Pourquoi les contenus structurés ne sont-ils pas la norme dans la documentation d’entreprise

Présentation :

Les contenus structurés permettent de créer une documentation réutilisable, évolutive et plus simple à localiser. Pourtant, la plupart des entreprises s’appuient encore sur des formats non structurés ou semi-structurés. Les obstacles sont rarement techniques : ils tiennent plutôt à des facteurs organisationnels, comme les outils existants, la complexité perçue ou des flux de travail cloisonnés. Dès que le flux de travail intègre la localisation, l’impact de la structure des contenus s’accroît. Pour permettre une documentation multilingue évolutive, les processus de localisation doivent être adaptés à l’architecture des contenus.

Les équipes qui gèrent la documentation technique et réglementaire sont sous pression.

Les rédacteurs sont appelés à accélérer les cycles de publication et à gérer davantage de variantes de produit et de formats, tout en garantissant des contenus cohérents, exacts et conformes. En parallèle, les équipes s’efforcent de réduire les étapes manuelles, d’éliminer les mises à jour répétitives et de simplifier les processus de révision toujours plus complexes.

La localisation vient encore compliquer les choses.

Dans bon nombre d’organisations, la traduction était dissociée du processus documentaire et n’était lancée qu’une fois les contenus source validés. Lorsque les fichiers source étaient finalisés, ils étaient envoyés à un bureau régional, à une équipe interne ou à un prestataire de services de traduction externe. Le suivi des modifications se faisait par e-mail et avec des feuilles de calcul. Pour les équipes en charge de la documentation, la localisation est longtemps restée invisible.

Ce modèle est en train de changer.

Les publications se font désormais simultanément à l’échelle mondiale. Les produits sont lancés sur plusieurs marchés à la fois. Les mises à jour doivent être déployées en parallèle dans toutes les langues. La traduction n’intervient plus en bout de chaîne, elle est intégrée au cycle de vie de la documentation.

Pourtant, la manière dont les contenus sont structurés (ou non) a un impact direct sur la facilité avec laquelle tout cela peut être géré.

Selon les estimations du secteur, jusqu’à 90 % des données d’entreprise ne sont pas structurées. Ce chiffre concerne toutes les données d’entreprise, pas seulement la documentation technique, mais il met en lumière un point important : les contenus non structurés représentent toujours la norme.

Cela soulève une question clé pour les équipes en charge de la documentation : Si les contenus structurés sont plus faciles à réutiliser, à faire évoluer, à traiter avec l’IA et à localiser, pourquoi ne sont-ils pas la norme ?

Contenus structurés vs non structurés : quelle différence ?

Pour comprendre pourquoi l’adoption des contenus structurés reste limitée, nous devons d’abord examiner comment fonctionnent les différents modes d’organisation des contenus et leur impact sur l’évolutivité et la localisation.

Contenus non structurés

Les contenus non structurés sont créés sans modèle prédéfini ni règles structurelles imposées. En général, ce sont des documents libres (par ex. fichiers Word, PDF ou pages web statiques) dont la mise en forme détermine l’aspect visuel, mais pas la fonction.

Un titre peut avoir l’apparence d’un titre, mais ne pas être reconnu par le système comme un type de contenu spécifique, comme une tâche, un avertissement ou une définition. Les contenus sont créés sous la forme de documents plutôt que de composants.

Résultat :

• la réutilisation des contenus est manuelle ;

• les mêmes mises à jour doivent être répétées dans plusieurs documents ;

• la localisation se fait généralement fichier par fichier ;

• les possibilités d’automatisation sont limitées.

Contrairement aux données structurées, les contenus non structurés ne peuvent pas être clairement organisés en lignes et en colonnes, ce qui limite les possibilités d’analyse et d’automatisation à grande échelle.

