Succesvolle lokalisatie is meer dan gewoon een 'goede vertaling'. De vertaling is slechts één stap in een complex systeem waarin mensen en bewuste planning net zo belangrijk zijn als tools en technologie.
Een professionele lokalisatie kan aanvoelen als een zwarte doos. Het is niet altijd duidelijk hoe dingen werken. Daarom hebben we een insider gevonden die ons als het ware rondleidt in de machinekamer.
Philip Philipsen bouwt en beheert al vele jaren lokalisatieprojecten voor de klanten van LanguageWire. In zijn functie als Senior Operations Excellence Specialist heeft hij alles geleerd wat nodig is in de complexe machinerie van een succesvolle lokalisatieopstelling.
Kom mee achter de schermen terwijl hij zijn inzichten deelt.
Begin met de slimme basics
Een lokalisatieopstelling moet meteen van bij het begin doelgericht worden uitgetekend en opgebouwd. Als de blauwdruk van de workflow gebaseerd is op verkeerde aannames, beslissingen en prioriteiten, dan kan het later lastig zijn om deze te verbeteren.
Philip raadt aan om te werken vanuit een filosofie die hij de 'slimme basics' noemt.
Voor Philip betekent het simpelweg de tijd nemen om vooraf te focussen op de essentiële zaken. Kortom, de basis goed krijgen, om helemaal klaar uit de startblokken te schieten.
De meeste mensen willen snel aan de slag, denkend dat ze later kunnen optimaliseren. Je hebt vast al eens gehoord dat beginnen met 'goed genoeg' beter is dan eindeloos perfectioneren. En dat kan in sommige gevallen kloppen, maar niet bij het leggen van de basis voor uitstekende lokalisatieresultaten.
Het goede nieuws is dat er een gulden midden is om naartoe te werken. Doe het basiswerk dat je tot het ideale 80%-punt brengt. Meer dan dat en de curve begint af te vlakken: je krijgt simpelweg niet genoeg rendement op de moeite die je erin steekt. Na verloop van tijd kun je met nog eens 5 à 10% optimaliseren. Maar we lopen op de zaken vooruit.
Breng de context van de hele organisatie in kaart
Een deel van de noodzakelijke voorbereiding is ervoor zorgen dat je de hele context begrijpt voordat je begint.
Dat betekent dat je de waarden, prioriteiten en afwegingen in kaart brengt, over alle teams heen, niet alleen het jouwe. Je begrijpt wel je eigen afdeling, maar je weet misschien niet wie er werkt met e-learning of technische documentatie.
Vanuit het perspectief van de leverancier zegt Philip: "we moeten begrijpen hoe alles met elkaar verbonden is, zodat we een effectieve facilitator kunnen zijn tussen de behoeften en de output".
Het is als een speelkaart, met twee kanten. De ene kant vertegenwoordigt het bedrijf. De andere kant vertegenwoordigt de vertalers, validators en andere bekwame professionals die het lokalisatiewerk uitvoeren. Je hebt een kaartgever nodig, iemand die beide verbindt.
"Het begrijpen van de context," zegt Philip, "is een cruciaal onderdeel van dit 'kaartspel' om alles samen te brengen".
De automatisering, infrastructuur en technische basis in goede banen leiden
Nu we de context kennen, kunnen we beginnen met orkestreren: Het opzetten van de technische basis, infrastructuurelementen en automatiseringsopties.
Dit omvat het vullen van je termbase met je eigen branche- en bedrijfsspecifieke terminologie. Het betekent ook beslissen over de tools en processen. Waar willen we AI voor gebruiken, en wanneer en in welke mate hebben we mensen nodig? Hoe willen we bestanden uitwisselen en wie geeft de definitieve goedkeuring?
Een voorbeeld: Bij LanguageWire hebben we een connector opgezet die het CMS van onze website koppelt aan het Translation Management System (TMS). We kunnen vertalingen dan rechtstreeks via de website bestellen. Een projectmanager wijst de taak toe aan onze favoriete menselijke creatieve vertaler en een validator van het LanguageWire-team, die allemaal dezelfde termbase met goedgekeurde terminologie delen.
We kozen deze workflow omdat we voor klantgericht materiaal de voorkeur geven aan creatieve vertalingen en we het fijn vinden dat een interne proeflezer groen licht geeft voor publicatie.
Zodra het project is afgerond, wordt het resultaat teruggestuurd naar het CMS. De gelokaliseerde content wordt automatisch op de juiste plaats op de website gezet.
Een nog belangrijker aspect voor het welslagen zijn de mensen die het werk doen.
Kies de juiste mensen
Het vinden van de juiste experts – of het nu vertalers, proeflezers of taalspecialisten zijn – en hen opleiden is een cruciale en soms tijdrovende taak. Maar je kunt niet zonder.
Je moet de juiste mensen selecteren voor de verschillende stappen in het proces.
Niet alleen de professionele vaardigheden zijn belangrijk, maar ook de persoonlijkheid. Willen we partners die snel en altijd beschikbaar zijn? Met zeer specifieke vaardigheden? Gaan ze constructief om met feedback en zijn ze makkelijk om mee samen te werken?
Philips advies voor iedereen die een lokalisatieopstelling met de 'slimme basics' wil opbouwen, is om de moeite te doen om de experts die aan de projecten werken goed te omkaderen. Voorbereiding is belangrijk.
"De meeste taalexperts werken in eenzaamheid. Menselijke interacties en oprechte betrokkenheid zijn belangrijker dan je denkt", zegt Philip.
Een menselijke connectie met de experts wordt het beste tot stand gebracht via een telefoongesprek, indien mogelijk met video. Digitaal communiceren heeft veel voordelen, maar niets vervangt de band die door directe communicatie ontstaat.
