Teknistä ja säänneltyä dokumentaatiota käsitellään nykyään useissa tiimeissä ja järjestelmissä
Teknistä dokumentaatiota käsitellään enää harvoin vain yhdessä järjestelmässä tai yhdessä tiimissä. Monissa yrityksissä sen luomiseen osallistuvat monet osastot ja sitä jaetaan useilla alustoilla.
Se, mitä dokumentoidaan, vaikuttaa myös tiedon hallintaan ja lokalisointiin. Laitteiston käyttöohjeisiin, ohjelmistojen ohjekeskuksiin ja hybridimuotoisiin tuote-ekosysteemeihin liittyy erilaisia dokumentaation työnkulkuja, julkaisuvaatimuksia ja lokalisoinnin haasteita.
Teknisen kirjoittamisen tiimit
hallinnoivat usein rakenteisia tuoteoppaita, huolto-ohjeita, käyttöohjeita ja tuoteselosteita.
Markkinointi- ja myyntitiimit
laativat asiakkaille suunnattua teknistä sisältöä, kuten esitteitä, myyntipakkauksia ja muunlaista markkinointimateriaalia, joiden tarkoituksena on esitellä tuotteen toiminnallisuutta ja sen tuottamaa lisäarvoa.
Asiakastuki
ylläpitää perehdytysoppaita, vianetsintään liittyviä ohjeita ja monikielisiä tietoartikkeleita.
Ohjelmistoista vastaavat tiimit
hallinnoivat käyttöliittymien tekstejä, julkaisutietoja ja kehittäjän asiakirjoja, joita syntyy jokaisen uuden julkaisusyklin myötä.
Teknisiä tuotetietoja on yrityksissä usein seuraavissa järjestelmissä:
sisällönhallintajärjestelmä
komponenttipohjaiset sisällönhallintajärjestelmät
tuotetiedon hallintajärjestelmät
toiminnanohjausjärjestelmät
tietokannat
tukiportaalit
ohjelmistojen tietovarastot.
Tällaisissa ympäristöissä säilytettävä sisältö voi olla rakenteellisessa muodossa, kuten XML- tai DITA-muodossa, sekä rakenteettomassa muodossa, kuten Word- tai PDF-asiakirjoina, taulukoina, esitelminä tai taittotiedostoina.
Yhdessä nämä järjestelmät tukevat sitä, miten teknistä tietoa laaditaan, päivitetään, käytetään uudelleen ja jaetaan globaalien markkinoiden välillä.
Mitä tapahtuu, jos lokalisoinnin työnkulut jäävät irtonaisiksi
Lokalisointiin suhtaudutaan yleensä erillisenä toimenpiteenä, joka tehdään, kun sisältö on jo luotu alkuperäisellä kielellä. Monissa yrityksissä käännösprosessit ovat irrallisia työnkulkuja sisällön luomisen jälkeen sen sijaan että lokalisointi integroitaisiin suoraan sisällön tuottamiseen.
Yleensä yrityksissä yritetään hoitaa näitä toimia manuaalisesti: Asiakirjat tuodaan järjestelmistä, kopioidaan taulukoihin, lähetetään toisille tiimeille tai käännöstoimistolle yksittäisinä tiedostoina. Graafikot kopioivat käännetyn tekstin manuaalisesti ja liittävät sen taittotiedostoihin. Usein käännöksen kieli on vieläpä sellaista, jota graafikot eivät ymmärrä. Verkkotiimit saattavat ladata käännöksen takaisin sisällönhallintajärjestelmään sivu sivulta, ja sisältöä saatetaan ladataan erikseen erilaisiin tietoympäristöihin.
Tällaiset tavat toimia saattavat aluksi tuntua käteviltä, mutta niiden hallinnoiminen monimutkaistuu nopeasti, kun sisältöä on hallittava useilla eri kielillä ja se koskee eri tuotemalleja ja ohjelmistoversioita tai jos sisältö halutaan julkaista eri kanaviin.
