En het enige dat lokalisatie-expert Katja Virtanen graag zou zien bij elk inkoopteam voordat ze een aanbesteding lanceren
Organisaties in de publieke sector staan voor een uitdaging op het gebied van lokalisatie waarmee de meeste particuliere bedrijven geen rekening hoeven te houden.
Ze moeten informatie toegankelijk maken voor alle burgers. Ze moeten vaak voldoen aan wettelijke taalvoorschriften. Ze verlenen diensten aan diverse gemeenschappen. En in tegenstelling tot particuliere ondernemingen moeten zij zich houden aan strikte aanbestedingsregels om transparantie en gelijke behandeling van leveranciers te waarborgen.
Daarom is het kiezen van een lokalisatiepartner vrijwel nooit een simpele aankoopbeslissing.
Toch maken volgens Katja Virtanen, Senior Director Public Sector and Interpreting bij LanguageWire en specialist op het gebied van aanbestedingen in de publieke sector, veel organisaties dezelfde fout, zelfs nog vóór ze leveranciers beginnen te beoordelen.
"Ze vergelijken leveranciers voordat ze precies weten wat zij daadwerkelijk nodig hebben en wat er beschikbaar is."
Op basis van haar jarenlange praktijkervaring stelde Katja vast, dat organisaties vaak niet de juiste vragen stellen voordat ze tot aankoop overgaan. Daardoor zitten ze uiteindelijk vast aan contracten die niet goed aansluiten bij hun behoeften. Dit kost niet alleen tijd en geld, maar kan er ook toe leiden dat ze de diensten mislopen die het best aan hun kwaliteitsbehoeften zouden voldoen.
Hoe organisaties in de publieke sector hun winstcijfers ondermijnen
Een van onze klanten volgde het proces en stelde alle relevante vragen bij de eerste aanbesteding.
Maar er werd niet grondig onderzocht wat ze daadwerkelijk nodig hadden voordat ze het aanbestedingsproces opstartten.
Er werd een vierjarig lokalisatiecontract ondertekend, voordat alle basiszaken werden afgehandeld. Pas later zag Katja dat de klant een populair CMS gebruikte waarvoor LanguageWire al een connector had. De feitelijke lokalisatieworkflow van de organisatie was nooit ter sprake gekomen, enkel de verplichte aanbestedingseisen.
"Zodra er een handtekening staat onder een vierjarig contract, kunnen organisaties nauwelijks meer iets aanpassen."
Katja vindt dit een gemiste kans die grote gevolgen kan hebben voor het financiële resultaat van de publieke sector.
"De focus ligt vaak op het woordtarief, terwijl de totale kosten, zoals technische of verborgen kosten van eventuele correctierondes, buiten beschouwing blijven."
De betreffende organisatie moest uiteindelijk de vertaalde content handmatig kopiëren en in haar CMS plakken, terwijl het hele proces automatisch had kunnen verlopen via een connector.
Een connector zorgt voor automatische gegevensoverdracht tussen systemen. Dit betekent in de praktijk dat je rechtstreeks vanuit je CMS een vertaling aanvraagt, de content ter vertaling wordt verzonden en, zodra die klaar is, automatisch weer wordt teruggeplaatst op de juiste pagina’s van je gelokaliseerde website. Je hoeft geen content handmatig te kopiëren en te plakken, pagina’s opnieuw op te bouwen of meertalige versies handmatig te beheren.
In de huidige, snel veranderende technologische wereld is vier jaar enorm lang. Hoewel niemand weet wat de toekomst aan innovaties zal brengen, is Katja van mening dat veel overheidsorganisaties deze gesprekken gewoonweg niet voeren.
Het advies van Virtanen: Ga in gesprek met de sector en aarzel niet om nieuwe manieren te ontdekken om aan je lokalisatiebehoeften te voldoen
Het advies van Katja Virtanen om alles uit je lokalisatie-setup te halen, is simpel:
"Praat met de sector, voer een uitgebreide RFI uit, leg je behoeften en verwachtingen vast, in plaats van alleen maar in te schrijven op de laagste prijs met strenge minimumvereisten."
Terugkomend op het bovenstaande klantvoorbeeld: een goed uitgevoerde verkenningsfase had de organisatie zowel tijd als geld kunnen besparen. Het bedrijf zou vóór ondertekening van het contract hebben ontdekt dat een connector een hoop handmatig werk overbodig had gemaakt.
Technologie is geen kwestie van alles of niets
Veel publieke organisaties zijn terughoudend bij het verkennen van nieuwe technologieën, vaak met gegronde redenen.
Hun content is vaak juridisch bindend en moet volledig foutloos zijn. Sommige vertalingen zijn uiterst vertrouwelijk en vertaalgeheugens zijn dan uit den boze. Sommige moeten zelfs op de locatie van de klant zelf worden gerealiseerd met behulp van diens eigen apparatuur.
Ook zijn er organisaties, met name op het gebied van defensie en wetshandhaving, waar moderne technologieën of AI simpelweg verboden zijn.
Maar er zijn nog steeds heel wat manieren waarop de publieke sector kan profiteren van technologie en automatisering op het gebied van lokalisatie. De eerder genoemde connector is slechts één van de vele voorbeelden.
Onderzoek je mogelijkheden tijdens een aanbesteding
Organisaties in de publieke sector staan onder toenemende druk. Van overheden wordt verwacht dat zij in meer talen en formaten communiceren dan ooit tevoren, om steeds diversere gemeenschappen van dienst te kunnen zijn.
