Og den ene ting, lokaliseringsekspert Katja Virtanen ville ønske, enhver indkøbsafdeling gjorde, før de udsender en tilbudsanmodning
Organisationer i den offentlige sektor står over for en udfordring med lokalisering, som de fleste private virksomheder aldrig har oplevet.
De skal gøre information tilgængelig for alle borgere. De er ofte underlagt lovpligtige sprogkrav. De skal betjene mangfoldige lokalsamfund. Og i modsætning til private virksomheder skal de følge strenge udbudsregler, der har til formål at sikre gennemsigtighed og ligebehandling af leverandører.
Derfor er valget af lokaliseringsudbyder sjældent en simpel indkøbsbeslutning.
Men ifølge Katja Virtanen, Senior Director of Public Sector and Interpreting hos LanguageWire og specialist i indkøb i den offentlige sektor, begår mange organisationer samme fejl, før de overhovedet begynder at evaluere leverandører.
"De begynder at sammenligne udbydere, før de har fuldt overblik over, hvad de faktisk har brug for, og hvad der er tilgængeligt."
Gennem sine mange år i branchen har Katja igen og igen set, at organisationer undlader at stille de rigtige spørgsmål, før de foretager et indkøb, og derfor ender med at være låst fast i kontrakter, som ikke helt opfylder deres behov. Ikke nok med at det koster dem både tid og penge; de risikerer også at måtte undvære de ydelser, der bedst ville opfylde deres kvalitetsbehov.
Sådan agerer offentlige institutioner til skade for deres egen bundlinje
En af vores kunder fulgte processen og stillede alle de rigtige spørgsmål, da de første gang skulle sende en opgave i udbud.
Men de fik ikke afklaret i detaljer, hvad de faktisk havde brug for, før de indledte udbudsprocessen.
De underskrev en fireårig kontrakt om lokalisering, før de havde undersøgt tingene ordentligt. Først senere gik det op for Katja, at de brugte et populært CMS, som LanguageWire allerede havde en connector til. Der havde aldrig været en drøftelse af organisationens konkrete lokaliseringsworkflow, kun de lovpligtige udbudskrav.
"Når en organisation først har skrevet under på en fireårig kontrakt, har den meget begrænsede muligheder for at ændre det, der er blevet købt."
Ifølge Katja går man derved glip af en kæmpe mulighed – en mulighed, der kan have betydelig indflydelse på den offentlige sektors bundlinje.
"Al fokus er tit på ordprisen, mens de samlede udgifter, herunder omkostninger til teknologi og skjulte omkostninger til eventuelle korrekturrunder, bliver overset."
I dette tilfælde endte organisationen med manuelt at kopiere tekster fra og indsætte oversat content i deres CMS, selv om en connector kunne have automatiseret hele den proces.
En connector flytter automatisk content mellem systemer. I praksis betyder det, at man bestiller en oversættelse direkte i sit CMS, det pågældende content bliver sendt til oversættelse, og når det er færdigt, indsættes det automatisk på de rette sider på det lokaliserede website. Der er intet behov for manuelt at kopiere og indsætte content, genopbygge sider eller håndtere flere sprogversioner i hånden.
Fire år er rigtig lang tid i vore dages teknologiske landskab, hvor tingene udvikler sig med lynets hast. Selv om ingen kan forudse hver eneste kommende innovation, mener Katja, at mange offentlige institutioner fuldstændig overser behovet for overhovedet at tage snakken.
Katjas råd: Tal med brancheaktørerne, og hav modet til at udforske nye måder at opfylde jeres lokaliseringsbehov på.
Katja Virtanens gode råd til at få mest muligt ud af jeres lokaliseringssetup er enkelt:
"Tal med branchen, gennemfør en omhyggelig RFI, og skriv jeres behov og forventninger ned – i stedet for blot at vælge det billigste tilbud med omfattende minimumskrav."
I ovenstående kundecase kunne ordentligt forarbejde havde sparet organisationen både tid og penge. De ville have opdaget, hvor meget manuelt arbejde en connector kunne spare dem for, før de underskrev kontrakten.
Teknologi er ikke alt eller intet
Mange offentlige organisationer træder varsomt, når de skal udforske nye teknologier – og ofte med god grund.
I mange tilfælde er deres content juridisk bindende og skal være fejlfrit. Nogle oversættelser er yderst fortrolige, hvilket betyder, at der ikke må anvendes oversættelseshukommelser. Nogle skal endda laves hos kunden og på kundens egen hardware.
Derudover findes der organisationer, især inden for forsvarsindustrien og retshåndhævelse, hvor brugen af moderne teknologi og AI simpelthen ikke er tilladt.
Ikke desto mindre har den offentlige sektor stadig masser af muligheder for at drage nytte af teknologi og automatisering i forbindelse med lokalisering. Det førnævnte eksempel med connector'en er blot ét af mange.
Udforsk jeres muligheder under udbudsprocessen
Organisationer i den offentlige sektor står over for et voksende pres. Statslige myndigheder forventes at kommunikere på flere sprog og i flere formater end nogensinde før for at betjene stadig mere mangfoldige samfundsgrupper.
