Notre experte en traduction et interprétation Katja Virtanen vous explique ce que toute équipe responsable des achats devrait faire avant de lancer un appel d’offres
Les organisations du secteur public ont un défi à relever en matière de traduction et interprétation ; un défi auquel la plupart des entreprises privées ne sont jamais confrontées.
Elles doivent veiller à ce que les informations soient accessibles à tous les citoyens. Elles sont généralement soumises à des obligations légales en matière d’emploi des langues. Elles s’adressent à différentes communautés. Et contrairement aux entreprises privées elles doivent suivre des règles strictes pour leurs achats, afin de garantir la transparence et le traitement équitable des fournisseurs.
Par conséquent, le choix d’un fournisseur de traduction et interprétation se résume rarement à une simple décision d’achat.
Pourtant, d’après Katja Virtanen, Directrice senior Secteur public et Interprétation chez LanguageWire et spécialiste des marchés publics, la plupart des organisations font la même erreur avant même de commencer à évaluer les fournisseurs.
« Elles se focalisent sur la comparaison des fournisseurs avant d’avoir exploré l’ensemble de leurs besoins et de l’offre disponible. »
Depuis plusieurs années, Katja observe que les organisations ne se posent souvent pas les bonnes questions avant d’acheter, et se retrouvent ainsi liées par des contrats qui ne répondent pas réellement à leurs besoins. Cette erreur représente une perte de temps et d’argent et risque de les faire passer à côté des services plus en adéquation avec leurs besoins en matière de qualité.
Les organisations du secteur public, à l’origine d’occasions manquées
L’un de nos clients s’est prêté au jeu en se posant toutes les questions pertinentes lors du lancement de son premier appel d’offres.
Il n’a toutefois pas exploré la totalité de ses besoins préalablement au lancement de la procédure d’appel d’offres.
Il a signé un contrat de traduction pour quatre ans sans avoir tout pris en compte. Ce n’est que par la suite que Katja a réalisé qu’il utilisait un CMS populaire pour lequel LanguageWire disposait déjà d’un connecteur. Les discussions portaient uniquement sur les exigences obligatoires relatives aux marchés publics, pas sur le flux de travail de traduction de l’organisation.
« Une fois qu’un contrat de quatre ans est signé, les organisations ne disposent que d’une marge très limitée pour modifier ce qu’elles ont acheté. »
Katja estime qu’il s’agit d’une belle occasion manquée, ce qui a un impact majeur sur les résultats du secteur public.
« Le tarif au mot est souvent au centre de l'évaluation, mais le coût total, y compris les coûts technologiques ou les frais cachés liés aux corrections éventuelles, est ignoré. »
Dans ce cas-ci, l’organisation a été contrainte de copier-coller manuellement du contenu traduit dans son CMS, alors qu’un connecteur aurait permis d’automatiser l’intégralité du processus.
Un connecteur déplace automatiquement le contenu d’un système à l’autre. Dans la pratique, cela signifie que vous demandez une traduction directement dans votre CMS, que le contenu est envoyé pour traduction et que quand celle-ci est terminée, elle est renvoyée automatiquement aux pages ad hoc de votre site web localisé. Il n’est pas nécessaire de copier-coller de contenu, de remanier certaines pages ou de gérer plusieurs versions linguistiques manuellement.
Quatre ans, c’est très long à l’heure actuelle, où les technologies évoluent rapidement. Alors que personne ne peut prédire toutes les innovations à venir, Katja pense que de nombreuses organisations publiques sous-estiment totalement ces discussions.
Le conseil de notre experte : Renseignez-vous auprès du secteur et n’ayez pas peur d’explorer de nouvelles pistes pour répondre à vos besoins de traduction et interprétation
Le conseil de Katja Virtanen pour tirer entièrement parti de votre configuration de traduction est simple :
« Renseignez-vous auprès du secteur, effectuez une demande d’informations approfondie auprès des fournisseurs, prenez note de vos besoins et attentes, au lieu de vous contenter d’attribuer le marché au prestataire le moins cher avec les strict minimum d’exigences. »
Pour revenir à l’exemple du client ci-dessus, une phase d’exploration en bonne et due forme aurait permis à l’organisation de gagner du temps et de l’argent. Elle aurait révélé le volume de travail manuel qu’un connecteur aurait pu éliminer avant la signature du contrat.
La technologie, ce n’est pas tout ou rien
Bon nombre d’organisations publiques hésitent à explorer de nouvelles technologies, souvent à juste titre.
Leurs contenus sont souvent soumis à des obligations légales et ne peuvent pas comporter d’erreurs. Certaines traductions sont strictement confidentielles et excluent tout recours à des mémoires de traduction. Certaines doivent même être réalisées dans les bureaux du client, à l’aide de son propre matériel.
Dans d’autres organisations encore, en particulier dans le secteur de la défense et de la justice, les technologies modernes ou l’IA sont tout simplement interdites.
Cependant, les technologies et l’automatisation dans le domaine de la traduction comportent toujours de multiples avantages pour le secteur public. L'anecdote du connecteur ci-dessus en est l’un des nombreux exemples.
