Hoe groeien ondernemingen en blijven ze verbonden met hun doelgroepen in verschillende talen en regio's?
Stel je een bedrijf voor met 500 werknemers, 40 markten en contenttypes die variëren van regelgevingsdocumenten tot marketingcampagnes, over alle teams heen. Hoe regelen zij de aanpassing – of lokalisatie, zoals dat heet in ons vak – van al die content aan al die talen?
Hoe zorgen ze ervoor dat de juiste vakterminologie wordt gebruikt in alles wat ze publiceren?
Hoe gaan ze om met content met een veelomvattend ontwerp, zoals brochures, verpakkingen of andere lay-outs in verschillende talen?
Hoe zorgen ze ervoor dat vertalingen effectief voldoen aan de voorschriften van gereguleerde sectoren?
Hoe schalen ze op en af, afhankelijk van de behoefte, zonder de managementoverhead?
Hier komt het Translation Management System (TMS) in het plaatje.
Wat is een TMS?
Een Translation Management System (TMS) is een centrale hub voor lokalisatieactiviteiten.
Het is de omgeving waarin teams hun taalprojecten beheren, opvolgen en ordenen, en toegang krijgen tot een netwerk van taalprofessionals en -diensten.
Afhankelijk van het type TMS, biedt het je de volgende mogelijkheden:
diensten aanvragen, zoals creatieve vertaling, machinevertaling, lay-outcheck of validatie;
vertalingen aanvragen en invoeren via je eigen CMS, PIM of DAM, zodat je je eigen platform niet hoeft te verlaten;
het projectmanagement uitbesteden aan TMS-projectmanagers;
toegang tot een netwerk van deskundige vertalers, met de flexibiliteit om het beheer door het TMS-team te laten doen, of werken met je eigen vertaal- of validatieteam;
toegang tot lokalisatietechnologieën zoals AI-dubbing of vertaalgeheugens, of slimme functies zoals AI Quality Estimation of AI Editing.
Hoe werkt een TMS?
Een TMS kan op verschillende manieren werken, afhankelijk van je opzet en behoeften. Een typisch model bij LanguageWire is 'volledig beheerd'. Dat betekent dat onze klanten zich na de onboardingperiode niet meer moeten bezighouden met projectmanagement. Ze gebruiken de infrastructuur van het systeem, tools en pool van taalprofessionals om content te lokaliseren en bestanden naar de juiste locatie te sturen.
De klant moet alleen de opdrachten doorsturen en basisinformatie verstrekken over wat hij verwacht. Dit werkt goed wanneer veel verschillende teams in een bedrijf zelfstandig moeten werken zonder dat er een intern team nodig is om alle activiteiten te beheren.
Zo realiseer je een project via het TMS:
Bestel een vertaaldienst, bijvoorbeeld de vertaling van een webpagina of document, ondertitels, voice-over, proeflezen, machinevertaling of creatieve vertaling.
Upload de bronbestanden, kies de talen en stel een deadline in.
Wacht. Een TMS-projectmanager vindt de juiste mensen voor de taak.
Je bestanden worden volledig gelokaliseerd naar je teruggestuurd.
Een voorbeeld
Laten we eens kijken naar een praktisch voorbeeld. Hoe zou een productteam bij een autofabrikant een TMS gebruiken?
Stel je voor dat ze een productbrochure willen lokaliseren.
Zonder een TMS zou het productteam contact moeten opnemen met een bureau of freelancer, het project zelf van begin tot eind moeten beheren en handmatig moeten controleren op kwaliteit en merkconsistentie. Ze moeten ervoor zorgen dat de gelokaliseerde tekst in het ontwerp van de brochure past.
Met een TMS werkt dit veel eenvoudiger: ze uploaden gewoon zowel de brochure als het bronbestand (bijvoorbeeld een Photoshop-bestand), ze kiezen de talen, stellen een deadline in en wachten tot de resultaten terugkomen.
De projectmanager van het TMS kiest de relevante experts voor de taak. De experts vertalen en proeflezen de tekst, en checken of alles goed in het ontwerp van de brochure zit.
Zo eenvoudig is het.
