Derfor er struktureret content stadig ikke normen for virksomhedsdokumentation

Resumé:

Struktureret content åbner attraktive muligheder for genbrug, skalerbarhed og effektiv lokalisering. Alligevel benytter de fleste virksomheder stadig ustrukturerede eller semistrukturerede setups. Barriererne er sjældent tekniske, men derimod organisatoriske, f.eks. forældede værktøjer, kompartmentaliserede workflows og en forestilling om, at det er for kompliceret at indføre. Så snart lokalisering bliver en del af workflowet, forstærkes effekterne af jeres contentstruktur. Muligheden for skalerbar dokumentation opstår, når contentarkitektur og lokaliseringsprocesser passer sammen.

Presset på de teams, der arbejder med teknisk og lovpligtig dokumentation, er større end nogensinde.

Tekstforfattere forventes at kunne håndtere kortere udgivelsescyklusser, større produktvariation og flere outputformater, alt imens de skal opretholde ensartethed, sikre nøjagtighed og efterleve myndighedskrav. Samtidig forsøger teams at reducere mængden af manuelle opgaver, eliminere repetitive opdateringer og strømline stadig mere komplekse korrekturworkflows.

Lokalisering tilføjer endnu et lag af kompleksitet.

I mange organisationer håndteres oversættelsesarbejdet adskilt fra dokumentationsteamet og påbegyndes først, når kildematerialet er blevet godkendt. Når kildeteksten er færdig, sendes filerne til en lokal afdeling, et internt team eller en ekstern leverandør. Ændringer registreres gennem e-mailkorrespondancer og regneark. For dokumentationsteams har lokaliseringsarbejdet stort set været usynligt.

Den model er under forandring.

Nu udgives globalt indhold på samme tid. Produktlanceringer sker parallelt på flere markeder. Opdateringer skal publiceres simultant på alle sprog. Oversættelse er ikke længere det sidste trin – det er integreret i dokumentationens livscyklus.

Men den måde, content er eller ikke er struktureret på, har direkte indflydelse på, hvor let hele denne proces er at håndtere.

Estimater fra branchen tyder på, at op til 90 % af alle virksomhedsdata er ustrukturerede. Det tal omfatter alle virksomhedsdata, ikke kun teknisk dokumentation. Men det påpeger noget vigtigt: Ustruktureret content er stadig standarden.

Og det rejser et kritisk spørgsmål for teams, der arbejder med dokumentation i virksomheder: Hvis struktureret content åbner mulighed for genbrug, skalerbarhed, brugen af AI og mere effektiv lokalisering, hvorfor er det så ikke blevet normen?

Hvad er forskellen på struktureret, semistruktureret og ustruktureret content?

For at forstå, hvorfor brugen af struktureret content er så begrænset, er vi nødt til først at se på, hvordan forskellige contentsetups fungerer i praksis, og hvordan de påvirker skalerbarhed og lokalisering.

Ustruktureret content

Ustruktureret content udarbejdes uden en fastlagt contentmodel og obligatoriske strukturelle regler. Det eksisterer typisk som dokumenter uden et fast format (Word-filer, PDF-dokumenter, statiske websider eller andre medier), hvor formatering styrer udseendet, men ikke betydningen.

En overskrift ligner måske nok en overskrift, men systemet genkender den ikke som en særlig contenttype, f.eks. en opgave, en advarsel eller en definition. Content skrives som dokumenter, ikke som komponenter.

Konsekvensen er, at:

• genbrug foregår manuelt

• opdateringer er repetitive

• lokalisering typisk er filbaseret

• muligheden for automatisering er begrænset.

I modsætning til strukturerede data kan ustruktureret content ikke organiseres i pæne rækker og kolonner, og det gør det sværere at skalere, analysere og automatisere systematisk.

Struktureret content

Struktureret content (som også kaldes komponentindhold) er organiseret ud fra på forhånd definerede regler. I stedet for at skrive ét langt dokument skaber tekstforfatterne komponenter, der kan genbruges (opgaver, koncepter, referencer, advarsler), ud fra en fastlagt struktur.

Disse regler, som ofte kaldes en indholdsmodel eller en informationsarkitektur, styrer, hvordan content udarbejdes og gemmes. Det afgørende er, at betydningen er adskilt fra præsentationen i struktureret content. Tags bestemmer, hvad der er hvad – layout og design håndteres hver for sig.

Denne adskillelse gør content nemmere at genbruge, opdatere, offentliggøre på tværs af kanaler og lokalisere på en ensartet måde.

Som eksempler kan nævnes XML, DITA, komponentbaserede CMS-platforme og emnebaserede tekstforfatningsværktøjer som Paligo.

Et praktisk eksempel

Lad os se på en simpel sikkerhedsanvisning.

• Ustruktureret (Word/PDF)
  
  Advarsel: Må ikke anvendes ved temperaturer over 50 °C.

  Hvis temperaturgrænsen ændres til 55 °C:

  • Samtlige dokumenter skal findes frem og opdateres

  • Hver til skal sendes til oversættelse en gang til

  • Oversættere gennemgår hele segmentet igen

  • Der opstår risiko for inkonsekvente opdateringer

  • Der kan være behov for tilpasning af layoutet på de forskellige sprog.

