Warum strukturierter Content in Unternehmensdokumentation immer noch nicht die Norm ist

Zusammenfassung:

Strukturierter Content verspricht Wiederverwendbarkeit, Skalierbarkeit und Effizienz bei der Lokalisierung; dennoch setzen die meisten Unternehmen nach wie vor auf unstrukturierte oder halbstrukturierte Lösungen. Die Hindernisse sind selten technischer, sondern eher organisatorischer Natur: veraltete Tools, die wahrgenommene Komplexität und isolierte Workflows. Sobald die Lokalisierung in den Workflow integriert wird, verstärkt sich der Einfluss Ihrer Content-Struktur. Die Abstimmung der Content-Architektur auf die Lokalisierungsprozesse ist die Voraussetzung für eine skalierbare Dokumentation.

Teams, die für technische und regulatorische Dokumentation zuständig sind, stehen heute unter größerem Druck als je zuvor.

Von den Autor:innen wird erwartet, dass sie schnellere Release-Zyklen, eine größere Anzahl an Produktvarianten und mehr Ausgabeformate unterstützen – und dabei stets auf Konsistenz, Genauigkeit und Compliance achten. Gleichzeitig versuchen die Teams den manuellen Aufwand zu reduzieren, sich wiederholende Updates zu vermeiden und die immer komplexer werdenden Überprüfungsabläufe zu optimieren.

Die Lokalisierung sorgt dabei für zusätzliche Komplexität.

In vielen Unternehmen erfolgt die Übersetzung unabhängig vom Dokumentationsteam und wird erst in Angriff genommen, nachdem das Originalmaterial freigegeben wurde. Sobald die Quelle fertiggestellt ist, können die Dateien an eine Regionalniederlassung, ein internes Team oder einen externen Dienstleister gesendet werden. Änderungen werden per E-Mail und Excel-Tabellen nachverfolgt. Für Dokumentationsteams war die Lokalisierung bislang weitgehend unsichtbar.

Dieses Modell verändert sich.

Weltweite Releases finden nun zeitgleich statt. Produkte werden gleichzeitig in mehreren Märkten eingeführt. Aktualisierungen müssen in allen Sprachen gleichzeitig veröffentlicht werden. Die Übersetzung ist nicht mehr nur ein letzter Schritt, sondern fest in den Dokumentationszyklus eingebunden.

Und doch hat die Art und Weise, wie Content strukturiert ist – oder eben nicht –, direkten Einfluss darauf, wie gut sich das Ganze managen lässt.

Industry estimates suggest that up to 90% of enterprise data is unstructured. Diese Zahl bezieht sich zwar auf alle Unternehmensdaten und nicht speziell auf technische Dokumentation. Aber sie verdeutlicht etwas Wichtiges: Unstrukturierter Content ist immer noch Standard.

Dies wirft für Dokumentationsteams in Unternehmen eine entscheidende Frage auf: Wenn strukturierter Content Wiederverwendbarkeit, Skalierbarkeit, KI-Tauglichkeit und eine effiziente Lokalisierung ermöglicht – warum ist er dann nicht zur Norm geworden?

Strukturierter vs. unstrukturierter vs. halbstrukturierter Content: Was ist der Unterschied?

Um zu verstehen, warum die Verbreitung nach wie vor begrenzt ist, müssen wir uns zunächst ansehen, wie die verschiedene Content-Konfigurationen in der Praxis funktionieren und wie sie sich auf Skalierbarkeit und Lokalisierung auswirken.

Unstrukturierter Content

Unstrukturierter Content entsteht ohne definiertes Content-Modell oder festgelegte strukturelle Regeln. In der Regel handelt es sich dabei um frei formatierte Dokumente (Word-Dateien, PDFs, statische Webseiten oder andere Medien), bei denen die Formatierung zwar das Erscheinungsbild, nicht aber die Bedeutung bestimmt.

Eine Überschrift mag zwar wie eine Überschrift aussehen, doch das System erkennt sie nicht als bestimmten Content-Typ wie beispielsweise eine Aufgabe, eine Warnung oder eine Definition. Content wird eher in Form von Dokumenten als in Form von Komponenten verfasst.

Das Ergebnis:

• Die Wiederverwendung erfolgt manuell

• Die Updates wiederholen sich

• Die Lokalisierung erfolgt in der Regel auf Dateibasis

• Die Automatisierung ist begrenzt

Im Gegensatz zu strukturierten Daten lässt sich unstrukturierter Content nicht übersichtlich in Zeilen und Spalten ordnen, was eine einheitliche Skalierung, Analyse und Automatisierung erschwert.

