Derfor skaber manuelle lokaliseringsworkflows kaos hos dokumentationsteams

Teknisk og lovpligtig dokumentation omfatter nu flere teams og systemer

I dag eksisterer teknisk dokumentation sjældent i et enkelt system og håndteres ikke engang af et enkelt team. I mange organisationer produceres og distribueres teknisk dokumentation af og mellem flere afdelinger og platforme.

Hvad det er, der dokumenteres, påvirker også, hvordan informationen håndteres og lokaliseres. Hardwaremanualer, hjælpefunktioner i software og hybride produktøkosystemer indebærer hver deres forskellige dokumentationsworkflows, publiceringskrav og lokaliseringsudfordringer.

Teams, der producerer tekniske tekster,

skal håndtere strukturerede produktmanualer, vedligeholdelsesvejledninger, brugsanvisninger og datablade for produkter.

Marketing- og salgsteams

udarbejder ofte teknisk content, der henvender sig til kunderne, f.eks. brochurer, salgspræsentationer, whitepapers, produktflyers og oversigter over løsninger, der har til formål at formidle produkternes funktionalitet og forretningsmæssige værdi.

Teams, der leverer support og kompetenceudvikling til kunder,

skal måske vedligeholde onboarding-vejledninger, implementeringsdokumentation, problemløsningscontent og videnbaseartikler på flere sprog.

Softwareteams

kan have ansvaret for tekststrenge til brugergrænseflader, udgivelsesnoter og udviklerdokumentation knyttet til lanceringscyklusser.

På tværs af organisationen bliver teknisk produktinformation distribueret mellem:

• CMS'er (Content Management Systems)

• CCMS'er (Component Content Management Systems)

• PIM-systemer (Product Information Management)

• ERP-platforme (Enterprise Resource Planning)

• videnbaser

• supportportaler

• udviklings-repositories.

Inden for disse miljøer kan materialer eksistere i både strukturerede formater som XML og DITA og ustrukturerede formater som Word-dokumenter, PDF-filer, regneark, præsentationer og layoutbaserede publikationer.

Tilsammen understøtter disse systemer de måder, hvorpå teknisk information udarbejdes, opdateres, genbruges og distribueres til globale markeder.

Hvad sker der, når sammenhængen mellem lokaliseringsworkflows bryder sammen?

Lokalisering betragtes ofte som noget, der finder sted, når contentet allerede er produceret på hovedsproget. I mange organisationer tilføjes oversættelsesprocesser til eksisterende contentoperationer i stedet for at blive integreret i dem.

I starten forsøger teams ofte at håndtere disse aktiviteter manuelt. Dokumentationen bliver måske eksporteret fra tekstforfatningssystemer, kopieret til regneark, e-mailet frem og tilbage mellem forskellige teams eller sendt til oversættelsesudbydere som enkeltstående filer. Det kan forekomme, at DTP'ere kopierer og indsætter oversatte tekster manuelt i layouts for sprog, som de ikke forstår. I nogle tilfælde genuploader webteams oversat tekst til CMS-platforme side for side, mens supportcontent bliver opdateret separat til forskellige videnbasemiljøer.

Disse metoder føles måske overskuelige i starten, men kompleksiteten øges hastigt, når mængden af content vokser til flere sprog, produktvarianter, softwareudgivelser og publiceringskanaler.

Det, der starter som en ligetil eksport-og-oversæt-proces, kan hurtigt udvikle sig til fragmenterede handlinger, der omfatter:

• samme content anvendt i forskellige sammenhænge

• problemer med versionssporing

• inkonsekvent formatering

• dobbeltarbejde under manuel håndtering

• koordinering mellem flere teams, værktøjer og sprog.

Når mængden af dokumentation på flere sprog vokser, kan usammenhængende lokaliseringsprocesser skabe flaskehalse, der forsinker opdateringer, øger mængden af manuelt arbejde og gør det betydelig mere besværligt at skalere flersproget kommunikation.

Mistet kontekst

Teknisk information eksisterer sjældent i et tomrum. En kort introduktion i en vedligeholdelsesvejledning kan være baseret på tidligere trin. En etiket i en brugergrænseflade kan være afhængig af omgivende elementer i grænsefladen. En teknisk advarsel kan have forbindelse til sikkerhedsanvisninger beskrevet andetsteds i dokumentationen.