Contenus structurés

Les contenus structurés, aussi appelés contenus par composants, sont organisés selon des règles prédéfinies. Au lieu de rédiger un long document, les auteurs créent des composants réutilisables (tâches, concepts, références, avertissements) qui suivent une structure précise.

Cet ensemble de règles, souvent appelé modèle de contenu ou architecture de l’information, détermine comment les contenus sont créés et stockés. Surtout, les contenus structurés distinguent la fonction de la présentation. Les balises définissent la nature des éléments, tandis que la mise en page et le design sont gérés séparément.

Ainsi, les contenus sont plus faciles à réutiliser, à mettre à jour, à diffuser sur différents canaux et à localiser de manière cohérente.

Les solutions de contenu structuré incluent notamment XML, DITA, les CMS basés sur des composants et les outils de rédaction modulaire en rubriques comme Paligo.

Exemple concret

Prenons une simple consigne de sécurité.

• Non structuré (Word/PDF)
  
  Avertissement : Ne pas utiliser au-dessus de 50 °C.

  Si la limite de température est modifiée à 55 °C :

  • chaque document doit être localisé et mis à jour ;

  • chaque fichier doit être renvoyé en traduction ;

  • les traducteurs retraduisent le segment complet ;

  • des incohérences risquent d’apparaître dans les mises à jour ;

  • des ajustements de la mise en page peuvent être nécessaires dans chaque langue.

  Même si une seule valeur a changé, la phrase complète doit repasser par toutes les étapes du flux de travail.

• Structuré (XML/DITA)

  Ne pas utiliser au-dessus de 50°C.

  
  
  

  Si la valeur change :

  • la mise à jour se fait de manière centralisée ;

  • chaque version est mise à jour automatiquement ;

  • la quasi-totalité de la phrase figure déjà dans la mémoire de traduction ;

  • seul l’élément modifié doit être ajusté ;

  • il n’est pas nécessaire de suivre manuellement chaque occurrence ;

  • le site web, les PDF et l’aide intégrée au produit sont tous générés à partir de la même source.

  Cela peut sembler n’être qu’un petit détail. Mais à l’échelle d’une entreprise, qui produit de nombreux documents dans plusieurs langues, la différence est bien réelle.
  
  
  
  La structure de vos contenus a un impact direct sur l’effort manuel demandé à vos équipes.
  
  

• Contenus semi-structurés
  
  Entre les contenus pas du tout structurés et les contenus entièrement structurés se trouvent les contenus semi-structurés.
  
  

  Ces contenus peuvent suivre certaines règles ou modèles, mais aucun cadre formel ne définit strictement les différents types de contenus ni leurs relations entre eux.

  Il peut s’agir de modèles de CMS ou de CCMS avec des champs prédéfinis, d’une documentation Markdown, de modèles Word structurés ou de blocs de contenus web modulaire.

  Un certain niveau de gouvernance et de cohérence est déjà assuré. Cependant, la fonction et la présentation ne sont pas entièrement dissociées, et les contenus ne sont pas toujours stockés sous forme de composants véritablement indépendants et réutilisables.
  
  

  Ils peuvent être réutilisées, mais dans certaines limites. L’automatisation peut être mise en place, mais seulement partiellement. La localisation peut être rationalisée, mais pas entièrement intégrée.
  
  

  Pour de nombreuses entreprises, c'est ce type de contenu qui est la réalité.

Si les contenus structurés sont si avantageux, pourquoi tant d’entreprises continuent-elles à s’en passer ?

Les bénéfices sont clairs, l’évolutivité est assurée et, pourtant, l’adoption reste limitée. Les freins sont rarement techniques : ils relèvent surtout de l’organisation.

1. Outils existants

La plupart des équipes chargées de la documentation s’appuient sur les outils dont elles disposent déjà. Par exemple, une petite organisation se servira de Google Docs, tandis qu’une grande entreprise utilisera un environnement Microsoft Office en place depuis longtemps. Dans les deux cas, la logique est la même : faire avec ce qu’on a.