Hieronder valt alles, van juridische documenten en gemeentelijke websites tot interfaces voor openbare diensten, notulen van raadsvergaderingen, officiële mededelingen en digitale serviceformulieren.
Zorgverleners vertalen patiënteninformatie, behandelingsrichtlijnen en documentatie over maatschappelijke dienstverlening in meerdere talen. Tijdens uitzonderlijke situaties, zoals een pandemie of een natuurramp, moeten de autoriteiten in staat zijn om snel accurate informatie in meerdere talen te verspreiden. Zij moeten ook internationale investeringen kunnen aantrekken en kunnen deelnemen aan samenwerkingen binnen de EU.
Gevolg van deze toenemende druk is dat veel publieke organisaties nu ook AI overwegen als een mogelijke oplossing.
Sommigen voeren eerst een technisch dialoog voordat ze hun aanbesteding plaatsen.
"Het doet me goed om dit steeds vaker te zien," zegt Katja.
Zij moedigt organisaties in de publieke sector aan om de markt ruimdenkend te benaderen, zodat ze oplossingen kunnen ontwikkelen die aansluiten bij de huidige technologie én hun eigen operationele behoeften.
"Er is behoefte aan een dialoog met partijen uit de sector om in kaart te brengen welke richting de sector opgaat en met welke technologische ontwikkelingen en andere factoren rekening moet worden gehouden in het aanbestedingsproces."
Zo stel je de juiste vragen
Volgens Katja ligt hier de grootste uitdaging: “Hoe stel je de criteria vast, zodat je daadwerkelijk de kwaliteit krijgt waarvoor je wilt betalen?”
Organisaties in de publieke sector moeten duidelijke selectiecriteria voor kwaliteit vaststellen, en die criteria moeten transparant en niet-discriminerend zijn. Kortom, alle leveranciers verdienen een gelijke behandeling.
Maar dergelijke strikte evaluaties leveren niet altijd de beste langetermijnresultaten op.
Je vereist bijvoorbeeld tien vertalers met een bepaalde universitaire opleiding of een minimum aantal vertaalde pagina’s. Maar staat dat ook daadwerkelijk garant voor kwaliteit in de toekomst?
Katja stelt dat eerdere ervaring met vertalen op zich weinig zegt over de vraag of iemand geschikt is voor de taak. Kwaliteit hangt af van de situatie, de doelgroep, het doel en de soort content. Traditionele aanbestedingscriteria zeggen niet alles over de vraag of een vertaler over de juiste expertise beschikt voor een specifieke niche binnen de publieke sector. Evenmin blijkt hieruit of de leverancier consequent het kwaliteitsniveau kan leveren dat jij nodig hebt.
Het beoordelen van de tools en methoden voor kwaliteitsgarantie van een leverancier is net zo belangrijk als kijken naar eerdere ervaringen met een individuele vertaler.
Hoe stel je dan de juiste vragen?
Je kan niet om de formele aanbestedingsprocedure heen. Maar tegelijkertijd kun je contact leggen met de sector en ontdekken wat er mogelijk is, voordat je de vereisten definitief vaststelt.
Katja raadt aan om onderwerpen aan te kaarten als:
Technologie,zoals vertaalgeheugens, termbases en CMS-connectoren. Deze automatiseren niet alleen terugkerende taken, maar verhogen ook de consistentie tussen verschillende talen en soorten content.
AI-ondersteunde workflows. AI hoeft geen alles-of-niets-beslissing te zijn. Het kan onderdeel worden van uw lokalisatieworkflow, waarbij menselijke experts het voortouw nemen, met ondersteuning van vertaalgeheugens en terminologiebeheer.
Workflows voor andere content dan tekst, zoals DTP, ondertiteling, voice-over en multimedialokalisatie. In plaats van vertaalde brochures, video’s of andere materialen handmatig opnieuw te laten maken, kunnen veel van deze processen nu worden gestroomlijnd of geautomatiseerd.
"De grootste uitdaging is het opzetten van een transparant aanbestedingsproces, dat daadwerkelijk aansluit bij de behoeften van de publieke organisatie."
De juiste vragen brengen je bij de juiste partner
Bij openbare aanbestedingen zijn structuur, transparantie en een zorgvuldige beoordeling altijd noodzakelijk. Die beginselen zijn essentieel.
Katja heeft ondervonden dat men zich bij een succesvolle aanbesteding voor lokalisatie moet richten op een oplossing die aansluit bij de werkwijze van jouw organisatie, jouw werkprocessen en de technologie die op dat moment beschikbaar is.
Organisaties die op de lange termijn het beste presteren, zijn vaak de organisaties die meer tijd besteden aan het stellen van vragen voordat de aanbesteding wordt geplaatst. Door eerst de mogelijkheden in kaart te brengen, kunnen ze veel beter criteria vaststellen om een oplossing te vinden die gedurende de gehele looptijd van het contract een meerwaarde oplevert.
Download de checklist voor aanbestedingen op het gebied van lokalisatie in de publieke sector
Onderzoek alle mogelijke opties voordat je een volgende aanbesteding plaatst.
Download onze gratis checklist van één pagina met Katja's meest relevante vragen. Leg die voor aan je lokalisatieleveranciers, voordat je de aanbestedingsvoorwaarden definitief vaststelt.
Checklist voor aanbestedingen op het gebied van lokalisatie in de publieke sector