Når materialer eksporteres som enkeltstående filer, mister oversættere tit synlighed i forhold til, hvordan oplysningerne passer ind i det mere overordnede workflow.

Selv enkle sætninger kan blive tvetydige uden den kontekst. Sætningen "Se i loggen" kan f.eks. henvise til logfiler over systemhændelser i et softwaremiljø. Men uden kontekst kan det blive fortolket til at betyde, at man skal slå op i fysiske logbøger eller optegnelser.

Små tvetydigheder som denne kan føre til fejloversættelser, især i tekniske eller lovpligtige miljøer med meget specialiseret terminologi.

Dobbeltarbejde, når relevant indhold ikke genbruges

Mange dokumentationsmiljøer er i høj grad afhængige af genbrug af content.

Samme instruktion dukker måske op i mange produktmanualer, softwareversioner eller supportartikler. I strukturerede miljøer håndteres denne form for genbrug ofte automatisk ved hjælp af modulære contentkomponenter.

Men selv i mindre strukturerede miljøer har organisationer brug for måder at opretholde ensartethed og reducere dobbeltarbejde på i forbindelse med oversættelse af materialer til flere sprog.

Oversættelseshukommelser og termbaser hjælper teams med at genbruge godkendte oversættelser, standardisere terminologi og opretholde ensartetheden på tværs af afdelinger, produkter og contenttyper.

Men når materialerne bliver afkoblet fra deres oprindelige workflows, kan de relationer, som genbrug er baseret på, blive sværere at opretholde, og oversættelsesaktiver mere vanskelige at håndtere effektivt.

Resultatet er, at identisk eller næsten identisk content kan blive oversat igen og igen som led i forskellige projekter, hvilket øger udgifterne, sinker opdateringer og forårsager uoverensstemmelser mellem sprog.

Problemer med formatering og layout

For teams, der håndterer manualer, datablade, præsentationer, lovpligtig dokumentation, flersprogede PDF'er eller kunderettede produktmaterialer, kan det blive en betydelig udfordring at opretholde ensartet formatering.

Tekniske og lovpligtige materialer er ofte afhængige af strukturerede layouts, tabeller, diagrammer, faste skabeloner og flersprogede formateringskrav, der kan blive vanskelige at opretholde på tværs af sprog. Kundevendte materialer som brochurer, salgspræsentationer og produktflyers kan indebære yderligere branding- og designovervejelser, der også kræver omhyggelig formatering på flere sprog.

Manuel eksport og genimport medfører ofte formateringsændringer, der senere skal tilrettes manuelt.

I forbindelse med flersproget dokumentation medfører det ofte ekstra DTP-arbejde (Desktop Publishing), når oversættelserne er færdige, fordi layouts, tabeller, sideopsætninger og længere tekster på de oversatte sprog skal tilrettes, så contentet passer på alle sprog og i alle formater.

Kompliceret versionskontrol

Teknisk information udvikler sig konstant.

Nye produktversioner kræver opdaterede instruktioner. Softwareudgivelser indebærer nye udgivelsesnoter og tekststrenge til brugergrænseflader. Lovændringer medfører behov for at opdatere dokumentation på flere markeder og sprog.

Når dokumentationen bliver opdelt i filer med henblik på lokalisering, bliver det betydelig sværere at opretholde synkroniseringen mellem kildetekster og oversatte versioner.

Teamene ender måske med at holde styr på versioner via regneark, e-mails, delte mapper, repositorier og usammenhængende systemer, hvilket yderligere øger kompleksiteten for hver ny udgivelsescyklus.

Driftsudgifterne ved usystematiseret lokalisering

Når arbejdsbyrden i forbindelse med content på flere sprog vokser, kan usammenhængende lokaliseringsworkflows undergrave effektiviteten på mange andre områder end selve oversættelsesarbejdet. Med tiden kan behovet for manuel koordinering mellem de teams, der har ansvar for dokumentation, software, produkter, support og content, medføre en betydelig administrativ byrde i alle afdelinger.

Tekniske redaktører, lokaliseringsmanagers og contentteams bliver tvunget til at bruge mere og mere tid på at koordinere opdateringer på bekostning af indsatsen for at forbedre contentkvaliteten og brugeroplevelsen.