Strukturierter Content

Strukturierter Content (manchmal auch als Komponenten-Content bezeichnet) ist nach vordefinierten Regeln organisiert. Anstatt ein einziges langes Dokument zu verfassen, erstellen die Autor:innen wiederverwendbare Komponenten (Aufgaben, Konzepte, Verweise, Warnhinweise), die einer festgelegten Struktur folgen.

Diese Regeln, die oft als Content-Modell oder Informationsarchitektur bezeichnet werden, legen fest, wie Content erstellt und gespeichert wird. Entscheidend ist, dass strukturierter Content Bedeutung und Darstellung voneinander trennt. Tags definieren, was etwas ist; Layout und Design werden separat behandelt.

Durch diese Trennung lässt sich der Content leichter wiederverwenden, aktualisieren, kanalübergreifend veröffentlichen und einheitlich lokalisieren.

Beispiele hierfür sind XML, DITA, komponentenbasierte CMS-Plattformen und themenbasierte Autorenwerkzeuge wie Paligo.

Ein Beispiel aus der Praxis

Betrachten wir eine einfache Sicherheitsanweisung.

• Unstrukturiert (Word/PDF)
  
  Warnung: Nicht bei Temperaturen über 50 °C betreiben.

  Wenn sich der Temperaturgrenzwert auf 55 °C ändert:

  • Jedes Dokument muss ausfindig gemacht und aktualisiert werden

  • Jede Datei muss erneut zur Übersetzung eingereicht werden

  • Die Übersetzer:innen überprüfen das gesamte Segment erneut

  • Es besteht das Risiko inkonsistenter Aktualisierungen

  • In jeder Sprache sind möglicherweise Anpassungen am Layout erforderlich

  Auch wenn sich nur ein Wert geändert hat, durchläuft der gesamte Satz den Workflow erneut.

• Strukturiert (XML/DITA)

  Nicht über ... betreiben 50°C.

  
  
  

  Wenn sich der Wert ändert:

  • Die Aktualisierung erfolgt zentral

  • Jede Ausgabe wird automatisch aktualisiert

  • Das Translation Memory liefert Treffer für den größten Teil des Satzes

  • Nur das geänderte Element muss überprüft werden

  • Es ist nicht nötig, jedes einzelne Vorkommen manuell nachzuverfolgen

  • Die Hilfe im Web, als PDF und direkt im Produkt stützt sich auf dieselbe Quelle.

  Das mag wie ein kleines operatives Detail erscheinen. Auf Unternehmensebene jedoch, bei Hunderten von Dokumenten und Sprachen, ist der Unterschied erheblich.
  
  
  
  Die Struktur Ihres Contents hat direkten Einfluss darauf, wie viel manuellen Aufwand Ihr Team betreiben muss.
  
  

• Halbstrukturierter Content
  
  Zwischen vollständig unstrukturiertem und vollständig strukturiertem Content gibt es noch halbstrukturierten Content.
  
  

  Hier gibt es zwar einige Regeln oder Vorlagen, jedoch kein formales Content-Modell, das Content-Typen und Beziehungen streng definiert.

  Dazu können CMS- oder CCMS-Vorlagen mit vordefinierten Feldern, Markdown-Dokumentationen, strukturierte Word-Vorlagen oder modulare Web-Contentblöcke gehören.

  Es gibt gewisse Regeln und eine gewisse Einheitlichkeit. Bedeutung und Darstellung sind jedoch nicht vollständig voneinander getrennt, und Content wird nicht immer als wirklich unabhängige, wiederverwendbare Komponente gespeichert.
  
  

  Eine Wiederverwendung ist möglich, jedoch nur in begrenztem Umfang. Es gibt zwar Automatisierung, aber nur teilweise. Die Lokalisierung kann zwar optimiert, aber nicht vollständig integriert werden.
  
  

  Für viele Unternehmen entspricht dieser Mittelweg der Realität.

Wenn strukturierter Content so leistungsstark ist, warum scheuen ihn dann immer noch so viele Unternehmen?

Die Vorteile liegen auf der Hand, die Skalierbarkeit ist überzeugend, und dennoch ist die Verbreitung nach wie vor begrenzt. Die Gründe sind selten technischer Natur: Sie liegen im organisatorischen Bereich.

1. Veraltete Tools

Viele Dokumentationsteams nutzen die Tools, über die sie bereits verfügen. Das kann in kleineren Unternehmen Google Docs sein oder in größeren Unternehmen ein seit langem etabliertes Microsoft-Office-Ökosystem. In beiden Fällen kann die Einstellung ähnlich sein: Man muss mit dem auskommen, was man hat.