  Selv om der kun ændres én værdi, skal hele sætningen gennem hele workflowet forfra.

• Struktureret (XML/DITA)

  Må ikke anvendes ved temperaturer over 50°C.

  
  
  

  Hvis værdien ændres:

  • Opdateringen foretages centralt

  • Samtlige output bliver automatisk opdateret

  • Størstedelen af sætningen findes i oversættelseshukommelsen

  • Kun det ændrede element kræver korrektur

  • Intet behov for manuelt at følge op over for hver enkelt forekomst.

  • Hjælpetekster på nettet, i PDF-filer og i selve produktet trækker alle på samme kilde.

  Det kan virke som en mindre detalje i processen. Men på virksomhedsplan, hvor der håndteres hundredvis af dokumenter og mange sprog, er forskellen betydelig.
  
  
  
  Strukturen af det pågældende content påvirker direkte, hvor meget manuelt arbejde teamet skal håndtere.
  
  

• Semistruktureret content
  
  Mellem helt ustruktureret og fuldt struktureret content finder vi kategorien semistruktureret content.
  
  

  Den benytter visse regler eller skabeloner, men uden en formel indholdsmodel, som præcist definerer typer af og relationer mellem content.

  Det kan omfatte CMS- eller CCMS-skabeloner med prædefinerede felter, Markdown-dokumentation, strukturerede Word-skabeloner og modulære blokke af web-content.

  Der er en vis grad af styring og ensartethed. Men betydning og præsentation er ikke helt adskilt, og content gemmes ikke altid som helt uafhængige komponenter, der er nemme at genbruge.
  
  

  Genbrug er muligt, men i begrænset omfang. Automatisering forekommer, men kun delvist. Lokalisering kan strømlines, men ikke fuldt ud integreres.
  
  

  Denne gråzone er virkeligheden i mange virksomheder.

Hvis struktureret content er så effektivt, hvorfor er der så stadig mange virksomheder, som undgår det?

Fordelene er tydelige, og casen for skalerbarhed er stærk – men alligevel er udbredelsen begrænset. Årsagerne er sjældent tekniske. De er organisatoriske.

1. Forældede værktøjer

Mange dokumentationsteams bruger de værktøjer, de nu engang har. Det kan være Google Docs i mindre organisationer eller et indgroet Microsoft Office-økosystem i større virksomheder. I begge tilfælde kan mentaliteten være den samme: Vi klarer os med det, vi har.

Det er ikke nok bare at installere specialiseret software til struktureret tekstforfatning. Der skal være en business case, interessenterne skal være om bord, og der er behov for oplæring, nye regler og ændrede workflows. Det er ikke en mindre opgradering. Det er en omlægning af driften.

For teams, som allerede er presset af udgivningscyklusser og de krav, der er forbundet med at håndtere flere sprog, kan det føles som en omvæltning. Selv om der er klare fordele på lang sigt, er den kortsigtede belastning reel. Derfor ender man med at beholde det eksisterende setup.

Arbejder I med printproduktion, PDF-filer eller andre ældre formater?

2. Forestillingen om en kompliceret omstilling

Det kræver ofte et ret teknisk sprog at kommunikere og lære om struktureret content: XML-skemaer, DITA-specialisering, styring af metadata og omstrukturering af informationsarkitekturer.

Det kan sagtens være håndterbart for erfarne dokumentationsteams. Men for mindre teams, eller hvis dokumentation overlapper med marketing eller support, kan det opleves som overvældende.

Ikke alle organisationer har en særskilt funktion til at udarbejde tekniske og lovpligtige tekster. I nogle virksomheder er dokumentationsopgaven fordelt over flere roller. Set i det lys kan ny terminologi og nye workflows øge friktionen snarere end at reducere den.

Struktureret tekstforfatning forenkler i mange tilfælde driften på lang sigt. Men på den korte bane medfører det ændringer, og ændringer kræver tillid, modenhed og investeringer.

Uden klar styring bliver forestillingen om den nye løsnings kompleksitet en reel hindring.

Har I brug for vejledning om, hvordan I kan forenkle og skalere jeres dokumentationsworkflows, uanset hvordan jeres nuværende setup ser ud? Vi hjælper jer med at finde den rette løsning til jeres organisation.

3. Siloer i organisationen

Struktureret content påvirker ikke kun ét team. Det overlapper med produktudvikling, IT, web, marketing og lokalisering. Beslutninger om indholdsmodeller påvirker publiceringsworkflows, integrationer og oversættelsesprocesser.

Når disse funktioner eksisterer i siloer, bliver ejerskabet diffust.

• Hvem definerer modellen?

• Hvem vedligeholder den?

• Hvem finansierer værktøjerne?

• Hvem koordinerer lokaliseringen?

Uden fælles styring går initiativerne i stå. Ambitionsniveauet kan sagtens være højt, men hvis der mangler alignment på tværs af funktioner, bliver implementeringen fragmenteret.