I stor skala støder organisationer ofte på udfordringer som:

• forsinkede opdateringer af dokumentation på grund af behovet for at koordinere oversættelsesarbejdet

• dobbeltarbejde på tværs af teams og sprog

• voksende udgifter til DTP (Desktop Publishing) og formatering

• langsommere globale produkt- og softwarelanceringscyklusser

• voksende administrativ arbejdsbyrde på tværs af distribuerede teams

• vanskeligheder med at opretholde ensartetheden på tværs af sprog mellem afdelinger og kanaler.

Når kompleksiteten i forbindelse med lokalisering vokser, kan usammenhængende processer blive en flaskehals, der sinker contentoperationer, øger udgifterne og begrænser organisationens evne til at skalere kommunikation på flere sprog effektivt.

For at tackle disse udfordringer søger organisationer i stigende grad efter måder at knytte lokalisering mere direkte til de systemer og workflows, som de forskellige teams allerede bruger.

Skalering af flersproget content på tværs af forbundne systemer

Når organisationer vokser, skal lokaliseringsprocesserne kunne håndtere kompleksitet uden at tvinge tekniske redaktører, udviklere samt produkt-, support- og marketingteams ind i ét fælles oversættelsesworkflow.

I stedet er skalerbare lokaliseringsoperationer i stadig højere grad afhængig af evnen til at understøtte flere workflows, systemer og contentformater inden for en forbundet driftsramme, samtidig med at manuel koordinering og usammenhængende overdragelser reduceres.

For at forbedre skalerbarheden og reducere fragmenteringen af workflowene indfører organisationer ofte en kombination af:

• strukturerede contentworkflows

• translation management systems

• terminologistyring

• oversættelseshukommelser

• understøttelse af DTP (Desktop Publishing)

• automatisering

• forbundne integrationer.

I stedet for at benytte sig af usammenhængende eksportér-og-oversæt-metoder går organisationer i stigende grad efter at bevare tilknytningen mellem det flersprogede content og de systemer, hvor det udarbejdes, opdateres og offentliggøres.

Tilknytning af lokalisering til eksisterende workflows

Mange organisationer bevæger sig i retning af lokaliseringsworkflows, der integreres direkte til contentsystemer og publiceringsmiljøer.

Det kan indebære:

• tekniske dokumentationsteams, der benytter XML-baserede workflows og CCMS-integrationer som MadCap IXIA CCMS

• softwareteams, som knytter repository-baserede lokaliseringsworkflows til Git-miljøer og udgivelsespipelines

• produktkommunikationsteams, der lokaliserer kundevendte tekniske materialer ved hjælp af CMS, PIM, e-handels- eller AEM-integrationer (Adobe Experience Manager)

• supportteams, som forbinder flersprogede workflows direkte til videnbaser og kundesupportplatforme som Zendesk

• at bevare struktureret content og metadata hele vejen gennem lokaliseringsprocesserne

• at automatisere filhåndtering, projektoprettelse, formateringsworkflows og flersprogede opdateringscyklusser via connectorer og API'er.

Når lokaliseringsarbejdet integreres med eksisterende systemer, kan teams forsætte med at arbejde i de værktøjer, de allerede bruger. Globalt content opdateres løbende i baggrunden som led i den mere overordnede publicerings- og leveringsproces.

Integrer lokaliseringsarbejdet med den måde, jeres team allerede arbejder på

Mange organisationer benytter sig stadig af manuelle eksporter, usammenhængende workflows og filbaserede lokaliseringsprocesser, når de skal håndtere teknisk og lovpligtigt content på flere sprog.

Men i takt med at contentprocesser i stigende grad bliver distribueret mellem teams, systemer og udgivelsescyklusser, kan disse metoder hurtigt blive vanskelige at skalere.

Moderne lokaliseringsworkflows indgår stadig oftere som en del af det overordnede contentøkosystem, hvor dokumentationsplatforme, repositorier, supportsystemer, produktmiljøer og oversættelsesworkflows knyttes sammen til en mere sammenhængende proces.

Med de rette integrationer, automatiseringer og workflowdesigns kan organisationer reducere behovet for manuel koordinering, opretholde contentstrukturen og -ensartetheden og holde opdateringer på flere sprog synkroniseret med produkt- og udgivelsescyklusser.

Hvis I er ved at undersøge, hvordan I kan gøre jeres dokumentations- og lokaliseringsworkflows mere skalerbare, kan vores specialister hjælpe jer med at vurdere jeres nuværende setup, identificere, hvor usammenhængende workflows medfører øgede driftsudgifter, og udforske muligheder for integration, der passer til den måde, jeres teams allerede arbejder på.