Spezialisierte Software für strukturiertes Schreiben erfordert mehr als nur die Installation. Es erfordert einen Business Case, die Abstimmung mit den Beteiligten, Schulungen, neue Governance-Regeln und neu gestaltete Workflows. Dies ist nicht nur ein kleines Upgrade. Es ist ein Paradigmenwechsel.

Für Teams, die bereits durch Release-Zyklen und mehrsprachige Anforderungen ausgelastet sind, kann eine Umstellung als störend empfunden werden. Auch wenn die langfristigen Vorteile auf der Hand liegen, ist die kurzfristige Belastung jedoch groß. Daher bleibt die bisherige Struktur oft bestehen.

Arbeiten Sie mit Druckvorlagen, PDFs oder anderen älteren Formaten?

2. Wahrgenommene Komplexität

Strukturierter Content wird oft mit Fachbegriffen eingeführt: XML-Schemas, DITA-Spezialisierung, Metadaten-Governance, Neugestaltung der Informationsarchitektur.

Für erfahrene Dokumentationsteams mag dies machbar erscheinen. Für kleinere Teams oder in Fällen, in denen sich die Dokumentation mit den Aufgaben des Marketings oder des Supports überschneidet, kann dies schnell überwältigend wirken.

Nicht jedes Unternehmen verfügt über eine eigene Abteilung für technische und regulatorische Dokumentation. In manchen Unternehmen ist die Dokumentation auf verschiedene Rollen verteilt. In diesem Zusammenhang könnten neue Begriffe und Workflows eher für zusätzliche Reibungsverluste sorgen, anstatt diese zu verringern.

Strukturiertes Verfassen vereinfacht häufig langwierige Arbeitsabläufe. In der Anfangsphase bringt dies jedoch Veränderungen mit sich, und Veränderungen erfordern Vertrauen, Reife und Investitionen.

Ohne klare Anleitung wird die empfundene Komplexität zu einem echten Hindernis.

Benötigen Sie Unterstützung dabei, Ihre Dokumentations-Workflows zu vereinfachen und zu skalieren – unabhängig von Ihrem aktuellen Setup? Wir helfen Ihnen dabei, den richtigen Ansatz für Ihr Unternehmen zu finden.

3. Organisatorische Silos

Strukturierter Content betrifft mehr als nur ein Team. Es überschneidet sich mit den Bereichen Produktentwicklung, IT, Web, Marketing und Lokalisierung. Entscheidungen über Content-Modelle beeinflussen Veröffentlichungs-Workflows, Integrationen und Übersetzungsprozesse.

Wenn diese Funktionen in Silos arbeiten, wird die jeweilige Zuständigkeit unklar.

• Wer definiert das Modell?

• Wer pflegt es?

• Wer finanziert die Tools?

• Wer sorgt für die Abstimmung bei der Lokalisierung?

Ohne gemeinsame Entscheidungsfindung kommen Initiativen zum Stillstand. Es mag zwar Ambitionen geben, doch ohne abteilungsübergreifende Abstimmung bleibt die Umsetzung unzusammenhängend.

Dank Integrationen und APIs kann jede Abteilung die Lokalisierung in ihre eigene Umgebung einbinden und direkt in bestehende Systeme und Workflows integrieren. Marketingteams können Content aus ihrem CMS lokalisieren, Entwickler können Workflows über APIs automatisieren und andere Teams können weiterhin mit ihren eigenen Tools arbeiten – und das alles, ohne ihre Arbeitsweise zu ändern, während mehrsprachiger Content dennoch effizient skaliert wird.

4. Mangelnde Abstimmung bei der Lokalisierung

Dies ist eine der am häufigsten übersehenen Herausforderungen. Viele Teams betrachten strukturierten Content aus der Perspektive des Publizierens und legen den Schwerpunkt auf Wiederverwendung und Veröffentlichung über verschiedene Kanäle. Die Lokalisierung wird manchmal erst später in Betracht gezogen.

Doch das hat sich geändert. Mehrsprachige Aktualisierungen erfolgen nun zeitgleich. Strukturierter Content entfaltet seinen größten Nutzen, wenn Lokalisierungs-Workflows von Anfang an integriert werden.

• Wenn Connectoren die Dateiverwaltung automatisieren.

• Wenn das Translation Memory mit wiederverwendbaren Komponenten synchronisiert wird.

• Wenn die Terminologie zentral gesteuert wird.

Ohne diese Abstimmung kann es selbst in gut strukturierten Umgebungen zu Doppelarbeit und manuellen Eingriffen kommen.

