Monet yritykset haluavat laajentaa toimintaansa uusien kohderyhmien pariin ja viestiä yli alue- ja kielirajojen.
Otetaanpa esimerkiksi 500 työntekijän yritys, joka toimii 40 eri markkina-alueella ja tuottaa monenlaista sisältöä aina lakisääteisistä asiakirjoista markkinointimateriaaliin. Kuinka tämä yritys saa kaiken sisältönsä kaikkien kohderyhmien saataville oikealla kielellä?
Kuinka se voi huolehtia siitä, että kaikissa aineistoissa käytetään johdonmukaisesti oikeita termejä?
Kuinka se voi hallinnoida erikielisiä taittoversioita esimerkiksi esitteistä ja pakkauksista?
Kuinka se voi varmistaa, että säänneltyjen tekstien käännökset ovat vaatimusten mukaisia?
Kuinka se voi mukauttaa monikielisen viestinnän laajuutta tarpeidensa mukaan ilman kalliita hallinnointikustannuksia?
Näissä haasteissa auttaa käännöstenhallintajärjestelmä.
Mikä on käännöstenhallintajärjestelmä?
Käännöstenhallintajärjestelmä (Translation Management System, TMS) on lokalisointitoiminnan keskitetty hallintakeskus.
Se on ympäristö, jossa tiimit hallinnoivat, seuraavat ja tilaavat monikielisen viestinnän projekteja ja niihin liittyviä palveluja. Järjestelmän kautta aukeaa myös yhteys kieliasiantuntijaverkostoon, joka toteuttaa näitä projekteja ja palveluja.
Käännöstenhallintajärjestelmän avulla voi onnistua esimerkiksi:
Palvelutilaukset, esimerkiksi luovat käännökset, konekäännökset, taiton tarkistus ja validointi
Käännösten tilaaminen ja paikalleen vieminen poistumatta omasta CMS-, PIM- tai DAM-järjestelmästäsi
Käännösprojektien hallinnoinnin ulkoistaminen projektipäälliköille
Yhteistyö ammattikääntäjien kanssa – joko ulkoistamalla projektinhallinta kokonaan tai pitämällä langat oman käännös- tai validointitiimisi käsissä
Mahdollisuus hyödyntää lokalisointiteknologiaa, kuten tekoälydubbausta tai käännösmuisteja, sekä älykkäitä toimintoja, kuten tekoälypohjaista laadunarviointia tai AI-editointia
Kuinka käännöstenhallintajärjestelmä toimii?
Käännöstenhallintajärjestelmä mukautuu erilaisiin prosesseihin ja tarpeisiin. Useimmat LanguageWiren asiakkaat käyttävät täyden palvelun ratkaisuamme, jossa asiakkaan ei aloitusvaiheen jälkeen tarvitse huolehtia projektinhallinnasta millään lailla. Järjestelmän kautta asiakas saa käyttöönsä lokalisoinnin työkaluja sekä yhteyden kieliammattilaisiin, joiden avulla materiaalit lokalisoituvat kuin itsestään ja saapuvat perille suoraan haluttuun paikkaan.
Asiakkaan tarvitsee huolehtia vain toimeksiantojen tekemisestä ja taustatietojen antamisesta. Tämä ratkaisu sopii erityisesti yrityksille, joissa on useita itsenäisesti toimivia tiimejä; näin asiakkaan ei tarvitse käyttää omia resurssejaan monikielisen viestinnän koordinointiin.
Näin prosessi etenee käännöstenhallintajärjestelmässä:
Tilaa käännöspalvelu, esimerkiksi verkkosivun tai asiakirjan käännös, tekstitys, voiceover, oikoluku, konekäännös tai luova käännös.
Lataa lähdetiedostot järjestelmään, valitse tarvittavat kielet ja anna määräaika.
Odota. Projektipäällikkö etsii tehtävään sopivimmat ammattilaiset.
Määräaikaan mennessä saat tiedostosi lokalisoituina takaisin.
Käytännön esimerkki
Tarkastellaanpa oikean elämän esimerkkiä: kuinka käännöstenhallintajärjestelmä toimisi autonvalmistajan tuotetiimin käytössä.
Kuvitellaan, että tiimi tarvitsee kieliversioita tuote-esitteestä.
Jos käytössä ei olisi käännöstenhallintajärjestelmää, tiimin tulisi ottaa yhteys käännöstoimistoon tai freelancer-kääntäjään ja hallinnoida prosessin kulkua alusta loppuun. Käännöksen saatuaan tiimi joutuisi käymään sen tarkasti läpi varmistaakseen, että teksti on laadukasta ja brändin mukaista ja sopii esitteen taittoon.
Käännöstenhallintajärjestelmää käyttävä tiimi sen sijaan voi vain ladata esitteestä esimerkiksi InDesign-tiedoston järjestelmään, valita kielet, antaa määräajan ja odottaa kieliversioiden valmistumista.
Projektipäällikkö etsii tehtävään sopivimmat ammattilaiset. He kääntävät ja tarkistavat esitteen tekstin ja viimeistelevät myös taiton.
Siinä kaikki.