Les logiciels dédiés à la rédaction structurée demandent plus qu’une simple installation. Pour les adopter, il faut d’abord démontrer leur intérêt et obtenir l’adhésion des parties prenantes, former les équipes, établir de nouvelles règles de gouvernance et repenser les flux de travail. Ce n’est pas une simple évolution technique, mais une véritable transformation opérationnelle.

Pour les équipes déjà fortement mobilisées par les cycles de publication et la gestion des contenus multilingues, cette transformation peut se révéler déstabilisante. Même si les gains sur le long terme sont évidents, l’effort à fournir à court terme est considérable, c’est pourquoi les entreprises préfèrent conserver leurs processus existants.

Vous aussi, vous travaillez avec des fichiers d’impression, des PDF ou d’anciens formats ?

2. Complexité perçue

Les contenus structurés sont souvent associés à des notions très techniques comme les schémas XML, la spécialisation DITA, la gouvernance des métadonnées ou encore la refonte de l’architecture de l’information.

Les équipes de documentation spécialisées maîtrisent généralement bien ces notions. Mais pour les petites équipes, ou celles qui gèrent à la fois la documentation, le marketing et le support, cela peut vite devenir complexe.

Toutes les organisations ne disposent pas d’une équipe dédiée à la rédaction technique et réglementaire. Dans certaines entreprises, la documentation est prise en charge par différents services. Dans ce contexte, l’ajout d’une nouvelle terminologie et de nouveaux flux de travail peut sembler alourdir la charge plutôt que l’alléger.

La rédaction structurée simplifie souvent les opérations sur le long terme. Mais au début, elle introduit des changements, et ce type de transformation demande de l’assurance, de la maturité organisationnelle et des investissements concrets.

Sans direction claire, la complexité perçue peut vite devenir un vrai obstacle.

Vous souhaitez simplifier et faire évoluer votre processus de documentation, quel que soit votre environnement actuel ? Contactez-nous et, ensemble, nous trouverons l’approche adaptée à votre organisation.

3. Silos organisationnels

Les contenus structurés ne sont pas l’affaire d’une seule équipe. Leur portée s’étend aux équipes produit, IT, web, marketing et de localisation. Le choix du modèle de contenu a une incidence sur les flux de publication, les intégrations et les processus de traduction.

Lorsque ces équipes travaillent en silos, la répartition des responsabilités est plus floue.

• Qui définit le modèle ?

• Qui le tient à jour ?

• Qui finance les outils ?

• Qui veille à l’adaptation de la localisation ?

Sans gouvernance partagée, les initiatives finissent par stagner. L’ambition peut être là, mais sans alignement entre les équipes, la mise en œuvre devient difficile à coordonner.

Les intégrations et les API permettent à chaque service d’intégrer directement la localisation à leur propre environnement, au sein des systèmes et flux de travail existants. Les équipes marketing localisent les contenus depuis leur CMS, les développeurs automatisent leurs flux de travail via les API, et les autres équipes continuent de travailler dans leurs outils, en gérant efficacement les contenus multilingues sans changer leur façon de travailler.

4. Localisation mal intégrée

C’est l’un des enjeux les plus sous-estimés. De nombreuses équipes associent d’abord les contenus structurés à la publication, notamment parce qu’ils sont faciles à réutiliser à et diffuser sur plusieurs canaux. La localisation passe parfois au second plan.

Mais cette situation évolue. Aujourd’hui, les mises à jour sont publiées simultanément dans toutes les langues. Les contenus structurés révèlent tout leur potentiel lorsque la localisation est intégrée dès le départ. Cette intégration permet :

• d’automatiser le traitement des fichiers grâce aux connecteurs.

• d’harmoniser la mémoire de traduction avec les composants réutilisables.

• de centraliser la gestion de la terminologie.

Sans une bonne intégration de la localisation dès la conception des flux de travail, même les environnements bien structurés peuvent encore générer des doublons et nécessiter des interventions manuelles.

