När valideringen blev en flaskhals: ett konkret exempel

En av våra kunder hade stött på en utmaning i sitt lokaliseringsflöde: Valideringssteget skapade återkommande förseningar. Projektkön växte snabbt. 36 % av översättningsjobben var försenade och tusentals projekt låg fortfarande öppna i systemet.

När projekten hopade sig och marknadsaktiviteterna försenades blev det allt viktigare för kunden att effektivisera processen.

Validering är en vanlig flaskhals, men att mäta, följa upp eller identifiera orsaken till problemen är inte alltid så lätt.

Beror förseningar på att teamet har för hög arbetsbelastning? Har någon enskild validerare tagit på sig för mycket arbete? Tenderar vissa språk att hamna mer efter än andra? Utmaningen blir extra komplex i stora decentraliserade organisationer där ingen har ett tydligt helhetsansvar.

För att lösa den här typen av utmaningar använder LanguageWire Lean-kontrollpaneler för att analysera data och identifiera förbättringsområden. Vid analysen av data såg vår Senior Operations Excellence Specialist Philip Philipsen tydliga mönster: stora jobbvolymer och återkommande förseningar. Därför tog han initiativ till ett förbättringsprojekt.

Innan vi går in på resultaten ska vi först titta på varför Philip analyserade data och hur kontrollpanelerna togs fram.

Fokus på det som skapar mest värde

Anledningen till att Philip analyserade kunddata den dagen – och till att data över huvud taget fanns tillgängligt – stavas Lean.

Lean är en metod för att förbättra verksamheter med hjälp av data, överblick över arbetsflöden och ett kontinuerligt förbättringsarbete. Målet är att lösa problem där de uppstår.

Under de senaste tre åren har LanguageWire successivt integrerat Lean-principer i verksamheten. Bland annat genom att utveckla kontrollpaneler som visualiserar kundernas lokaliseringsflöden och gör det lättare att upptäcka förseningar och flaskhalsar.

En av nyckelpersonerna bakom Lean-arbetet är vår expert Joanna Monika Nyk. På LanguageWire råder redan en stark kultur med fokus på värdeskapande och datadrivet beslutsfattande. Joannas team har byggt vidare på den grunden och stärkt arbetssättet ytterligare.

Lean hjälper organisationer att utveckla sina arbetssätt och formas av hur människor samarbetar, fattar beslut och löser problem i vardagen. Med tiden påverkar dessa beteenden organisationens förmåga att växa, anpassa sig och hantera förändring.

Med Joannas egna ord: ”Lean hjälper oss att fokusera på det som är viktigast för oss: att skapa värde för kunden. Dessutom kan vi fatta beslut baserade på data i stället för antaganden.”

Så identifierades grundorsaken till flaskhalsen

Vad visade då Lean-kontrollpanelerna om kundens utmaningar i valideringsprocessen?

Data visade att det i genomsnitt tog tre dagar för validerarna att acceptera ett uppdrag. När uppdraget väl hade accepterats slutfördes det däremot som regel inom fem dagar.

En djupare analys visade exakt var flaskhalsen uppstod, vilka validerare som orsakade förseningar, vilka länder som halkade efter och vilka personer som bar den största arbetsbördan.

För att kunna förändra något måste man först förstå hur arbetet fungerar i praktiken. Då blir det också tydligare var insatserna behövs, vilka personer man bör involvera och hur arbetsbelastningen kan fördelas bättre.

Ytterligare en intressant iakttagelse var att de flesta förseningar uppstod efter ett visst antal dagar. Om ett uppdrag accepterades före den gränsen var det betydligt mer sannolikt att det också slutfördes. Efter den gränsen ökade däremot risken för förseningar markant.

Att mäta och kvantifiera problemet var ett viktigt första steg, men ännu viktigare var hur insikterna omsattes i praktiken: Hur omsätter man denna kunskap i konkreta åtgärder? Särskilt i en decentraliserad organisation där ingen har ett tydligt helhetsansvar?

Med dessa insikter som grund tog LanguageWire och kunden tillsammans fram en konkret handlingsplan.

Så förbättrade vi effektiviteten i valideringsprocessen med 21 %

Nästa utmaning var att avgöra hur insikterna från datan skulle omsättas i praktiken.

Kundens valideringsteam består av personer inom marknadsföring, produktutveckling och teknik som samtidigt har sina ordinarie arbetsuppgifter. Validering är sällan deras högsta prioritet. Förseningar handlar sällan om att människor inte vill bidra, utan snarare om otydliga förväntningar eller begränsad kapacitet.