Parcourez les possibilités lors des achats
Les organisations du secteur public subissent des pressions croissantes. Les gouvernements sont censés communiquer dans davantage de langues et formats que jamais auparavant pour accompagner de plus en plus de communautés différentes.
Ces communications incluent divers supports tels que des documents légaux, des sites web publics locaux, des interfaces de services publics, des comptes rendus de réunions de conseils, des annonces officielles et des formulaires de services numériques.
Les prestataires de soins de santé traduisent les informations destinées aux patients, les guides thérapeutiques et les supports des services sociaux en diverses langues. Dans les situations de crise telles que les pandémies ou les catastrophes naturelles, les autorités doivent pouvoir diffuser rapidement des informations précises dans de nombreuses langues. Elles doivent aussi être capables d’attirer des investisseurs internationaux et de prendre part à la coopération européenne.
En raison de ces contraintes croissantes, de nombreuses organisations du secteur public envisagent activement de faire appel à ’IA.
Certaines entament des dialogues techniques avant de lancer leurs appels d’offres.
« Cela me réjouit à chaque fois », nous confie Katja.
Elle encourage toutes les organisations du secteur public à considérer le marché avec un esprit ouvert, de façon à pouvoir élaborer des solutions qui reflètent à la fois les technologies actuelles et leurs propres besoins opérationnels.
« Il est nécessaire de dialoguer avec les parties prenantes du secteur afin de savoir vers où il se dirige et quels progrès technologiques et autres éléments doivent être pris en compte dans le processus d’achats. »
Comment se poser les bonnes questions ?
Selon Katja, le principal défi est le suivant : « Comment définir les critères de façon à obtenir la qualité pour laquelle vous êtes disposé•e à payer ? »
Les organisations du secteur public sont censées établir des critères de sélection pour la qualité et ceux-ci doivent être transparents et non discriminatoires. En d’autres termes, chaque fournisseur doit être traité sur un pied d’égalité.
Ces types d’évaluations strictes ne produisent cependant pas toujours le meilleur résultat à long terme.
Par exemple, vous pourriez exiger dix traducteurs diplômés ou ayant déjà un nombre minimum de pages traduites à leur actif. Mais est-ce un gage réel de qualité future ?
Selon Katja, une expérience précédente de la traduction, à elle seule, ne veut pas dire que cette personne est la plus à même de répondre à vos besoins. La qualité dépend de la situation, du public cible, de l’objectif et du type de contenu. Les critères traditionnels d’achats ne peuvent jamais prouver qu’un traducteur dispose de l’expertise requise pour une niche particulière du secteur public ou que le fournisseur est à même de fournir en continu le niveau de qualité dont vous avez besoin.
Évaluer les outils et les méthodes d’assurance de la qualité d’un fournisseur est aussi pertinent que se focaliser sur l’expérience d’un seul traducteur.
Alors, comment se poser les bonnes questions ?
Vous ne pouvez éviter la procédure d’achats formelle. En parallèle, vous pouvez cependant interagir avec le secteur et explorer les possibilités avant de définir vos besoins.
Katja recommande de se pencher sur des sujets tels que :
les technologies comme les mémoires de traduction, les bases terminologiques et les connecteurs CMS. Ces outils automatisent non seulement les tâches répétitives, mais améliorent également la cohérence dans chaque langue et type de contenu.
les flux de travail basés sur l’IA. L’IA ne doit pas être une décision de type « tout ou rien ». Elle peut devenir une étape contrôlée dans le cadre de votre flux de travail de traduction, gérée par des experts humains et soutenue par des mémoires de traduction et une gestion de la terminologie.
Flux de travail non textuels tels que la PAO, le sous-titrage, le doublage et la localisation multimédia. Au lieu de reproduire manuellement des brochures, vidéos ou autres ressources traduites, la plupart de ces processus peuvent désormais être simplifiés ou automatisés.
« Le défi principal réside dans l’art de mener une procédure de marché public transparente et répondant exactement aux besoins de l’entité publique. »
Les bonnes questions mènent au bon partenaire
Les marchés publics nécessitent toujours de la structure, de la transparence et une évaluation rigoureuse. Ces principes sont essentiels.
Cependant, comme le prouve l’expérience de Katja, un achat optimal implique de s’assurer que la solution de traduction reflète les réalités de votre organisation, vos flux de travail et les technologies actuellement disponibles.
Les organisations qui obtiennent les meilleurs résultats à long terme sont souvent celles qui prennent plus le temps de se poser des questions avant la publication de l’appel d’offres. En commençant par comprendre ce qui est possible, elles sont bien plus à même de définir les bons critères permettant de trouver une solution optimale pour toute la durée du contrat.
Téléchargez la liste pratique consacrée aux marchés publics de traduction
Avant de publier votre prochain appel d’offres, assurez-vous d’avoir parcouru toutes les options disponibles.
Téléchargez notre liste pratique gratuite, qui reprend sur une page les questions clés que Katja Virtanen vous recommande de vous poser lors des échanges avec les fournisseurs de traduction, avant de définir vos exigences d’achats.
Liste de vérification pour les achats de traduction et localisation dans le secteur public