Les contenus structurés ne garantissent pas à eux seuls l’efficacité.

L’architecture des contenus et les processus de localisation doivent évoluer ensemble.

Qu’est-ce qu’un modèle de contenu et pourquoi est-ce important ?

Un modèle de contenu définit les types de contenu existants, les éléments qui les composent et leurs relations entre eux.

Dans un environnement structuré, les rédacteurs créent des contenus selon ce modèle. Ce cadre apporte davantage de prévisibilité, tout en facilitant la réutilisation des contenus, leur publication sur plusieurs canaux et leur segmentation pour la traduction.

Le modèle de contenu fournit la structure. C’est au moment de réutiliser les contenus que l’impact opérationnel est le plus visible.

Que signifie vraiment « réutiliser des contenus » ?

Réutiliser, ce n’est pas faire du copier-coller. C’est utiliser un composant validé dans plusieurs manuels, formats et langues, puis le mettre à jour une seule fois afin que les modifications soient répercutées partout.

Pour les entreprises internationales, cette méthode réduit les efforts de rédaction, les coûts de traduction, les risques réglementaires et les délais de mise sur le marché.

Une approche différente selon le type de contenus

La structure de vos contenus détermine votre processus de localisation.

Dans les environnements non structurés, la localisation se fait généralement fichier par fichier et demande beaucoup d’efforts manuels pour la mise en forme et la mise en page. Ce travail porte le nom de publication assistée par ordinateur. Il consiste à retravailler manuellement les contenus traduits pour restituer l’aspect visuel et la mise en force d’origine, souvent avec des mises à jour répétitives.

Dans les environnements semi-structurés, certaines tâches peuvent être automatisées, mais la préparation manuelle reste souvent nécessaire et des incohérences peuvent persister.

Dans les environnements entièrement structurés, la segmentation par composants permet de mieux tirer profit de la mémoire de traduction et de réduire les doublons, à condition que la localisation soit intégrée dès le départ.

En effet, si la structure renforce l’efficacité, ce gain ne se matérialise que si la localisation est intégrée.

Une localisation optimale ne passe pas forcément par des contenus entièrement structurés

Les entreprises utilisent souvent les trois niveaux de structuration, associant PDF non structurés, contenus CMS semi-structurés et systèmes XML ou DITA entièrement structurés. Une stratégie de localisation efficace doit couvrir chacun de ces niveaux.

Chez LanguageWire, nous travaillons avec des équipes de documentation technique sur tous les types de contenus et dans tous les environnements, des contenus exigeant beaucoup de PAO aux contenus structurés au format XML. Pour ce faire, nous intégrons nos solutions à leurs outils et systèmes existants, comme Paligo, Git, MadCap IXIA, Adobe Experience Manager et Zendesk Knowledge.

L’objectif n’est pas de transformer toute la structure du jour au lendemain.

Il s’agit de veiller à ce que votre documentation (entièrement structurée, semi-structurée ou non structurée) soit évolutive, cohérente et facile à localiser. Parce que l’optimisation est possible dans un système imparfait.

Si les contenus structurés sont loin d'être la norme encore, la localisation quant à elle devrait toujours être évolutive

La rédaction structurée continue de gagner du terrain. L’IA appliquée à la documentation accélère son adoption, les connecteurs et les intégrations réduisent les frictions, mais cette transformation prend du temps. En attendant, les équipes de documentation doivent toujours produire des contenus pour chaque produit, et ce, dans plusieurs formats et langues.

Que votre environnement soit entièrement structuré ou plus traditionnel, une constante demeure : votre documentation multilingue doit pouvoir évoluer.

Et cette capacité à évoluer dépend autant de l’intégration des processus que de la structure des contenus.

Si vous souhaitez optimiser votre documentation technique, qu’elle soit structurée ou non, nous sommes là pour vous aider.