Strukturierter Content allein garantiert noch keine Effizienz.

Die Content-Architektur und die Lokalisierungsarchitektur müssen sich gemeinsam weiterentwickeln.

Was ist ein Content-Modell und warum ist es wichtig?

Ein Content-Modell definiert, welche Content-Typen es gibt, welche Elemente sie enthalten und wie sie miteinander in Beziehung stehen.

In strukturierten Umgebungen erstellen Autor:innen Inhalte als Komponenten innerhalb dieses Frameworks. Diese Einschränkung sorgt für Vorhersehbarkeit, Wiederverwendbarkeit, die Veröffentlichung über mehrere Kanäle und eine übersichtlichere Segmentierung der Übersetzung.

Das Content-Modell liefert die Struktur. Bei der Wiederverwendung werden die operativen Auswirkungen deutlich.

Was verstehen wir eigentlich unter der Wiederverwendung von Content?

Wiederverwendung ist nicht dasselbe wie Kopieren und Einfügen. Das bedeutet, dass eine einzige genehmigte Komponente in mehreren Handbüchern, Formaten und Sprachen verwendet wird; sie wird einmal aktualisiert und überall veröffentlicht.

Für globale Unternehmen reduziert dies den Aufwand bei der Content-Erstellung, die Übersetzungskosten, die regulatorischen Risiken und Time-to-Market.

Wie sich die Lokalisierung je nach Content-Typ unterscheidet

Die Struktur Ihres Contents bestimmt Ihren Lokalisierungs-Workflow.

In unstrukturierten Umgebungen erfolgt die Lokalisierung in der Regel auf Dateibasis und erfordert einen erheblichen manuellen Aufwand für Formatierung und Layout. Dies wird als Desktop-Publishing bezeichnet, bei dem übersetzter Content manuell überarbeitet werden muss, um ihn an das Design und die Formatierung anzupassen, was oft mit wiederholten Aktualisierungen verbunden ist.

In halbstrukturierten Systemen ist eine gewisse Automatisierung möglich; dennoch kommt es häufig zu Unstimmigkeiten und manuellen Vorbereitungsschritten.

In vollständig strukturierten Umgebungen verbessert die Segmentierung auf Komponentenebene die Nutzung von Translation Memories und reduziert Doppelarbeit – vorausgesetzt, die Lokalisierung wird von Anfang an integriert.

Struktur steigert Effizienz. Aber die Integration entscheidet darüber, ob diese Effizienz tatsächlich zum Tragen kommt.

Man muss nicht vollständig strukturiert sein, um die Lokalisierung zu optimieren.

Die meisten Unternehmen arbeiten mit einer ganzen Bandbreite an Formaten: alte PDF-Dateien, halbstrukturierter CMS-Content und vollständig strukturierte XML- oder DITA-Systeme. Effektive Lokalisierungsstrategien müssen alle drei Aspekte berücksichtigen.

Bei LanguageWire arbeiten wir mit Teams für technische Dokumentation in allen Content-Formaten und Umgebungen zusammen – von DTP-intensiven Workflows bis hin zu XML-basiertem strukturierten Content – und verbinden uns mit den von ihnen verwendeten Tools und Systemen, darunter Paligo, Git, MadCap IXIA, Adobe Experience Manager und Zendesk Knowledge.

Das Ziel besteht nicht darin, über Nacht einen Strukturwandel zu erzwingen.

Es soll vielmehr sichergestellt werden, dass Ihre Dokumentation (strukturiert, halbstrukturiert oder unstrukturiert) skalierbar, konsistent und lokalisierungsfähig ist. Denn Optimierung erfordert keine Perfektion.

Strukturierter Content ist vielleicht noch nicht die Norm, aber skalierbare Lokalisierung sollte es sein.

Das strukturierte Verfassen von Content wächst weiter. KI-fähige Dokumentation beschleunigt die Einführung, Connectore-Lösungen und Integrationen verringern Reibungsverluste, doch die Transformation braucht Zeit. In der Zwischenzeit müssen die Dokumentationsteams weiterhin ihre Arbeit leisten: produkt-, format- und sprachübergreifend.

Ganz gleich, ob Sie über eine vollständig strukturierte Infrastruktur verfügen oder mit Altsystemen arbeiten – eines bleibt immer gleich: Die globale Dokumentation muss skalierbar sein.

Und die Skalierbarkeit hängt ebenso sehr von der Integration in die Workflows wie von der Struktur des Contents ab.

Wenn Sie Ihre technische Dokumentation – ob strukturiert oder nicht – überarbeiten, stehen wir Ihnen gerne zur Seite.