Asiakirjojen vienti manuaalisesti ja kääntäminen muuttuu nopeasti sirpaleiseksi toiminnaksi, jossa haasteina ovat
saman sisällön kääntäminen useampaan kertaan
versionhallinnan seurantaan liittyvät ongelmat
muotoilun epäyhtenäisyydet
toistuva manuaalinen käsittely
koordinointi useiden tiimien, työkalujen ja kielten välillä.
Kun asiakirjoja ja sisältöä kertyy useilla eri kielillä, irtonaiset lokalisointiprosessit voivat muodostaa pullonkauloja, jotka hidastavat päivityksiä, lisäävät manuaalista työtä ja tekevät monikielisen viestinnän skaalaamisesta hankalaa.
Asiayhteyden katoaminen
Tekninen tieto ei ole eristyksissä muusta tiedosta. Käyttöohjeessa oleva lyhyt ohje saattaa perustua aiempiin toimintavaiheisiin. Käyttöliittymän tekstit saattavat riippua ympäröivistä elementeistä. Tekninen varoitus saattaa liittyä turvallisuusohjeisiin, jotka on määritelty muualla dokumentaatiossa.
Jos lokalisoitava materiaali tuodaan erillisinä tiedostoina, kääntäjät eivät tiedä, miten teksti sopii muihin teksteihin ja työnkulkuihin.
Yksinkertaisetkin lauseet voivat olla monimerkityksisiä ilman asiayhteyttä. Esimerkiksi lause "Tarkasta lokit" saattaa viitata järjestelmän tai ohjelmiston lokitapahtumiin. Ilman asiayhteyttä se voidaan tulkita myös fyysisten luetteloiden tai päiväkirjojen tarkastamiseen.
Tämän kaltaiset pienet monimerkityksellisyydet voivat johtaa virheellisiin käännöksiin erityisesti teknisissä ja säännellyissä asiakirjoissa, joissa terminologia on hyvin erikoistunutta.
Vääränlainen uudelleenkäyttö ja kaksinkertainen työmäärä
Monet dokumentointiympäristöt perustuvat sisällön uudelleenkäyttöön.
Yksi ohje saattaa esiintyä monissa tuoteoppaissa, ohjelmistoversioissa tai ohjekeskuksen artikkeleissa. Rakenteellisissa ympäristöissä uudelleenkäyttöä hallinnoidaan automaattisesti modulaarisen sisällön komponenteilla.
Vaikka yritysten dokumentointiympäristö ei olisikaan rakenteinen, niiden on silti ylläpidettävä johdonmukaisuutta ja vältettävä kaksinkertaista käännöstyötä eri kielten välillä.
Käännösmuistit ja termikannat auttavat käyttämään hyväksyttyjä käännöksiä uudelleen, standardisoimaan terminologiaa ja ylläpitämään yhdenmukaisuutta eri osastojen, tuotteiden ja sisältötyyppien välillä.
Jos sisältö kuitenkin irrotetaan sen alkuperäisestä työnkulusta, uudelleenkäyttö ja käännösmuistien tehokas hallinnointi muuttuu hankalaksi.
Sen seurauksena samanlaista tai lähes samanlaista sisältöä saatetaan kääntää yhä uudelleen ja uudelleen eri projekteissa. Tämä lisää kustannuksia, hidastaa päivityksiä ja aiheuttaa epäjohdonmukaisuuksia eri kielten välille.
Muotoilun ja taiton ongelmat
Muotoilun yhdenmukaisuus saattaa muuttua suureksi haasteeksi tiimeille, jotka hallinnoivat käyttöoppaita, taulukoita, esityksiä, sääntelyyn liittyvää dokumentaatiota, monikielisiä PDF-tiedostoja tai asiakkaille suunnattuja tuotetietoja.
Tekniset ja säännellyt asiakirjat perustuvat usein rakenteelliseen muotoiluun, taulukoihin, kaavioihin, kiinteisiin malleihin ja eri kielten muotoiluvaatimuksiin, minkä vuoksi niitä on vaikea hallita eri kielten välillä. Asiakkaille suunnatuissa materiaaleissa, kuten esitteissä, myyntiesityksissä ja tuotetietolehtisissä, voi olla yrityksen brändäystä ja muotoiluseikkoja, jotka on otettava tarkasti huomioon käännettäessä.
