Sådan løste vi en validerings-flaskehals – et eksempel fra virkelighedens verden

En af vores kunder stod med et problem med deres lokaliseringsworkflow. Valideringstrinnet var årsag til gentagne forsinkelser. Bunken af projekter, der ventede på validering, voksede konstant, og hele 36 % af valideringsjobbene blev afleveret for sent, samtidig med at antallet af igangværende projekter skulle tælles i tusinder.

De mange uafsluttede projekter og forsinkede markedsaktiviteter betød, at det var magtpåliggende for kunden at forbedre deres interne effektivitet.

Validering er ofte en flaskehals, men problemet kan være svært både at sætte tal på, få overblik over og ikke mindst løse.

Opstår forsinkelserne, fordi teamet har for travlt? Påtager en bestemt validator sig for mange jobs? Sakker visse sprog oftere bagud end andre? Udfordringen bliver særlig kompleks i store decentraliserede setups uden en overordnet procesejer.

For at hjælpe kunderne med at løse udfordringer som denne har LanguageWire indført en datadrevet tilgang med udgangspunkt i Lean dashboards. Det var netop takket være data i disse, at vores Senior Operations Excellence Specialist Philip Philipsen bemærkede, at kunden gennemgående lå med både høj jobvolumen og var ramt af tilbagevendende forsinkelser på deres valideringer. Det ansporede ham til at sætte et forbedringsprojekt i værk.

Inden vi går i dybden med, hvad dataene viste, og hvordan teamet som resultat af indsatsen lykkedes med at forbedre deres effektivitet, skal vi ind på, hvorfor Philip i første omgang kiggede på disse data, og hvordan de omtalte dashboards kommer ind i billedet.

Fokus på det vigtigste

Grunden til, at Philip kiggede på kundedata den dag (og grunden til, at disse data i det hele taget eksisterede i et let tilgængeligt format), var Lean.

Lean er en ramme til operationel procesoptimering, der benytter data, klare procesoverblik og continuous improvement til at løse et problem ved selve dets rod.

I løbet af de sidste tre år har LanguageWire integreret Lean-principper i sin operationelle drift. For eksempel ved at designe og implementere dashboards, der visualiserer kundens lokaliseringsworkflow og identificerer de steder, hvor forsinkelserne eller flaskehalsene opstår.

En af vores eksperter på området, Joanna Monika Nyk, står bag en stor del af arbejdet med at indføre Lean. LanguageWire benyttede sig allerede af stærke værdifokuserede og datadrevne arbejdsmetoder. Det byggede hendes team videre på for at formalisere og styrke kulturen.

Lean er en metode, der bruges til at opnå operationel modenhed, og som udvikler sig gennem samarbejde, fælles beslutninger og problemløsning i det daglige. Med tiden afgør disse adfærdsmønstre, hvor effektivt en organisation kan skalere og tilpasse sig.

Som Joanna udtrykker det: "Lean hjælper os med at holde fokus på det centrale, nemlig værdi for kunden, og at basere det på data snarere end antagelser."

Sådan fandt vi grundårsagen til flaskehalsen i valideringsprocessen

Hvad fortalte Lean dashboards så om effektivitetsproblemet i kundens valideringsproces?

Dataene viste, at validatorerne i gennemsnit var tre dage om alene at acceptere et job, men at hvert job typisk blev afsluttet inden for fem dage, når først en validator så havde accepteret det.

Yderligere undersøgelser viste, præcis hvor flaskehalsen opstod, herunder hvilke validatorer der var årsag til forsinkelser, hvilke lande der sakkede bagud, og hvem der påtog sig størstedelen af arbejdsbyrden.

Forudsætningen for at kunne ændre noget er at vide, præcis hvad der foregår blandt medarbejderne i det daglige. Den viden kan fortælle dig, hvor du skal gribe ind, hvem du skal tale med, og hvordan du skal omfordele arbejdet.

Et andet interessant datapunkt: De fleste forsinkelser opstod efter et bestemt antal dage. Hvis et job blev accepteret inden da, var der større sandsynlighed for, at det ville blive afsluttet til tiden. Omvendt opstod der langt hyppigere forsinkelser derefter.

At gøre problemet håndgribeligt var et vigtigt skridt i retning af at kunne løse det, men et centralt spørgsmål trænger sig efterfølgende på. Hvordan handler man struktureret på denne viden? Ikke mindst hvis man har et decentralt setup uden tydeligt ejerskab?

LanguageWire inddrog nu kunden i arbejdet med at skabe en fælles handlingsplan, der tog udgangspunkt i de centrale indsigter.

Sådan forbedrede vi valideringsprocessen med 21 %

Anden del af udfordringen var at finde ud af, hvordan vi skulle handle på dataene.

Kundens valideringsteam består af lokale marketing-, produkt- eller tekniske medarbejdere, der i forvejen er fuldtidsbeskæftigede med deres normale arbejde. Validering er sjældent deres prioritet. Forsinkelserne skyldes som regel ikke manglende vilje, men derimod manglende intern forventningsafstemning eller kapacitet.