Tuotetiimin ei tarvitse koordinoida mitään. Lopputulos on silti kokonaan heidän hallinnassaan. Käännöstenhallintajärjestelmällä tiimi voi:
määrittää käännöksen laatutason, joka sopii budjettiin ja määräaikaan
seurata prosessin etenemistä
hyödyntää paikallisia arvioijia käännetyn sisällön validointiin sekä brändinmukaisuuden ja laadun varmistamiseen ennen projektin lopullista toimitusta
Lisäksi asiakas voi ottaa käyttöön termikannan ja käännösmuistit, jotka auttavat käännösten laadun parantamisessa.
Termikanta on yrityksen tai toimialan erikoissanasto, joka auttaa kääntäjiä käyttämään oikeita termejä. Tämä on erityisen tärkeää säännellyssä sisällössä mutta myös kaikilla erikoisaloilla, joilla sanavalinnat voivat vaikuttaa luettavuuden lisäksi lainmukaisuuteen.
Käännösmuisti säilyttää aiemmin hyväksytyt käännökset, jotta niitä voidaan hyödyntää tulevissakin toimeksiannoissa.
Käännösmuisti karttuu jokaisen uuden projektin myötä, joten käännösten laatu paranee. Aiempien käännösten hyödyntäminen alentaa myös hintaa.
Mitä käännöstenhallintajärjestelmään kuuluu?
Edellä on kerrottu, kuinka käännöstenhallintajärjestelmää käytetään ja mitä palveluja sen avulla voi tilata. Mitä kaikkea käännöstenhallintajärjestelmään sitten kuuluu?
Sisältö vaihtelee eri järjestelmissä. Lue alta, mitä LanguageWire TMS -järjestelmä pitää sisällään.
TMS on perusta: infrastruktuuri ja verkosto
Käännöstenhallintajärjestelmä on kaiken kulmakivi. Se sisältää käännöstenhallintajärjestelmän infrastruktuurin eli projektipäälliköt, ohjausnäkymät sekä asiantuntijaverkostot.
Peruspilareina palvelut, yhteydet ja teknologiat
TMS-perustan päälle voidaan koota haluttu yhdistelmä palveluja ja teknologioita.
Palvelut: käännös, transcreation, taitto ja julkaisu yms.
Konnektorit, joiden avulla TMS-järjestelmään voidaan liittää yrityksen CMS-, CCMS-, CRM- tai PIM-järjestelmä, esimerkiksi Umbraco tai Drupal
Teknologiat, kuten AI-dubbaus, konekäännös ja tekoälypohjainen laadunvarmistus
Kolme avainta käännöstenhallintajärjestelmän kustannustehokkuuteen
Pienet yleiskustannukset
Sekä omat asiakkaamme että muut toimijat kertovat samaa: yhden käännöstenhallintajärjestelmän eli yhden palveluntarjoajan käyttö useiden eri tahojen sijaan on tehokkain säästökohde.
Yhden palveluntarjoajan kanssa toimiminen vie huomattavasti vähemmän asiakkaan omia henkilöresursseja, kun ohjeistuksista tai sopimuksista ei tarvitse huolehtia aina erikseen ja käännökset pysyvät yhdenmukaisina kaikissa töissä. Käännöstenhallintajärjestelmän kautta asiakas saa käyttöönsä kokonaisen kieliammattilaisten verkoston luomatta kuitenkaan muodollista yhteistyösuhdetta jokaiseen yksittäiseen toimijaan.
Helposti yhdenmukaista
Toinen käännöstenhallintajärjestelmän tuoma etu on yhdenmukaisuus. Jos työskentelet useiden eri tiimien kanssa, jotka eivät puolestaan keskustele keskenään, lopputulos ei todennäköisesti ole yhdenmukainen. Esimerkiksi ajantasaisten termien jakaminen kaikille niitä tarvitseville voi olla hankalaa ja aikaavievää. Yhden käännöstenhallintajärjestelmän kautta kaikki verkostoon kuuluvat asiantuntijat saavat käyttöönsä samat tiedot: termikannat, käännösmuistit, brändioppaat ja ohjeistukset.
Tehokkaasti mukautuva
Yrityksen kasvaessa erillisten käännöstoimistojen ja kääntäjien toiminnan koordinointi käy koko ajan hankalammaksi ja kalliimmaksi. Käännöstenhallintajärjestelmä mukautuu toiminnan laajentumiseen tai supistumiseen joustavasti ilman monimutkaisia järjestelyjä.
Yhteenveto
Käännöstenhallintajärjestelmä on ekosysteemi, jossa voit hallinnoida käännöstöitä suuressakin mittakaavassa. Olipa tarpeena sitten tekstitys, transcreation tai perinteinen käännös, sen voi tilata kätevästi käännöstenhallintajärjestelmästä. Järjestelmän avulla voit kouluttaa tekoälyä tai kieliasiantuntijoita käyttämään haluamaasi sanastoa, tyyliä ja sävyä. Ja kun yhdistät käännöstenhallintajärjestelmän yrityksesi omiin järjestelmiin, tieto kulkee vaivattomasti aina oikeaan paikkaan.