Het productteam hoeft niets zelf te beheren. Ze behouden wel de volledige controle over het resultaat, en kunnen:
de kwaliteit van de vertaling kiezen, het budget en de deadline aanpassen;
de voortgang op het platform volgen;
de vertaalde content laten valideren door lokale proeflezers, die controleren op merkconsistentie en kwaliteit voordat het project wordt afgerond.
Ze kunnen er ook voor kiezen om een termbase en vertaalgeheugens te gebruiken om voor elk project steeds betere vertalingen te maken.
Een termbase (TB) is een woordenlijst samengesteld uit bedrijfs- of sectorspecifieke woordenschat, zodat vertalers precies weten welke woorden ze moeten gebruiken. Dat is vooral belangrijk voor gereguleerde of gespecialiseerde sectoren waar de formulering van cruciaal belang is, niet alleen voor de duidelijkheid, maar ook voor de naleving.
Een vertaalgeheugen (translation memory, TM) hergebruikt goedgekeurde vertalingen voor toekomstige projecten.
Dat wordt mettertijd groter, waardoor je steeds betere vertalingen maakt en kosten bespaart op elk project.
Wat zit er in een TMS?
Nu we het hebben gehad over het gebruik van een Translation Management System (TMS) en het soort diensten dat je via het systeem kunt bestellen, vraag je je ongetwijfeld af wat er precies in een TMS zit?
Dit kan variëren van systeem tot systeem. Laten we eens kijken hoe het TMS bij LanguageWire is opgebouwd:
Het TMS is de basis: de infrastructuur en het netwerk
Het Translation Management System is het fundament. De infrastructuur van het TMS – die de projectmanagers, dashboards en een netwerk van experts omvat – maakt deel uit van dat fundament:
De bouwstenen: diensten, connectors en technologieën
Elke combinatie van diensten en technologieën kan bovenop het TMS-fundament worden toegevoegd:
Diensten: vertaling, transcreatie, DTP en lay-out enz.
Connectors om je CMS-, CCMS-, CRM- en PIM-systemen aan te sluiten op het TMS, zoals Umbraco of Drupal
Technologieën zoals AI-dubbing, machinevertaling en AI-kwaliteitsgarantie
Drie manieren waarop een TMS de kostenefficiënte oplossing wordt
Minder overhead
Werken met één TMS (één leverancier) in plaats van met veel verschillende leveranciers, is volgens klanten en niet-klanten de belangrijkste onderscheidende factor, die het grootste economische verschil maakt – ongeacht welk TMS ze kiezen.
Dat komt omdat er maar een klein intern team nodig is om één leverancier te beheren – in tegenstelling tot het opstellen van briefings en contracten, en het waarborgen van de consistentie in een situatie met meerdere leveranciers die elk gespecialiseerd zijn in hun unieke vakgebieden. In een TMS krijg je via één unieke omgeving toegang tot een netwerk van taalprofessionals, zodat je die relaties niet individueel hoeft op te bouwen en te onderhouden.
Meer consistentie met minder moeite
Een ander voordeel van het werken met een TMS is consistentie. Werken met veel verschillende teams die niet met elkaar in contact staan, kan het resultaat inconsistent maken. Het zou een heel gedoe zijn om je voorkeurstermen met hen allemaal te delen. Met een TMS hebben alle experts binnen je netwerk toegang tot dezelfde informatie: jouw termbase, vertaalgeheugens, merkrichtlijnen en briefings.
Hogere schaalbaarheid
Het individueel beheren van verschillende bureaus en freelancers wordt exponentieel moeilijker en duurder naarmate je bedrijf groeit. Een TMS is flexibel en kan naar behoefte worden opgeschaald of verkleind zonder dat dit enige inspanning of herstructurering van jouw kant vereist.
Tot slot
Een TMS is jouw ecosysteem voor het beheren van vertalingen op schaal. Het is de plek waar je naartoe gaat om vertaalprojecten te bestellen, of het nu gaat om ondertiteling, transcreatie of een ouderwetse vertaling. Hier train je je AI of menselijke vertalers en proeflezers in je woordenschat, stijl en toon. En het is de plek waar je je eigen systemen met elkaar verbindt, zodat de resultaten moeiteloos altijd op de juiste plaats terechtkomen.
