuttavat julkaisutyönkulkuihin, integraatioihin ja käännösprosesseihin.

Kun nämä toiminnot tapahtuvat siiloissa, vastuunjako hämärtyy.

• Kuka määrittelee mallin?

• Kuka ylläpitää sitä?

• Kuka rahoittaa työkalut?

• Kuka varmistaa lokalisoinnin yhdenmukaisuuden?

Ilman yhteistä hallintaa hankkeet polkevat paikallaan. Tahtoa voi olla, mutta ilman toimintojen välistä koordinointia toteutus pirstaloituu.

Integraatioiden ja ohjelmointirajapintojen (API) avulla jokainen osasto voi liittää lokalisoinnin omaan ympäristöönsä, kiinteäksi osaksi käyttämiään järjestelmiä ja työnkulkuja. Markkinointitiimit voivat lokalisoida sisältöä omasta CMS-järjestelmästään käsin, kehittäjät voivat automatisoida työnkulkuja ohjelmointirajapintojen kautta ja muut tiimit voivat jatkaa työskentelyä omissa työkaluissaan. Kaikki tämä tehostaa monikielisen sisällön skaalaamista muuttamatta kuitenkaan tiimien toimintatapoja.

4. Lokalisoinnin epäyhdenmukaisuus

Tämä on yksi useimmin taka-alalle jäävistä haasteista. Monet tiimit lähestyvät rakenteista sisältöä julkaisun näkökulmasta keskittymällä uudelleenkäyttöön ja monikanavaiseen tuotantoon. Lokalisointi tulee usein kuvaan vasta myöhemmin.

Tässä on kuitenkin tapahtunut muutos. Monikieliset päivitykset tehdään nyt samanaikaisesti. Rakenteisesta sisällöstä on eniten hyötyä silloin, kun lokalisoinnin työnkulut ovat mukana alusta asti.

• Kun konnektorit automatisoivat tiedostonkäsittelyä.

• Kun käännösmuisti tukee uudelleenkäytettäviä komponentteja.

• Kun terminologiaa hallitaan keskitetysti.

Ilman tällaista koordinointia jopa selkeärakenteiset ympäristöt voivat kärsiä päällekkäisyyksistä ja manuaalisista toimista.

Rakenteinen sisältö ei yksin takaa tehokkuutta.

Sisältöarkkitehtuurin ja lokalisointiarkkitehtuurin on kehityttävä yhdessä.

Mikä on sisältömalli ja miksi se on tärkeä?

Sisältömalli määrittää, millaisia sisältötyyppejä on, mitä elementtejä ne sisältävät ja miten ne liittyvät toisiinsa.

Rakenteisissa ympäristöissä kirjoittajat luovat komponentteja tämän kehyksen sisällä. Tämä rajoite parantaa ennakoitavuutta, uudelleenkäyttöä ja monikanavaista julkaisemista ja selkeyttää käännösten segmentointia.

Sisältömalli luo rakenteen. Uudelleenkäyttö on se vaihe, jossa toimintaan kohdistuva vaikutus tulee näkyväksi.

Mitä sisällön uudelleenkäytöllä oikein tarkoitetaan?

Uudelleenkäyttö ei ole kopiointia ja liittämistä. Se tarkoittaa sitä, että yhtä hyväksyttyä komponenttia käytetään useissa eri käyttöoppaissa, formaateissa ja kielissä – sisältö päivitetään kerran ja julkaistaan kaikkialla.

Globaaleissa yrityksissä tämä vähentää sisällöntuotannon työmäärää, käännöskustannuksia, sääntelyyn liittyviä riskejä ja markkinoille pääsyyn kuluvaa aikaa.

Mitä eroa on eri sisältötyyppien lokalisoinnissa

Sisällön rakenne muokkaa lokalisoinnin työnkulkuja.

Jäsentämättömissä ympäristöissä lokalisointi on yleensä tiedostokohtaista ja vaatii merkittäviä määriä manuaalista muotoilua ja asettelua. Tästä käytetään myös termiä taitto (DTP, desktop publishing), jossa käännettyä sisältöä muokataan manuaalisesti vastaamaan alkuperäistä ulkoasua ja muotoilua, mikä joudutaan usein toistamaan päivitysten yhteydessä.

Puolirakenteisissa järjestelmissä voi olla jonkin verran automaatiota, mutta epäyhtenäisyyttä ja manuaalisen työn tarvetta on yhä.

Täysin rakenteisissa ympäristöissä komponenttitason segmentointi parantaa käännösmuistien hyödyntämistä ja vähentää päällekkäisyyksiä, kunhan lokalisointi on otettu mukaan jo prosessin alkuvaiheessa.

Rakenne lisää tehokkuutta, mutta integraatio ratkaisee, toteutuuko tehokkuus käytännössä.

Lokalisoinnin optimointi ei vaadi täydellistä rakenteisuutta

Useimmat yritykset käyttävät monia erilaisia ratkaisuja: vanhoja PDF-asiakirjoja, puolirakenteisia CMS-sisältöjä ja täysin rakenteisia XML- tai DITA-järjestelmiä. Tehokkaiden lokalisointistrategioiden on tuettava kaikkia kolmea tyyppiä.

Me LanguageWirella teemme yhteistyötä teknisten dokumentointitiimien kanssa kaikissa sisältöformaateissa ja ympäristöissä – taittopainotteisista työnkuluista XML-pohjaiseen rakenteiseen sisältöön – ja luomme yhteyksiä asiakkaidemme käyttämiin työkaluihin ja järjestelmiin, joita ovat esimerkiksi Paligo, Git, MadCap IXIA, Adobe Experience Manager ja Zendesk Knowledge.

Tavoitteena ei ole pakottaa organisaatioita nopeaan rakennemuutokseen.

Sen sijaan tavoitteena on varmistaa, että dokumentaatio (oli se sitten rakenteista, puolirakenteista tai jäsentämätöntä) on skaalautuvaa, johdonmukaista ja lokalisointivalmista. Optimointi ei nimittäin vaadi täydellisyyttä.

Rakenteinen sisältö ei ehkä vielä ole normi, mutta skaalautuvan lokalisoinnin pitäisi olla

Rakenteinen sisällöntuotanto jatkaa kasvuaan. Tekoälyvalmis dokumentaatio nopeuttaa käyttöönottoa ja konnektorit ja integraatiot vähentävät kitkaa, mutta muutos vaatii silti aikaa. Sillä välillä dokumentointitiimien on yhä tuotettava tuloksia – useiden tuotteiden, formaattien ja kielten yhdistelmillä.

Oli käytössä sitten täysin rakenteinen tai vanha järjestelmä, yksi asia on varma: globaalin dokumentaation on oltava skaalautuvaa.

Skaalautuvuus taas riippuu yhtä paljon työnkulun integraatioista kuin sisällön rakenteista.

Jos olet arvioimassa organisaatiosi teknisen dokumentaation ratkaisuja, olivat ne sitten rakenteisia tai eivät, autamme mielellämme.