"Bijna niemand belt nog en daarom zou jij het moeten doen."
Zodra jullie elkaar goed begrijpen, kun je beginnen te onderzoeken of de expert de juiste match is. Niet iedereen heeft dezelfde sterke punten, communicatiestijl of vaardigheden. Wanneer je de experts laat weten dat ze zijn gekozen omdat je hebt beoordeeld dat ze geschikt zijn voor de taak, bevordert dat een gevoel van betrokkenheid dat je niet kunt krijgen als je meteen automatisch samenwerkt.
"Dingen efficiënt doen nadat je een gedeeld begrip hebt gecreëerd, is prima. Dan kan automatisering in ieders voordeel werken," zegt Philip.
Laat de opstelling het zware werk doen
Als alles met aandacht en intentie is opgezet, zal het lokaliseren van content (relatief) eenvoudig zijn.
Afhankelijk van je opstelling zou je projecten naadloos moeten kunnen ordenen, je termbase kunnen bijwerken en deelnemen aan feedbackloops. De opstelling kan in principe zelfstandig draaien, met alleen de contactpunten die je van tevoren hebt afgesproken.
Het zou er zo uit kunnen zien:
Er ontstaat een vertaalbehoefte binnen je bedrijf, bijvoorbeeld binnen het marketingteam.
Het team bestelt het nodige type vertaling via het TMS of de connector, bijvoorbeeld een creatieve vertaling.
De experts zijn al zorgvuldig geselecteerd en gebrieft over de specifieke details van je content. De projectmanager hoeft hen dus alleen maar aan de taak toe te wijzen. Het vertaalgeheugen en de termbase zijn al helemaal klaar voor gebruik.
De projectmanager is vlot bereikbaar voor het team dat het project heeft besteld, voor het geval er wijzigingen zijn of vragen van de experts.
Zodra de taak is voltooid, worden de bestanden automatisch beschikbaar gesteld aan het team en worden de vertaalgeheugens bijgewerkt voor toekomstig gebruik.
Haal waarde uit je meetgegevens
Nu de lokalisatie is opgezet en projecten worden besteld, hoe weet je dan of je je doelen bereikt?
Philip moedigt teams aan om te focussen op meetgegevens die gebaseerd zijn op het gewenste resultaat.
De meetgegevens moeten helpen nagaan of het gehoopte resultaat zich manifesteert, met in gedachten dat niets blijft bestaan en dat voortdurende aanpassing en verbetering noodzakelijk zullen zijn.
Meetgegevens kunnen als een maatstaf dienen om achteraf te zien of je strategie werkt. Maar ze kunnen ook fungeren als wegwijzers, die in real time de richting van de teams bepalen.
Meetgegevens vormen gedrag. Vanuit die visie zou je ze moeten bepalen.
Als je je richt op snelheid en kosten, worden die de belangrijkste prioriteiten van het team. Als je de impact op de eindklant meet, worden teams aangemoedigd na te denken over hoe de vertaalkwaliteit de bedrijfsresultaten ondersteunt.
Incentives kunnen ertoe leiden dat mensen 'de cijfers manipuleren', zoals Philip het noemt. Dat wil zeggen, werken aan het bereiken van de juiste cijfers in een dashboard zonder kritisch na te denken over of de output helpt het gewenste resultaat te bereiken of niet.
Het meten van impact vereist doorgaans langere cycli om zinvolle inzichten te genereren. Het bekijken van resultaten over een langere periode — drie maanden of langer — helpt om afwijkingen glad te strijken en geeft een nauwkeuriger beeld van of de opstelling of strategie werkt.
Wat meetgegevens niet kunnen, is de echte waarde vastleggen die deskundige kennis en ervaring bieden.
Volgens Philip bestaat expertise uit gelijke delen ervaring en niet-kwantificeerbare vaardigheden. "Niet alles van waarde is meetbaar en niet alles wat meetbaar is, is van waarde”, om een bekende uitdrukking te citeren.
Ga niet overoptimaliseren
De cirkel is nu rond. We hebben onze fundamenten gelegd, projecten worden beheerd en er zijn meetwaarden bekend.
Wat is de volgende stap?
Philips kijk is duidelijk: laat overoptimalisatie niet de overhand krijgen. Hoewel het waar is dat 'je dingen altijd kunt verbeteren', is dat voorbij een bepaald punt praktisch gezien niet logisch. Als je je 'slimme basics' goed hebt en je lokalisatiesysteem duurzaam het gewenste resultaat oplevert, zullen je extra inspanningen waarschijnlijk voldoen aan de wet van de afnemende meeropbrengst. Op dat moment moet je je vooral richten op het behouden van de uitstekende basis die je al hebt.
Een goede lokalisatie bestaat uit planning, vaardigheden, workflows en technologie
Een goede lokalisatie is meer dan alleen vertaling. Het is het gecombineerde resultaat van bewuste planning, sterke technologie, solide workflows en de juiste mensen voor de klus – zowel taalexperts als het lokalisatieteam dat de opstelling orkestreert.
Met een solide basis heb je meteen ook een raamwerk klaar voor de toekomst. Ga je later opschalen, dan hoef je alleen de opstelling aan te passen aan je volume en de nodige afzonderlijke diensten, en moet je niet alles opnieuw van nul opbouwen.
Dit is een artikel uit de maart 2026-editie van Lost & found in translation, onze maandelijkse nieuwsbrief waarin we inzichten en tips delen van mensen met ervaring in lokalisatie. Abonneer je om een melding te krijgen wanneer de volgende editie uitkomt.
