Cuando una empresa opera en diversos mercados, su contenido debe reflejar el idioma local, los matices culturales y las estructuras organizativas.
Un sistema de gestión de traducciones (TMS) es una herramienta empresarial común para conseguirlo.
Un TMS es un sistema online con acceso a tecnología, traductores, revisores y project managers. Ayuda a reducir tanto la carga de trabajo como la carga mental de la gestión de las traducciones para que todas las partes puedan centrarse en su trabajo.
Sin embargo, puede configurarse o establecerse de distintos modos, algunos más sencillos que otros. ¿Cómo saber qué configuración es la adecuada para tu empresa? ¿Cómo elegir un sistema que se adapte a ti?
En este artículo hablaremos de tres factores que pueden ayudarte a tomar una decisión al respecto: funciones, flexibilidad e idoneidad.
Funciones: ¿El TMS cuenta con las funciones que necesitas?
La base del TMS es el propio sistema: la infraestructura, la vista general de los proyectos, el acceso a un grupo de profesionales lingüísticos, la sencillez en la solicitud de nuevos proyectos y la supervisión en tiempo real del estado de los proyectos.
Las funciones son elementos funcionales concretos que mejoran la facilidad de uso o el rendimiento y que no se venden de manera independiente. Respaldan la diferenciación de distintos niveles de productos o pueden venderse como complementos.
La combinación de la base y las funciones crea tu solución de traducción personalizada.
Las funciones tienen distintos tamaños y formas. Cada empresa puede tener su propia manera de categorizarlas. Las siguientes categorías se basan en la configuración de LanguageWire:
Gestión de proyectos
Los buenos sistemas de gestión de traducciones se adaptan a tu modelo operativo. Algunas empresas quieren que sus equipos internos gestionen todo, mientras otras quieren una asistencia con gestión integral.
Un TMS flexible debería permitir ambas:
Tu equipo gestiona el proceso: aporta tus propios traductores o revisores en el país (validadores).
Los project managers del TMS se encargan de gestionarlo todo: define el proyecto y el plazo de entrega, el TMS se encargará de todo lo demás (asignarlo a los lingüistas adecuados, supervisar el progreso y entregar los archivos finales).
Comprueba si el TMS que estás analizando ofrece todas las principales funciones de gestión de proyectos que podrías necesitar, como la automatización de los flujos de trabajo, la gestión de archivos, la supervisión del progreso, la asignación de freelancers, los permisos, la elaboración de informes y el envío de mensajes.
Cuantas más opciones tengas, resultará más sencillo de escalar sin tener que rediseñar las operaciones de localización por completo.
Productos
Un TMS puede ofrecer componentes infraestructurales adicionales como una interfaz desde la que puedas realizar traducciones automáticas o un editor que facilite la revisión del contenido traducido. En LanguageWire, los denominamos «productos». LanguageWire TMS ofrece Smart Editor, una herramienta impulsada por IA para traducir, validar y perfeccionar contenido multilingüe. Te permite utilizar vistas previas con contexto, traducción automática personalizada y comprobaciones de calidad integradas para garantizar unos resultados rápidos, coherentes y de gran calidad en todos los canales.
Integraciones y conectores
Si necesitas conectar el TMS a tu sistema CMS, CRM o PIM, comprueba que el TMS cuente con una API o un conector que lo permita.
Integrar el sistema en el TMS te permite permanecer en tu propio sistema y solicitar los proyectos de traducción desde él.
Un ejemplo: El sitio web de LanguageWire está diseñado en Umbraco. Contamos con un conector instalado que nos permite acceder a una publicación del blog (como esta misma) en Umbraco y hacer clic en el botón de traducir. Elegimos los idiomas, los plazos de entrega y el tipo de traducción y, a continuación, el pedido se completa sin tener que salir del CMS.
Servicios de traducción, herramientas lingüísticas y expertos
Un TMS suele incluir una amplia gama de servicios que puedes solicitar a la carta, como la traducción creativa, la traducción automática y la subtitulación.
También existen muchas otras funciones diseñadas para trabajar con los servicios de traducción para unos resultados mejores y más rápidos. Son herramientas de automatización y mejora de la calidad que pueden utilizarse junto con servicios para unos resultados más rápidos y mejor alineados como:
Base de datos terminológica: una lista de vocabulario del sector creada por ti y a la que pueden acceder todos los traductores y validadores.
Memorias de traducción: en ellas se aprueban y almacenan las traducciones anteriores para reutilizarlas en distintos recursos y ahorrar tiempo.
Control de calidad con IA: utiliza la IA para editar el contenido y resaltar posibles problemas para que la atención humana se centre donde resulta necesaria.
Flexibilidad: ¿Puede el TMS adaptarse a tu empresa?
A medida que exploras las opciones de TMS, el número de funciones y las posibilidades de flujos de trabajo pueden resultar abrumadoras. Por eso resulta fundamental la flexibilidad.
El TMS ideal debería:
Dejarte añadir o eliminar servicios sin problema
Adaptar los flujos de trabajo a medida que tus necesidades evolucionan
Ser compatible con configuraciones sencillas y avanzadas
En resumen: un TMS rígido te ralentizará, mientras que uno flexible te permitirá moverte de un modo rápido, incluso cuando cambien los equipos o las prioridades.
Idoneidad: ¿El sistema se alinea con el estado de crecimiento y madurez de la empresa?
Suele ser la pregunta más complicada de contestar: ¿Cómo explico a mi jefe qué necesitamos y cómo sabemos qué TMS es idóneo?
Elegir el TMS adecuado depende del lugar donde se encuentra la empresa y hacia dónde se dirige.
Pregúntate:
¿Es la primera vez que centralizamos la localización?
¿Estamos escalando rápidamente y necesitamos más automatización?
¿Necesitamos gobernanza y coherencia en los distintos mercados?
¿Necesitamos una integración total en nuestro CMS o PIM?
¿Necesitamos servicios gestionados o un control interno completo?
Un TMS nunca debería obligarte a elegir un modelo que no se adapta a tu madurez. Debería permitir una evolución gradual y cambiar a medida que creces.
Conclusiones finales
Elegir el sistema de gestión de traducciones adecuado consiste en comprender qué necesita tu empresa en el presente y en el futuro.
Las funciones garantizan que cuentes con las herramientas y los servicios adecuados.
La flexibilidad garantiza que el sistema se adapte a tu manera de trabajar.
La idoneidad garantiza que la solución se alinee con tu estado de crecimiento y madurez, sin restricciones ni problemas.
Si evalúas estas tres áreas con claridad, podrás elegir un TMS que no solo resuelva los desafíos del presente, sino que respalde tu estrategia de localización a largo plazo.