Sisällön manuaalinen vienti ja takaisintuonti aiheuttaa usein ongelmia muotoiluun, jotka on korjattava myöhemmin käsin.
Monikielisessä dokumentaatiossa tämä tarkoittaa ylimääräistä taittotyötä käännösvaiheen jälkeen: taittoa on säädettävä, ja tekstejä, kuvia ja taulukoita on aseteltava uudelleen, jotta käännetty sisältö sopii oikein kaikkiin kieliin ja formaatteihin.
Versionhallinnan monimutkaisuus
Tekninen tieto kehittyy jatkuvasti.
Uusien tuoteversioiden ohjeita on päivitettävä. Ohjelmistoversioiden päivitykset tuottavat uusia käyttöliittymän merkkijonoja ja julkaisutietoja. Sääntelyssä tapahtuvat muutokset aiheuttavat muutoksia dokumentaatioon useilla markkinoilla ja kielillä.
Kun dokumentaatio irrotetaan tiedostoihin lokalisointia varten, on erittäin vaikeaa pitää lähdeteksti ja käännetyt versiot synkronoituina.
Asiakirjoista vastaavat tiimit huomaavat yhtäkkiä, että työaikaa kuluu versioiden jäljittämiseen ja etsimiseen taulukoista, sähköposteista, jaetuista kansioista ja irrallisista järjestelmistä; tämä hankaloittaa jokaista julkaisusykliä entisestään.
Irrallisen lokalisoinnin toiminnalliset kulut
Kun monikielisen sisällön toiminnot kasvavat, irralliset lokalisoinnin työnkulut tekevät työstä tehotonta. Ajan myötä hallinnollinen taakka dokumentointi-, ohjelmisto-, tuote- tuki- ja sisältöosastojen välillä kasvaa merkittävästi, kun niiden on koordinoitava työtä manuaalisesti.
Tekniset kirjoittajat, lokalisointipäälliköt ja sisällöstä vastaavat tiimit saattavat käyttää yhä enemmän aikaa päivitysten koordinoimiseen kuin päivitysten varsinaiseen laatimiseen taikka sisällön tai käyttäjäkokemuksen parantamiseen.
Yritykset kohtaavat usein seuraavia haasteita:
käännösten koordinoinnin vuoksi viivästyneet asiakirjojen päivitykset
kaksinkertainen työ tiimien ja kielten välillä
lisääntyvä taitto- ja muotoilutyö
globaalisti hidastuneet tuote- ja ohjelmistojulkaisujen syklit
lisääntynyt hallinnollinen työ eri tiimien välillä
vaikeus ylläpitää johdonmukaisuutta eri kielten, osastojen ja kanavien välillä.
Kun lokalisoinnin monimutkaisuus kasvaa, irralliset prosessit voivat muodostua pullonkauloiksi, jotka hidastavat toimintaa, nostavat kustannuksia ja rajoittavat yrityksen kykyä skaalata monikielistä viestintää tehokkaasti.
Näiden haasteiden torjumiseksi yritykset etsivät tapoja integroida lokalisointi entistä suoremmin jo olemassa oleviin järjestelmiin ja työnkulkuihin.
Monikielisen sisällön skaalaaminen liitettyjen järjestelmien välillä
Yritysten kasvaessa lokalisointiprosessien on mukauduttava niin, että teknisiä kirjoittajia, kehittäjiä, tuotetiimejä, asiakastuen tiimejä ja markkinointitiimejä ei pakoteta yhteen ja samaan käännöstyönkulkuun.
Sen sijaan skaalautuva lokalisointi edellyttää yhä enenevissä määrin kykyä tukea useita työnkulkuja, järjestelmiä ja sisältömuotoja yhtenäisessä toimintamallissa ilman että manuaalinen koordinointi ja tarve lähettää yksittäisiä tiedosta sähköpostitse kasvaa.
