Als je bedrijf in veel markten actief is, moet je content de lokale taal, culturele nuances en organisatiestructuren weerspiegelen.
Een Translation Management System (TMS) is een veelgebruikte oplossing die je hierbij helpt.
Een TMS is een online systeem met toegang tot technologie, vertalers, proeflezers en projectmanagers. Het helpt om zowel de werklast als de mentale last van het vertaalbeheer te verminderen, zodat alle partijen zich op hun werk kunnen focussen.
Je kunt echter verschillende configuraties of opstellingen kiezen, sommige gebruiksvriendelijker dan andere. Hoe weet je welke opstelling het best past bij jouw bedrijf? En hoe kies je een systeem dat voor jou werkt?
In dit artikel bespreken we drie factoren die je helpen de juiste beslissing te nemen: functies, flexibiliteit en pasvorm.
Functies: heeft het TMS de kenmerken en functies die je nodig hebt?
De basis van het TMS is het systeem zelf, zijn infrastructuur, en biedt je een overzicht van je projecten, toegang tot een pool van taalprofessionals, het eenvoudig bestellen van nieuwe projecten en de realtime monitoring van de projectstatus.
De functies zijn specifieke elementen die de bruikbaarheid of prestaties verbeteren, maar worden niet onafhankelijk verkocht. De aangeboden systemen kunnen verschillende functies hebben en soms worden ze als add-ons verkocht.
Samen vormen de basis en de functies jouw op maat samengestelde lokalisatieoplossing.
Functies zijn er in verschillende vormen en maten. Elk bedrijf kan zijn eigen manier hebben om ze in te delen. Dit zijn in ieder geval de rubrieken in de opstelling van LanguageWire:
Projectmanagement
Een goed vertaalbeheersysteem past zich aan jouw bedrijfsmodel aan. Sommige organisaties willen dat hun interne teams alles beheren. Andere willen een volledige, beheerde ondersteuning.
Een flexibel TMS zou beide moeten bieden:
Jouw team voert het proces uit: je schakelt je eigen vertalers of lokale proeflezers (validators) in.
De TMS projectmanagers regelen alles: definieer je project en deadline, en laat het TMS de rest afhandelen, van de toewijzing van de juiste taalexperts, de opvolging van de voortgang tot de levering van de definitieve bestanden.
Controleer of het TMS dat je overweegt alle belangrijke projectmanagementfuncties biedt die je nodig hebt, zoals workflowautomatisering, bestandsbeheer, voortgangstracking, leverancierstoewijzing, toelatingen, rapportage en berichten.
Hoe meer opties je hebt, hoe makkelijker het is om op te schalen zonder je hele lokalisatieopzet te moeten aanpassen.
Producten
Een TMS kan extra infrastructuurcomponenten bevatten, zoals een interface waarmee je machinevertalingen kunt uitvoeren of een editor die het eenvoudig maakt om vertaalde content te bekijken. Bij LanguageWire noemen we ze 'producten'. Het TMS van LanguageWire heeft bijvoorbeeld Smart Editor aan boord, een AI-ondersteund hulpmiddel voor het vertalen, valideren en verfijnen van meertalige content. Het biedt je de mogelijkheid om voorbeeldweergaven in context, op maat gemaakte machinevertaling en ingebouwde kwaliteitscontroles te gebruiken om snelle, consistente en hoogwaardige resultaten te garanderen via alle kanalen.
Integraties en connectoren
Als je het TMS aan je CMS-, CRM- of PIM-systeem moet koppelen, controleer dan of het de nodige API of connector daarvoor heeft.
Door je systeem te integreren in het TMS kun je in je eigen systeem blijven en vertaalprojecten daar bestellen.
Een voorbeeld: De website van LanguageWire is gebouwd in Umbraco. We hebben een Connector geïnstalleerd, zodat we in Umbraco naar een blogpost (zoals deze) kunnen gaan en op de knop 'vertalen' kunnen klikken. Vervolgens kiezen we de talen, deadlines en het type vertaling, en de bestelling wordt afgerond zonder ooit het CMS te moeten verlaten.
Vertaaldiensten, taaltools en experts
Een TMS omvat meestal een reeks diensten die je op aanvraag kunt bestellen, zoals creatieve vertaling, machinevertaling en ondertiteling.
Er zijn ook veel functies ontworpen om samen met vertaaldiensten snellere en betere resultaten te behalen. Dit zijn automatiserings- en kwaliteitsverbeterende tools die je samen met diensten kunt gebruiken voor snellere of beter afgestemde resultaten, zoals:
Termbases: een lijst van sectorgerichte termen die je opbouwt en toegankelijk is voor alle vertalers en validators.
Vertaalgeheugens: hiermee worden eerdere vertalingen goedgekeurd, opgeslagen en hergebruikt in verschillende assets om tijd te besparen.
AI-kwaliteitsgarantie: gebruikt AI om je content te bewerken en toont taalkundigen waar ze bijzondere aandacht aan moeten besteden.
Flexibiliteit: kan het TMS zich aanpassen aan jouw organisatie?
In je zoektocht naar een TMS kan het aantal functies en workflowmogelijkheden overweldigend aanvoelen. Precies daarom is flexibiliteit belangrijk.
Dit zou je ideale TMS moeten bieden:
Je kunt probleemloos diensten toevoegen of verwijderen
Je past werkprocessen aan naarmate je behoeften veranderen
Het ondersteunt zowel eenvoudige als geavanceerde opstellingen
Kortom: een rigide TMS vertraagt je. Een flexibel TMS stelt je in staat snel te handelen, zelfs wanneer de prioriteiten of teams veranderen.
Pasvorm: sluit het systeem aan bij de maturiteit en groeifase van je bedrijf?
Dit is vaak de moeilijkste vraag om te beantwoorden: hoe leg ik mijn manager uit wat we nodig hebben – en hoe weten we welk TMS bij ons 'past'?
Het kiezen van het juiste TMS hangt af van waar je organisatie zich vandaag bevindt en waar je naartoe gaat.
Stel jezelf de volgende vragen:
Centraliseren we voor het eerst lokalisatie?
Schalen we snel op en hebben we meer automatisering nodig?
Hebben we governance en consistentie nodig in veel markten?
Moeten we alles integreren in ons CMS of PIM?
Hebben we beheerde services nodig of volledige interne controle?
Een TMS mag je nooit dwingen tot een model dat niet bij jouw maturiteit past. Het zou een geleidelijke evolutie en verandering in sync met je groei mogelijk moeten maken.
Tot slot
Het juiste TMS kiezen draait uiteindelijk om het begrijpen van wat jouw organisatie vandaag en in de toekomst nodig heeft.
De functies zorgen ervoor dat je over de juiste tools en diensten beschikt.
De flexibiliteit garandeert dat het systeem zich aanpast aan jouw manier van werken.
De pasvorm zorgt ervoor dat de oplossing aansluit bij jouw maturiteit en groeifase — zonder lock-in of wrijving.
Als je die drie aspecten duidelijk evalueert, kun je een TMS kiezen dat niet alleen de uitdagingen van vandaag oplost, maar ook je langetermijnstrategie voor lokalisatie ondersteunt.