Ofta försöker man lösa problemet med automatiska påminnelser till validerarna. Tanken är att dessa ska hjälpa dem att hålla jämna steg med valideringsarbetet. Påminnelserna ger dock sällan önskad effekt. Det som behövs är i stället en direkt dialog med de kollegor som efterfrågar deras medverkan, och en samsyn kring förväntningar och ansvar.

För att stödja processen använder LanguageWire ett Validation Alignment Document. Det är ett ramverk som hjälper kunder, validerare och LanguageWire att strukturera den här typen av dialoger.

Dokumentet tydliggör roller, ansvar, eskaleringsvägar, tidsramar och förväntningar, så att alla involverade vet vad som gäller i olika situationer. På så sätt kan de fatta välgrundade beslut oavsett situation.

Resultatet blir en mer förutsägbar valideringsprocess: Kunder, validerare och LanguageWire har en gemensam bild av processen redan innan valideringen inleds.

Datan gav dessutom ett värdefullt sammanhang för dialogen. Genom att veta exakt var flaskhalsarna uppstod kunde kunden föra en mer konkret dialog med berörda validerare.

I vissa fall kunde arbetet omfördelas från validerare som saknade kapacitet. I andra fall kunde kunden och validerarna tillsammans justera förväntningarna kring ledtider och arbetsbelastning.

En annan lösning var att införa en regelstyrd tidsgräns för valideringen. Data visade att risken för förseningar ökade markant efter en viss tidpunkt. När den tidsgränsen passerades avbröts uppdraget automatiskt. För kunden var det mer effektivt att beställa projektet på nytt vid ett senare tillfälle än att låta antalet väntande uppdrag fortsätta växa.

Detta resulterade i att PLT (Process Lead Time) minskade med 21 %.

PLT är ett nyckeltal som används för att mäta hur effektivt en process slutförs. Det ger en samlad bild av processens effektivitet.

Om problemet inte hade åtgärdats hade antalet väntande uppdrag fortsatt att öka, komplexiteten tilltagit, förseningarna fortsatt, förmågan att möta efterfrågan minskat och kostnaderna stigit.

Vad kan andra organisationer lära av den här kundberättelsen?

När stora organisationer samarbetar – som globala företag och lokaliseringspartner ofta gör – påverkar arbetssätt och processer på båda sidor hur framgångsrikt samarbetet blir.

Lean hjälper organisationer att upptäcka hinder och flaskhalsar tidigare samt förbättra samarbetet i komplexa lokaliseringsflöden.

För Joanna handlar LanguageWires Lean-resa inte bara om att förbättra den interna verksamheten, utan också om att bli en starkare partner för kunderna.

”Genom data, kontrollpaneler och insikter i arbetsflöden hjälper vi våra kunder att förbättra sina processer och skapa värde. Den transparensen öppnar för dialog, hjälper oss att identifiera förbättringsområden och stärker samarbetet över tid.”

På så sätt blir förbättringsarbetet ett gemensamt ansvar där både kunden och LanguageWire kontinuerligt utvecklar arbetsflödena tillsammans.

Från valideringsutmaningar till konkreta förbättringar

Hur identifierar man problem i en komplex valideringsprocess där ansvaret är fördelat mellan flera team, språk och personer?

Svaret ligger i att kombinera god insyn i processerna med ett nära samarbete kring problemlösningen.

Som lokaliseringspartner kan LanguageWire bidra med data, kontrollpaneler och processinsikter, medan kunden bidrar med kunskap om den egna verksamheten.

Kundberättelsen i den här artikeln visar hur ett Lean-baserat arbetssätt, datadrivna kontrollpaneler och konstruktiva dialoger mellan berörda parter bidrog till att minska PLT med 21 %.

Välj LanguageWire som lokaliseringspartner

Valet av rätt lokaliseringspartner är ett viktigt steg mot framgångsrik global kommunikation. Är du ute efter en partner som kan anpassa sig efter dina behov, växa tillsammans med dig och stötta dig när förutsättningarna förändras, hjälper vi gärna till.

Kontakta någon av våra experter för att se hur vi kan hjälpa dig att nå fler marknader.

Artikeln är hämtad från majutgåvan 2026 av Lost & Found in Translation, vårt månatliga nyhetsbrev med insikter, perspektiv och reflektioner från personer som arbetar med lokalisering. Prenumerera för att få nästa utgåva direkt.