Integrationer og API'er sætter hver enkelt afdeling i stand til at tilknytte lokalisering i deres eget miljø og integrere det direkte i eksisterende systemer og workflows. Marketingteams kan lokalisere content via deres CMS, udviklere kan automatisere workflows ved hjælp af API'er, og andre teams kan fortsætte med at arbejde i deres egne værktøjer – alt sammen uden at ændre deres rutiner, men med alle fordelene ved effektiv skalering af content på flere sprog.

4. Manglende koordinering af lokalisering

Det er en af de mest oversete udfordringer. Mange teams betragter struktureret content fra et publiceringsperspektiv ved at fokusere på genbrug og output til flere kanaler. Nogle gange inddrages lokalisering først sent i overvejelserne.

Men det er ved at ændre sig. Nu foretages opdateringer af flere sprog sideløbende med hinanden. Struktureret content giver størst værdi, når lokaliseringsworkflows integreres fra starten.

• Når connectorer automatiserer filhåndtering.

• Når oversættelseshukommelserne er indrettet til komponenter, der kan genbruges.

• Når terminologien styres centralt.

Uden den koordinering kan selv velstrukturerede miljøer lide under dobbeltarbejde og behovet for manuel indgriben.

Struktureret content alene er ingen garanti for effektivitet.

Contentarkitektur og lokaliseringsarkitektur er nødt til at udvikle sig sideløbende.

Hvad er indholdsmodeller, og hvorfor er de vigtige?

En indholdsmodel definerer de typer af content, der findes, hvilke elementer de indeholder, og relationerne mellem dem.

I strukturerede miljøer skaber tekstforfattere komponenter inden for disse rammer. Den begrænsning afføder forudsigelighed, genbrug, mulighed for publicering ad flere kanaler og klarere segmentering af oversættelserne.

Indholdsmodellen sørger for strukturen. Det er gennem genbrug af content, at den driftsmæssige fordel bliver synlig.

Hvad mener vi i virkeligheden, når vi taler om genbrug af content?

Genbrug er ikke det samme som at kopiere og indsætte. Det betyder, at en godkendt komponent kan bruges til mange manualer, i mange formater og på mange sprog – at den kan opdateres en enkelt gang og publiceres overalt.

For globale virksomheder reducerer det arbejdsbyrden til tekstforfatning, udgifterne til oversættelse, de regulatoriske risici og time to market.

Lokalisering skal tilpasses afhængig af contenttype

Strukturen af jeres content former jeres lokaliseringsworkflows.

I ustrukturerede miljøer er lokalisering typisk filbaseret, og formatering og layout kræver en betydelig arbejdsindsats. Det kaldes desktop publishing og indebærer, at det oversatte content skal bearbejdes manuelt for at få layout og formatering til at passe, hvilket ofte kræver gentagne opdateringer.

I semistrukturerede systemer er der visse muligheder for automatisering, men uoverensstemmelser og manuel bearbejdning kan ofte ikke helt undgås.

I fuldt strukturerede miljøer forbedrer segmentering på komponentniveau udbyttet af at bruge en oversættelseshukommelse og reducerer dobbeltarbejde, forudsat at lokalisering er integreret fra starten.

Struktur forstærker effektiviteten. Men det er integration, der afgør, om effektiviteten bliver realiseret.

I behøver ikke at være fuldt struktureret for at kunne optimere lokaliseringsarbejdet.

De fleste virksomheder anvender et broget udvalg af gamle PDF'er, semistruktureret CMS-content og fuldt strukturerede XML- eller DITA-systemer. En effektiv lokaliseringsstrategi skal understøtte alle tre.

Her hos LanguageWire samarbejder vi med teams, der har ansvaret for teknisk dokumentation i alle contentformater og miljøer — fra DTP-tunge workflows til XML-baseret struktureret content — og er forbundet til de værktøjer og systemer, de bruger, herunder Paligo, Git, MadCap IXIA, Adobe Experience Manager og Zendesk Knowledge.

Målet er ikke at gennemtvinge en strukturel omlægning fra den ene dag til den anden.

Det er at sikre, at jeres dokumentation (struktureret, semistruktureret eller ustruktureret) er skalerbar, konsekvent og klar til lokalisering. Fordi optimering ikke forudsætter perfektion.

Struktureret content er måske ikke normen endnu, men det burde skalerbar lokalisering være

Brugen af struktureret tekstforfatning fortsætter med at vokse. Udbredelsen af dokumentation, der er forberedt for AI, går hurtigere og hurtigere, og connectorer og integrationer letter processerne, men sådan en omstilling tager tid. Og i mellemtiden skal dokumentationsteams stadig producere – på tværs af produkter, formater og sprog.

Uanset om I arbejder fuldt struktureret eller anvender ældre systemer, står én ting klart: Global dokumentation skal skaleres.

Og skalerbarhed afhænger lige så meget af integrationen af workflows som af strukturen af content.

Hvis I er ved at genoverveje jeres setup for teknisk dokumentation, struktureret eller ej, er vi klar til at hjælpe.