Skaalautuvuuden parantamiseksi ja työnkulkujen pirstaloitumisen vähentämiseksi yritykset yhdistelevät usein seuraavia:
rakenteisen sisällön työnkulut
käännöstenhallintajärjestelmät
termienhallinta
käännösmuistit
taitto
automatisointi
liitetyt integraatiot.
Yritysten ei kannata toimia perinteisellä tavalla ja viedä ja käännättää asiakirjoja järjestelmistä irrallaan, vaan yritysten kannattaa pitää monikielinen sisältö liitettynä järjestelmiin, jossa se on luotu, päivitetty ja julkaistu.
Lokalisoinnin liittäminen olemassa oleviin työnkulkuihin
Monet yritykset siirtyvät kohti lokalisoinnin työnkulkuja, jotka suoritetaan suoraan sisältöjärjestelmissä ja julkaisuympäristöissä.
Esimerkkejä ovat
teknisen dokumentaation tiimit, jotka käyttävät XML-pohjaisia työnkulkuja ja CCMS-integraatioita, kuten MadCap IXIA CCMS:ää
ohjelmistotiimit, jotka liittävät asiakirjojen tallennuspaikkoihin perustuvat lokalisointityönkulut Git-ympäristöihin ja julkaisusykleihin
tuotetiimit, jotka lokalisoivat asiakkaille suunnatut tekniset materiaalit sisällönhallintajärjestelmien, tuotetiedonhallinnan, verkkokaupan tai Adobe Experience Manager (AEM) -integraatioiden kautta
tukitiimit, jotka liittävät monikieliset työnkulut suoraan tietokantoihin ja asiakastuen alustoihin, kuten Zendeskiin
säilyttävät rakenteellisen sisällön ja metadatan kaikissa lokalisaation vaiheissa
automatisoivat tiedostojen käsittelyn, projektin luomisen, muotoilun työnkulut ja monikieliset päivityssyklit konnektoreiden ja APIen avulla.
Kun lokalisointi tehdään olemassa olevien järjestelmien kautta, tiimit voivat jatkaa jo käyttämiensä työkalujen käyttöä samalla kun monikielisiä päivityksiä tehdään taustalla.
Liitä lokalisointi tiimiesi työskentelytapaan
Monet yritykset tekevät asiakirjojen viennit edelleen manuaalisesti ja käyttävät irtonaisia työnkulkuja ja tiedostopohjaista lokalisointia hallinnoidessaan monikielistä teknistä ja säänneltyä sisältöä.
Tällainen toimintatapa on kuitenkin hyvin vaikeaa skaalata, kun sisältö jakautuu yhä enemmän tiimien, järjestelmien ja julkaisusyklien välille.
Modernit lokalisoinnin työnkulut toimivat nykyään osana laajempaa sisältöekosysteemiä; ne liittävät yhteen dokumentointialustat, tallennuspaikat, tukijärjestelmät, tuoteympäristöt ja käännöstyönkulut ja tekevät niistä yhtenäisen prosessin.
Kun integraatiot, automatisointi ja työnkulku on suunniteltu oikein, yritykset voivat vähentää manuaalista koordinointia, ylläpitää sisällön rakennetta ja johdonmukaisuutta sekä pitää monikieliset päivitykset yhdenmukaisina tuote- ja julkaisusyklien kanssa.
Jos etsit keinoa, kuinka skaalata dokumentointi- ja lokalisointityönkulkusi entistä paremmin, meidän asiantuntijamme auttavat sinua arvioimaan nykyisiä toimintatapojasi ja määrittämään, missä irralliset työnkulut luovat lisää taakkaa. Esittelemme sinulle mielellämme integraatiomahdollisuuksia, jotka sopivat tiimiesi nykyisiin työskentelytapoihin.
Tee teknisestä dokumentaatiosta alusta asti lokalisointikelpoista
Vältä korjaustarpeet, vähennä poikkeuksia ja lanseeraa varmoin mielin kaikilla markkinoilla.