Som led i processtandarden bliver der sendt automatiske påmindelser til validatorerne i håbet om, at det vil hjælpe dem til at levere til tiden. De har sjældent den ønskede virkning. Validatorerne har nemlig allermest brug for direkte kommunikation fra og afstemning med de kolleger, der beder dem validere.

For at fremme denne afklaring benytter LanguageWire-teamet et Validation Alignment Document – en ramme, der hjælper med at strukturere samtaler mellem kunder, validatorer og LanguageWire.

Dokumentet definerer både roller, ansvarsområder, eskaleringsveje, tidslinjer og forventninger, så alle interessenter er bekendt med de forskellige scenarier og de ønskede resultater. Det sætter alle parter i stand til at træffe oplyste beslutninger i forskellige situationer.

Resultatet er en mere forudsigelig valideringsproces. Både kunder, validatorer og LanguageWire er da helt på linje med valideringsprocessen, allerede før den begynder.

Dataene skabte en særdeles nyttig kontekst for disse samtaler. Da kunden fandt ud af, præcis hvor flaskehalsene opstod, kunne de tale direkte med de pågældende validatorer.

I nogle tilfælde kunne de flytte jobs fra validatorer, der ikke havde kapacitet til dem. I andre kunne kunderne forventningsafstemme nærmere med de validatorer, der gang på gang fik processen til at gå i stå.

En tredje løsning gik på at indføre en annulleringsmekanisme. Dataene viste, at der var større sandsynlighed for forsinkelser efter et bestemt antal dage. Annulleringsmekanismen gjorde da, at jobs, der overskred det aftalte antal dage, ganske enkelt blev annulleret. Det var bedre for kunden at genbestille projektet senere, end at der ophobede sig en kæmpe pukkel af uafsluttede jobs.

Resultatet blev, at Process Lead Time (PLT) blev reduceret med 21 %.

PLT er en KPI, der bruges til at vurdere, hvor effektivt en proces gennemføres. Den måler den overordnede effektivitet af en proces.

Var der ikke var blevet taget hånd om problemet, ville det have givet anledning til endnu flere uafsluttede jobs og endnu højere operationel kompleksitet. Samtidig ville kunden have stået med en betydelig skaleringsudfordring, hvor stadig flere jobs, konstante forsinkelser og manglende intern kapacitet uvægerligt ville give sig udslag i højere operationelle udgifter.

Derfor handler det ikke kun om denne kundecase

Når komplekse organisationer arbejder sammen, som det ofte er tilfældet mellem globale virksomheder og lokaliseringspartnere, har den operationelle modenhed på begge sider direkte indflydelse på partnerskabets ve og vel.

Lean hjælper organisationer med tidligere at identificere tilfælde af manglende effektivitet og dernæst forbedre samarbejdet på tværs af komplekse lokaliseringssetups.

Joanna ser ikke kun LanguageWires Lean-rejse som en måde at forbedre interne processer på, men også som en vej til at blive en stærkere operationel partner for kunderne.

"Vi forvandler procesforbedring til fælles værdi for vores kunder ved hjælp af data, operationelle indsigter, dashboards og klare procesoverblik. Denne gennemsigtighed skaber mulighed for en åben dialog og er med til at identificere haltende effektivitet, og samtidig bidrager den til løbende at forbedre samarbejdet."

På den måde bliver procesforbedring til en fælles indsats, hvor både LanguageWire og kunden løbende forbedrer workflow-setuppet sammen.

Når udfordringer med validering forvandles til reelle forbedringer

Hvordan identificerer man, hvor problemerne opstår i et komplekst valideringssetup, når ansvarsområderne er fordelt på flere teams, sprog og interessenter?

Svaret ligger i at kombinere operationel klarhed med fælles problemløsning.

Som lokaliseringspartner kan LanguageWire tilbyde et bredt workflowperspektiv med udgangspunkt i data, dashboards og procesindblik, mens kunden bidrager med viden om interne teams og processer samt prioritering.

Kundecasen, vi har gennemgået i denne artikel, stammer fra virkelighedens verden og illustrerer, hvordan en Lean-ramme, dashboards og konstruktive samtaler med forskellige interessenter kunne reducere Process Lead Time med 21 %.

Samarbejd med LanguageWire

At finde sammen med den rigtige lokaliseringspartner er et vigtigt første skridt hen imod at opfylde jeres mål for global kommunikation. Hvis I er på udkig efter en partner, der kan opfylde jeres specifikke behov, skalere i takt med jer og understøtte jeres udvikling, står vi klar.

Kontakt en af vores eksperter, og find ud af, hvordan vi kan hjælpe jer med at nå ud på flere markeder.

Denne artikel stammer fra maj 2026-udgaven af Lost & Found in Translation, et månedligt nyhedsbrev med indblik, holdninger og betragtninger fra mennesker, der til daglig arbejder med lokalisering. Tilmeld dig nyhedsbrevet, så får du besked, når næste udgave udkommer.