Det omfatter alt fra juridiske dokumenter og kommunale websites til grænseflader til offentlige tjenester, referater fra byrådsmøder, officielle bekendtgørelser og formularer til digitale tilbud.
Sundhedsudbydere oversætter patientoplysninger, behandlingsvejledninger og materialer om sociale ydelser til en række sprog. I nødsituationer som pandemier eller naturkatastrofer skal myndighederne hurtigt kunne distribuere nøjagtig information på mange sprog. De skal også kunne tiltrække internationale investeringer og deltage i samarbejde på EU-plan.
På grund af disse voksende krav begynder mange offentlige institutioner at se nærmere på AI som en mulighed.
Nogle indleder tekniske dialoger, før de udsender tilbudsanmodninger.
"Det gør mig glad, hver gang jeg ser det," betror Katja os.
Hun opfordrer alle organisationer i den offentlige sektor til at være nysgerrig over for de muligheder, markedet tilbyder, så de kan opbygge løsninger, der både afspejler de aktuelle teknologiske muligheder og deres egne driftsbehov.
"Organisationerne er nødt til at indlede en dialog med brancheaktører, så de kan få indblik i, hvor branchen er på vej hen, og hvilke teknologiske fremskridt og andre ting der skal tages i betragtning under udbudsprocessen."
Sådan stiller man de rigtige spørgsmål
Ifølge Katja kan den store udfordring defineres som følger: "Hvordan definerer man sine kriterier, så man faktisk får den kvalitet, man ønsker at betale for?"
Organisationer i den offentlige sektor er forpligtet til at fastlægge klare udvælgelseskriterier for kvalitet, og de kriterier skal være gennemsigtige og må ikke føre til forskelsbehandling. Med andre ord skal alle leverandører behandles lige.
Men denne form for stringent vurdering giver bare ikke altid de bedste resultater på lang sigt.
Man kan f.eks. godt opstille krav om ti oversættere med en bestemt akademisk grad eller en bestemt erfaring udtrykt i antal oversatte sider. Men giver det faktisk nogen garanti for den leverede kvalitet?
Katja påpeger, at tidligere erfaring med oversættelse i sig selv siger meget lidt om, hvorvidt nogen er kvalificeret til en given opgave. Kvalitet afhænger af situationen, målgruppen, formålet og typen af content. Traditionelle udbudskriterier kan ikke altid afgøre, om en oversætter har den rette ekspertise til en given niche i den offentlige sektor, eller om udbyderen løbende kan levere det kvalitetsniveau, I faktisk har brug for.
Der bør lægges lige så stor vægt på at vurdere en udbyders kvalitetssikringsværktøjer som på en enkelt oversætters forudgående erfaring.
Hvordan stiller man så de rette spørgsmål?
Den formelle udbudsproces slipper I ikke udenom. Men sideløbende med den kan I indgå i en dialog med branchen og undersøge, hvad der kan lade sig gøre, før I sætter to streger under jeres krav.
Katja anbefaler at tage disse emner op:
Teknologi såsom oversættelseshukommelser, termbaser og CMS-connectors. De automatiserer ikke kun repetitivt arbejde, men forbedrer også ensartetheden på tværs af sprog og typer af content.
AI-baserede workflows. Beslutningen om AI behøver ikke at være alt eller intet. Det kan blive ét kontrolleret trin i lokaliseringsworkflowet styret af menneskelige specialister og understøttet af oversættelseshukommelser og terminologistyring.
Ikke-tekstbaserede workflows såsom DTP, undertekstning, voiceover og lokalisering af multimedieindhold. I stedet for manuelt at genskabe oversatte brochurer, videoer eller andre aktiver kan mange af disse processer nu strømlines eller automatiseres.
"Den største udfordring er kunsten at gennemføre en gennemsigtig offentlig udbudsproces, som virkelig opfylder den offentlige organisations behov."
De rette spørgsmål leder jer til den rigtige partner
Offentlige udbud vil altid kræve struktur, gennemsigtighed og omhyggelig evaluering. De principper er afgørende.
Men som Katjas erfaringer viser, handler vellykket indkøb af lokalisering om at sikre, at lokaliseringsløsningen afspejler jeres organisations virkelighed, jeres workflows og den teknologi, der er tilgængelig i dag.
De organisationer, der opnår de bedste resultater på lang sigt, er ofte dem, der bruger mere tid på at stille spørgsmål, før tilbudsanmodningen bliver offentliggjort. Eftersom de starter med at sætte sig ind i, hvad der kan lade sig gøre, har de langt større chance for at vælge kriterier, som fører til en løsning, der leverer værdi gennem hele kontraktens løbetid.
Download tjeklisten for udbud af lokalisering fra den offentlige sektor
Før I offentliggør jeres næste tilbudsanmodning, skal I sikre jer, at I har undersøgt alle tilgængelige muligheder.
Download vores korte tjekliste med de hovedspørgsmål, som Katja Virtanen anbefaler, at I drøfter med lokaliseringsudbydere, før I lægger jer fast på kravene i jeres udbud.
Download tjeklisten
